Pourquoi les listes de tâches ne fonctionnent pas et que faire à ce sujet

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Voici quelques conseils pour transformer votre « corps » d'un simple cahier en un outil puissant pour la prise de décision, la planification et l'analyse de l'avancement des tâches assignées.

La gestion des listes de tâches ne pourrait pas être plus simple. J'ai écrit mes affaires dans une colonne, puis vous le prenez et le rayez au fur et à mesure. De quoi d'autre pouvez vous penser?

Cependant, si vous regardez le nombre d'applications de bureau, mobiles et Web différentes qui implémentent ce concept, il devient clair que tout n'est pas si simple du tout. Malgré toute la variété d'outils et de fonctions, les listes de tâches ne fonctionnent toujours pas ! Peut-être que vous ne savez tout simplement pas comment les utiliser ?

Tout le monde commence à utiliser des gestionnaires de tâches dès qu'il sent que sa routine quotidienne se transforme en chaos. Ils commencent à oublier des choses importantes, à confondre l'ordre des tâches et des affectations, à laisser tomber leurs collègues et à être en retard pour les rendez-vous. À un tel moment, une personne choisit une "tudushka" à son goût et essaie d'apporter de l'organisation dans sa vie. Et, en règle générale, au début, il réussit. Mais un certain temps passe, et les listes de tâches cessent de fonctionner, et le désordre d'origine revient à la vie.

Pourquoi ça arrive ?

Le fait est que les gestionnaires de tâches ne sont qu'un outil. Qui doit être configuré correctement pour que cela fonctionne bien. Et voici quelques conseils sur la façon de le faire.

1. Partager

En aucun cas, vous ne devriez jeter toutes vos petites et grandes choses dans une grande et longue liste. Il n'y a rien de plus déprimant que de contempler votre liste de choses à faire avec des dizaines d'entrées. Dans ce cas, la probabilité d'arriver un jour à la queue de la liste tend vers zéro. Diverses études de productivité suggèrent généralement que le nombre de vos tâches sur une feuille ne doit pas dépasser 7 à 8 pièces. Par conséquent, séparez les listes de tâches par catégorie, projet, sujet, urgence et autres critères.

2. Ajoutez des échéances

Selon la loi de Parkinson, le travail prend toujours autant de temps que vous le lui consacrez. Par conséquent, le maintien d'une liste de tâches n'a de sens que si vous écrivez le temps d'exécution approximatif à côté de chaque élément. Oui, en réalité, il peut y avoir des écarts; oui, certains jours, les choses tournent mal, mais la plupart du temps, cette approche fonctionne. Après avoir indiqué le temps approximatif pour accomplir une tâche particulière, vous vous efforcerez inconsciemment d'y correspondre, ce qui change radicalement les règles du jeu. Essayez-le et vous serez étonné de voir à quel point votre liste de tâches peut devenir puissante.

3. Prioriser

Ce point est simple et direct. Nous réalisons d'abord les affaires importantes, petites et non urgentes - si nous avons le temps. Il ne vous reste plus qu'à prioriser votre liste et à bien faire les choses. Après tout, il y a des questions très urgentes, mais sans aucune importance pour vous. Et ça se passe dans l'autre sens. Par conséquent, nous vous proposons la priorisation suivante:

• questions importantes et urgentes;
• important mais pas urgent;
• urgent, mais pas très important;
• pas urgent et sans importance.

4. Évaluer

Et la dernière règle de cette liste, mais non la moindre, est la nécessité d'analyser et d'évaluer la réalisation de votre liste. Ne cherchez pas à vous cacher immédiatement et à oublier pour toujours la tâche accomplie. Essayez de réserver quelques heures à la fin de chaque semaine, et peut-être même une journée entière à la fin du mois, pour faire le point. Récupérez les éléments barrés dans l'archive et évaluez ce qui vous a donné leur mise en œuvre.

• Avez-vous bien et rapidement fait votre travail ?
• Cela aurait-il pu être amélioré ou peut-être n'aurait-il pas dû en valoir la peine ?
• Jusqu'où avez-vous progressé vers votre objectif ?
• Que faut-il faire pour aller plus loin ?

Après avoir répondu à ces questions et à d'autres similaires, votre liste prendra un sens complètement différent pour vous. Il se transformera d'un simple cahier « pour ne rien oublier » en un puissant outil d'aide à la décision, de planification et d'analyse des réalisations.