Pourquoi il n'y a pas assez de temps et d'énergie pour les choses les plus importantes et que faire à ce sujet

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le piège de l'urgence est à blâmer. Nous comprenons comment cela fonctionne et comment ne pas y entrer.

Combien de fois à la fin d'une journée bien remplie vous êtes-vous rendu compte que vous sembliez tourner comme un écureuil dans une roue pendant de nombreuses heures et résoudre de nombreux problèmes, mais que vous ne consacriez pas de temps à des projets vraiment importants ? Combien de fois vous êtes-vous promis d'aborder des sujets personnels qui vous tiennent à cœur: sport, créativité, études, mais n'avez même pas pu les entreprendre pendant des mois ? Si cela vous est arrivé, alors, comme la plupart des gens, vous êtes tombé dans le piège de l'urgence.

Quel est le piège de l'urgence

Les recherches de la Johns Hopkins University School of Business ont montré que le plus souvent, nous abandonnons les tâches intéressantes et importantes au profit de tâches urgentes. Et nous sommes littéralement prédisposés à reporter les projets importants à plus tard, d'abord en prenant en charge ceux qui, nous semble-t-il, doivent être réalisés dès maintenant.

C'est ce qu'on appelle le piège de l'urgence. Cela nous conduit au stress, à l'épuisement émotionnel et, curieusement, à la perte d'argent. Les chercheurs ont découvert que nous avons tendance à assumer une tâche qui semble plus urgente, même si nous la payons moins que pour une tâche avec un délai plus court. Cela se produit pour plusieurs raisons.

Pourquoi tombons-nous dans le piège de l'urgence

1. Nous souffrons si nous ne pouvons pas terminer la tâche

Cela a été découvert en 1927, puis cela a été confirmé plus d'une fois: les gens se sentent mal à l'aise s'il y a une affaire inachevée qui pèse sur eux. Cette caractéristique de la pensée s'appelait l'effet Zeigarnik. Et comme les tâches urgentes, en règle générale, sont assez petites et ne prennent pas beaucoup de temps, nous ne pouvons pas les reporter, car le prochain élément de la liste des tâches ne sera pas barré. Et nous nous attaquons à ces petites tâches, les résolvons une par une et ne pouvons pas nous arrêter. Comme avec un paquet de chips: jusqu'à ce que vous ayez tout mangé, vous ne vous calmerez pas.

2. Nous sommes coincés dans un tunnel et ne voyons rien autour

C'est-à-dire que nous nous trouvons tellement submergés par des affaires à court terme que nous ne pouvons littéralement pas expirer, regarder notre emploi du temps de l'extérieur et évaluer ce qui est vraiment important et ce qui ne l'est pas. Cette situation peut être comparée à une vision en tunnel: nous ne voyons pas l'image complète, mais seulement un fragment qui est au centre de notre attention en ce moment.

3. Nous ne sommes pas en mesure d'organiser correctement la journée de travail

Si les processus ne sont pas débogués par votre faute ou par la faute de la direction, les tâches de routine commencent littéralement à consommer du temps et des efforts. Disons que vous êtes trop paresseux pour créer des modèles de documents et de lettres - et que vous passez chaque fois de nombreuses heures précieuses à travailler avec de la documentation ou du courrier entrant. Ou votre chef de projet n'a pas convenu avec le client de faire toutes les modifications en même temps, et vous devez être distrait par de nouveaux commentaires d'innombrables fois.

4. Il nous semble que si nous ignorons une tâche urgente, un désastre se produira

Un mauvais chef ou client viendra et il jurera beaucoup, vous serez privé d'argent, le ciel tombera à terre, nous mourrons tous.

Toutes ces notifications de nouveaux messages, appels, modifications, petites commandes supplémentaires créent l'illusion qu'elles ne peuvent pas être reportées. Bien qu'en fait, il n'y ait pas tant de tâches vraiment brûlantes.

Comment éviter d'être piégé dans l'urgence

1. Commencez votre journée par des tâches importantes et non urgentes

Les livres classiques de gestion du temps disent que la première chose à faire est de « manger la grenouille ». C'est-à-dire se débarrasser d'une petite tâche pas très agréable. Il y a de la logique dans cette approche: après avoir passé un appel difficile ou répondu à des lettres ennuyeuses, on se sent comme des gagnants et à la hausse on s'attaque à d'autres choses.

Mais il y a un risque que la première "grenouille" soit suivie par la deuxième, puis la troisième, la quatrième… Et maintenant c'est le soir, les "grenouilles" ont été dévorées démesurément, mais les mains n'ont pas atteint le vraiment important Tâches. Par conséquent, vous pouvez essayer l'inverse: commencer la journée par ce qui est plus important, mais pas urgent, et ensuite seulement passer à tout ce tas de petites tâches.

2. Apprenez à faire une pause

Ne vous précipitez pas pour répondre immédiatement aux nouveaux messages et effectuer de petites tâches et demandes. Inspirez et expirez et appréciez à quel point cela est vraiment urgent. Si la tâche en souffre, reportez-la en donnant la priorité au projet le plus important et le plus précieux.

3. Essayez de travailler par blocs

Disons 40 minutes pour les tâches importantes et 15 minutes pour les tâches urgentes. Réglez une minuterie pour que la petite routine ne vous aspire pas trop, et dès qu'elle bipe, revenez aux grandes choses. Très probablement, un appel ou une lettre pourra attendre les 40 prochaines minutes.

4. Combinez les choses

Beaucoup de petites choses peuvent être faites pendant que vous prenez le métro, faites la queue au bureau de poste, attendant un enfant d'un cours de dessin. Il est peu probable qu'il soit possible de s'engager dans une dissertation, un livre, un rapport ou un plan à de tels moments, mais il est tout à fait possible de répondre rapidement aux messages, de remplir certains formulaires, d'apporter des modifications mineures.

5. N'oubliez pas que les tâches urgentes ne finiront jamais

C'est une très grosse erreur de penser que vous allez maintenant nettoyer rapidement toute cette routine: prendre rendez-vous avec un médecin, répondre aux lettres, commander de nouvelles baskets à votre enfant, remplir un bulletin scolaire - et puis, le cœur léger, vous reprendra des travaux importants et des projets personnels: mettre à jour votre portfolio et votre CV, lire un livre dans une langue étrangère, rechercher des informations pour la recherche. Hélas, ce ne sera pas le cas. De petites choses continueront de vous tomber dessus jusqu'à ce que vous en preniez le contrôle.