Pourquoi les listes de tâches ne fonctionnent pas et comment y remédier

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Pour être productif, concentrez-vous sur le temps, pas sur les tâches.

Une bonne gestion du temps signifie obtenir plus de résultats en moins de temps. Le blogueur et entrepreneur populaire Thomas Oppong explique comment faire de bons plans pour atteindre vos objectifs et pourquoi de simples listes de tâches ne peuvent que nuire à la productivité.

Pourquoi les listes de tâches régulières ne fonctionnent pas

Dans une simple liste de tâches, vous ne réfléchissez pas au temps qu'il faudra pour accomplir une tâche. Et très probablement, vous commencez par de petits et simples qui ne prennent pas plus de cinq minutes.

Peu à peu, vous en arrivez à la conclusion que vous ne reprenez que des choses simples, et que vous remettez constamment à plus tard les choses importantes et chronophages. En conséquence, les grands projets ne bougent pas. Et la plupart des points du plan restent insatisfaits, car vous continuez à en ajouter de nouveaux, sans avoir aucun système de contrôle.

Ici, l'effet Zeigarnik est déclenché, selon lequel les gens se souviennent mieux des actions incomplètes ou interrompues que de celles effectuées. Cela signifie que les pensées des tâches inachevées de la liste des tâches continueront de tourbillonner dans votre tête jusqu'à ce que vous les ayez terminées. Vous serez hanté par un sentiment obsessionnel qui vous empêchera de vous concentrer sur l'accomplissement du travail. Cela peut finalement conduire au stress et à l'insomnie.

Comment planifier efficacement

Décrivez votre journée idéale

Jason Womack, coach exécutif, conférencier et auteur sur la productivité, recommande son approche pour organiser le processus pour atteindre un objectif. Il suggère d'écrire un script pour la journée parfaite sur laquelle se concentrer. La prise de conscience que l'idéal est pour vous vous motive à travailler.

Pour créer un script, répondez aux questions suivantes.

• Comment voulez-vous passer votre journée ?
• Quelles tâches exactement doivent être accomplies aujourd'hui ?
• Quand êtes-vous le plus productif ?

Sur la base des réponses, vous pouvez diviser le temps de travail en segments, chacun contenant certaines tâches de votre liste de tâches.

Cette méthode vous aidera à travailler plus efficacement avec votre liste de tâches et à traiter les tâches urgentes et importantes à temps.

Planifiez tout sur le calendrier

Pour rendre vos listes de tâches aussi efficaces que possible pour vous, ne faites pas de plans simples sans échéances ni échéances, mais apprenez à utiliser le calendrier à bon escient.

Décrivez en détail le jour à venir ou une semaine entière. Marquez toutes vos affaires sur le calendrier et vivez selon le calendrier créé. Cela vous aidera à décider quel projet aborder en premier et si vous pouvez ajouter d'autres tâches.

Au lieu de votre priorisation habituelle, formez des éléments de plan avec une date et une heure exacte - en particulier sur les tâches les plus importantes. Cela donnera un sentiment d'urgence et vous pourrez les compléter à un certain point.

Évaluer chaque tâche

Si vous n'analysez pas comment vous dépensez chaque jour, il y a de fortes chances que vous en perdiez la majeure partie.

L'une des règles importantes de la productivité est de ne pas laisser une tâche prendre plus de temps que nécessaire.

Pour une gestion efficace du temps, il ne suffit pas de savoir ce qui doit être fait. Vous devez considérer combien de temps cela prendra. Il vaut mieux dire: « Aujourd'hui, je n'ai que 40 minutes pour le faire », au lieu de planifier les choses par ordre d'importance simple sans échéances précises.

Ajoutez à votre liste de tâches une estimation du temps qu'il faudra pour terminer chaque élément. Essayez de programmer chaque minute de 8h à 17h. Déterminez à l'avance quand il y aura des pauses. Programmez pour vérifier les notifications, les e-mails et les réseaux sociaux.

