6 façons de mettre fin à une réunion le plus tôt possible et d'obtenir des résultats

Table des matières:

Assurez-vous que l'objectif est clair
N'ayez pas de grands rassemblements
L'heure d'abord, puis la minuterie
Les chaises doivent être correctes
Supprimer les ordinateurs portables et les téléphones
L'agenda n'a pas été créé "pour le spectacle"

6 façons de mettre fin à une réunion le plus tôt possible et d'obtenir des résultats

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Il faut savoir organiser des réunions de manière efficace et efficace. Ce n'est pas aussi facile que cela puisse paraître à première vue. Mais si vous apprenez à définir le bon moment, à utiliser l'environnement et à définir des objectifs clairement, vous pouvez alors organiser des réunions rapidement et efficacement.

Assurez-vous que l'objectif est clair

Au lieu de dire: « Rassemblons tout le bureau à 11 heures du matin », demandez-vous: « Que voulons-nous accomplir ?

Vous devez absolument savoir pourquoi vous organisez cette réunion:

générer une idée;
prendre une décision;
conclure une affaire;
pour répondre aux questions sur les changements à venir.

Peut-être que ça te convient:

écouter les plaintes des employés (cela doit-il se faire sous forme de réunion de groupe ?);
rediscuter de ce qui a déjà été décidé;
faire quelque chose qui peut être discuté ou résolu par téléphone ou par e-mail.

N'ayez pas de grands rassemblements

Utilisez la grande "règle des deux pizzas" et n'invitez pas trop de personnes à la réunion. Vous devez créer une équipe, dans laquelle chaque personne est à sa place. Par conséquent, la réunion doit être suivie par autant de personnes que vous pouvez nourrir deux pizzas.

Comment organiser des réunions: la règle des deux pizzas

Il ne s'agit pas seulement de nourrir tous ceux qui sont venus à la réunion. De grands groupes de personnes ne peuvent pas prendre des décisions efficacement. Il y a même un concept. Cela se produit dans de grands groupes de personnes, lorsque les individus ne peuvent pas exprimer leur propre opinion par peur d'être condamnés par des collègues et des dirigeants. Les petits groupes sont plus pratiques de ce point de vue. Par conséquent, ils sont plus efficaces.

L'heure d'abord, puis la minuterie

Les retardataires sont très ennuyeux et distrayants. Apprenez-leur à venir à l'heure.

S'ils ne valorisent pas leur temps, ils ne valoriseront pas non plus le temps des autres.

Faites ceci comme suit.

Fixez une heure de réunion pour, disons, 08h48. Étonnamment, ce mouvement fonctionnera et les gens commenceront à arriver pour être à l'heure. Quant à ceux qui sont en retard, il faut leur apprendre à payer. Et pas d'argent. Laissez, par exemple, chanter. Des sanctions comme celles-ci fonctionnent beaucoup mieux que des sanctions pécuniaires. En un mois, vous oublierez comment sonne le chant de vos subordonnés.

Et, bien sûr, entraînez-vous à régler une minuterie. Pour chaque intervenant, le cas échéant, et pour l'ensemble de la réunion en général. De cette façon, la réunion ne s'éternisera pas et vous saurez ce que vous avez dépensé à chaque minute.

Les chaises doivent être correctes

La façon dont les gens s'assoient dans le hall est également d'une grande importance:

s'asseoir en cercle est utile pour la coopération, la discussion, la prise de décision générale;
s'asseoir en rangées est utile si vous avez besoin de stimuler la concurrence et le désir de rivaliser avec des collègues.

Si vous avez besoin d'avoir une réunion rapide et très productive, déplacez toutes les chaises hors de la pièce. De nombreuses études montrent que plus nous restons debout, plus nous devenons nerveux. Je veux le prendre tout de suite et prendre une décision le plus tôt possible. De plus, rester debout pendant un certain temps peut être bon pour la santé.

Supprimer les ordinateurs portables et les téléphones

Sinon, vous serez constamment distrait. Vous et vos collègues devez faire tout ce que vous avez prévu et mettre fin à la réunion dès que possible. Alors arrêtez de regarder l'écran de votre smartphone. Au lieu de cela, sortez un stylo et un morceau de papier. L'information est beaucoup plus facile à retenir.

L'agenda n'a pas été créé "pour le spectacle"

Il faut vraiment y travailler. La plupart des réunions sont improductives parce que l'ordre du jour est discuté sans fin. Essayez de formuler l'ordre du jour sous la forme d'une question au lieu d'énoncer le problème.