9 conseils pour vous aider à travailler plus rapidement dans Word

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Même si vous travaillez avec MS Word depuis longtemps et que vous vous considérez comme un expert, vous pouvez toujours devenir encore plus productif.

Vous connaissez peut-être déjà certaines techniques. Mais il s'avère souvent que même les vrais professionnels vont loin et ne connaissent pas beaucoup de trucs utiles.

1. Texte automatique

Vous pouvez utiliser cette fonction pour saisir rapidement des mots et des phrases fréquemment utilisés, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. Vous pouvez partager ces conseils avec vos collègues et leur faciliter la vie.

Il vous suffit d'écrire le texte (ou de créer des graphiques) que vous utilisez souvent dans les documents et de le formater si nécessaire. Sélectionnez ensuite le texte et appuyez sur Alt + F3. Donnez un nom court (par exemple, une abréviation) et enregistrez. À l'avenir, au lieu de la phrase entière, tapez le nom que vous avez choisi et appuyez sur F3. Le texte ou l'image enregistré apparaîtra automatiquement dans le document.

2. Correction automatique

L'insertion automatique réduira le temps passé à écrire du texte répétitif, mais ne résoudra pas le problème des fautes de frappe et des erreurs. La correction automatique corrige quelques bogues courants. Word le fait tout seul au fur et à mesure que vous tapez. Et encore mieux, si vous ajoutez vous-même ces mots dans lesquels il y a souvent des fautes de frappe.

Par exemple, vous savez qu'il vous manque toujours le « t » dans le mot « agence ». Ouvrez les préférences (Fichier → Options → Orthographe → Options de correction automatique dans les versions 2010, 2013, 2016) et remplissez ce que vous souhaitez remplacer. La prochaine fois que vous écrivez "agence" sans "t", Word corrigera l'erreur elle-même. Au même endroit, vous pouvez ajouter ou supprimer le remplacement des guillemets-pattes par des guillemets-arbres de Noël, un trait d'union avec un tiret cadratin, etc.

3. Options de collage

Lorsque vous collez du texte à partir d'Internet ou d'autres fichiers, vous devez le formater pour qu'il corresponde au style de votre document. Bien sûr, vous pouvez choisir l'option "texte uniquement" à chaque fois, mais vous l'oublierez probablement souvent. Dans un tel cas, vous pouvez faire du collage non formaté l'option par défaut.

Allez dans "Fichier" → "Options" → "Avancé" → "Copier, couper et coller" et sélectionnez l'option "Enregistrer le texte uniquement" dans l'élément "Coller à partir d'autres programmes". Désormais, dans tous les documents sur lesquels vous travaillez, la copie de contenu à partir de fichiers ou de pages Web le formatera pour qu'il corresponde à votre texte.

4. Supprimer un style

Une autre façon de supprimer la mise en forme du texte consiste à utiliser la gestion des styles. Sélectionnez le contenu souhaité et appuyez sur Ctrl + Espace, ou choisissez Normal dans l'onglet Accueil du groupe Styles.

5. Collaboration en temps réel

Office Online a été introduit dans Office 365 2013. La version 2016 offre encore plus de fonctionnalités telles que la collaboration en temps réel. La plupart des utilisateurs connaissent probablement ce principe de Google Docs.

Enregistrez le document sur OneDrive ou SharePoint Online. Cliquez sur Partager et choisissez avec qui vous voulez travailler sur ce fichier. Envoyez une invitation à co-créer afin que les personnes sélectionnées puissent vous rejoindre. Tous ceux qui ont accès au document verront qui fait quels changements. Ainsi, le travail sur les projets sera beaucoup plus efficace: personne n'aura à attendre des réponses avec des modifications et de nouvelles informations par mail.

6. Modèles

Vous pouvez trouver et télécharger un grand nombre de modèles sur le Web. Vous pouvez commencer avec eux et éditer au besoin - beaucoup plus rapidement que de reconstruire le projet.

7. Annexe

Dans l'application mobile pour Android et iOS, vous pouvez créer et modifier des documents à partir de votre smartphone ou tablette et afficher des fichiers à partir du stockage cloud. Il est préférable d'utiliser l'application Word que d'autres éditeurs mobiles: vous pouvez ainsi être sûr du même formatage et avoir toujours accès à la dernière version du document - dans un programme de bureau, dans la version navigateur de Word, sur un smartphone ou tablette.

Pour travailler, vous devez vous connecter à votre compte. Si vous ou votre organisation avez un abonnement Office 365, vous n'avez rien à payer dans l'application.

8. Format de tableau personnalisé

Si vous formatez souvent les tableaux à votre guise, vous pouvez réduire la quantité de travail. Créez un style et ajoutez-le au groupe Styles de tableau. Ensuite, dans ce groupe, faites un clic droit sur le style souhaité et faites-en le format par défaut.

9. Imprimez n'importe où

Cela peut sembler étrange pour certains, mais la plupart des utilisateurs de Word utilisent les flèches du clavier lorsqu'ils doivent déplacer le curseur et commencer à écrire à un nouvel endroit du document. Mais cela peut être fait beaucoup plus rapidement - avec un double clic. Ouvrez une feuille vierge et double-cliquez n'importe où pour commencer à taper là-bas.

Vous êtes maintenant prêt à être aussi productif que possible dans Word !