Il peut sembler que cette activité ne fait que perdre du temps. Mais en réalité, cela met la barre que vous essayez de rencontrer. En conséquence, vous verrez que votre concentration s'est améliorée.

Garder une trace du temps que vous passez sur les tâches peut être une véritable découverte pour vous. Cela définira le style de votre travail et pourra l'améliorer. Cela vous aide aussi à comprendre à quel moment de la journée vous êtes plus ou moins efficace.

La mesure est la première étape requise pour surveiller et, en fin de compte, améliorer les performances. Si vous ne pouvez pas mesurer quelque chose, vous ne pouvez pas le comprendre. Si vous ne pouvez pas comprendre quelque chose, vous ne pouvez pas le contrôler. Et si vous ne pouvez pas le contrôler, vous ne pouvez certainement pas l'améliorer.

James Harrington Entrepreneur, spécialiste de la gestion des processus

Analysez votre temps et vous pourrez ensuite l'allouer correctement.

Chronologie

Ouvrez votre agenda ou votre application de planification et ajoutez des échéances à votre liste de tâches. Attribuez un niveau de priorité à chacun.

Et pour comprendre ce qui vaut la peine de passer plus de temps, répondez-vous à quelques questions:

• Quelles tâches prendront moins de 20 minutes ?
• Quelles tâches prendront plus d'une heure ?
• Quelle est la meilleure chose à faire le matin quand vous avez le plus d'énergie ?

Maintenant, au lieu de « Terminer le projet de conception », écrivez « Terminez le projet de conception en deux heures ». Même si vous n'avez pas le temps de le finir, vous décollerez au moins sans y passer toute la journée.

Si vous n'avez pas pour objectif de terminer la tâche à une date précise, prévoyez d'y consacrer un certain temps chaque jour. Et puis passer à d'autres choses tout aussi importantes. De cette façon, vous pouvez progressivement vous débarrasser des tâches volumineuses.

Divisez les grandes tâches en plus petites

Certaines tâches peuvent prendre des heures voire des jours. Si vous avez un gros projet devant vous, prenez quelques minutes pour y réfléchir. De quelles parties se compose-t-il ? Combien d'efforts cela demande-t-il et combien de temps cela prendra-t-il ? Écris le.

Ensuite, divisez le projet en plusieurs tâches avec une échéance claire et résolvez-les une à la fois jusqu'à ce qu'il soit terminé. Plus vous obtenez de petites actions, plus elles sembleront faisables.

Lorsqu'une quantité de travail inaccessible devient quelque chose de petit, le cerveau se concentre sur ce qui doit être fait en ce moment - sur une tâche spécifique et un petit objectif. Par conséquent, il est préférable d'organiser des sprints de 40 à 60 minutes avec de courtes pauses.

Travaillez sur une tâche à la fois

Accordez-lui toute votre attention et vous pourrez alors être aussi efficace que possible.

Mark Murphy de Forbes explique: « Quand les gens peuvent éviter les interruptions de travail, il y a 67 % de chances qu'ils aient l'impression qu'aujourd'hui a été une journée très productive ».

Il est vraiment logique de travailler pendant une heure sur une tâche sans distraction. Mais cela peut être difficile, surtout si vous recevez constamment des notifications ou devez répondre aux questions de collègues.

Par exemple, la technique Pomodoro permet de se concentrer sur le travail. Cela implique des sprints de travail de 25 minutes avec de courtes pauses de 5 minutes. Après plusieurs de ces approches, vous pouvez vous détendre complètement.

Cette méthode n'est pas universelle: la durée de concentration et le style de travail sont différents pour chacun. Essayez donc différentes techniques de gestion du temps et tenez-vous-en à celle qui vous convient personnellement.

Par exemple, si vous êtes plus productif le matin, reportez les tâches qui prennent plus de temps. Cela vous aidera à devenir plus organisé et à accomplir plus.