12 astuces simples pour faire avancer les choses plus rapidement dans Excel

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-13 01:31

Comment ajouter rapidement des données, créer une table intelligente ou enregistrer un fichier non enregistré.

1. Ajoutez rapidement de nouvelles données au graphique

Si de nouvelles données apparaissent sur la feuille du diagramme tracé, qui doit être ajoutée, vous pouvez simplement sélectionner une plage avec de nouvelles informations, la copier (Ctrl + C) puis la coller directement dans le diagramme (Ctrl + V).

2. Remplissage Flash

Supposons que vous ayez une liste de noms complets (Ivanov Ivan Ivanovich), que vous devez transformer en noms abrégés (Ivanov I. I.). Pour ce faire, il vous suffit de commencer à écrire à la main le texte souhaité dans la colonne adjacente. Sur la deuxième ou la troisième ligne, Excel essaiera de prédire nos actions et d'effectuer automatiquement un traitement ultérieur. Tout ce que vous avez à faire est d'appuyer sur la touche Entrée pour confirmer, et tous les noms seront convertis instantanément. De même, vous pouvez extraire des noms d'e-mails, coller des noms à partir de fragments, etc.

3. Copiez sans casser les formats

Vous êtes probablement au courant du marqueur magique de saisie semi-automatique. Il s'agit d'une fine croix noire dans le coin inférieur droit de la cellule, tirant sur laquelle vous pouvez copier le contenu d'une cellule ou d'une formule dans plusieurs cellules à la fois. Cependant, il existe une nuance désagréable: une telle copie viole souvent la conception du tableau, car non seulement la formule est copiée, mais également le format de la cellule. Cela peut être évité. Immédiatement après avoir tiré sur la croix noire, cliquez sur la balise active - une icône spéciale qui apparaît dans le coin inférieur droit de la zone copiée.

Si vous sélectionnez l'option Remplir sans mise en forme, Excel copiera votre formule sans mise en forme et ne gâchera pas la mise en page.

4. Affichage des données d'une feuille de calcul Excel sur une carte

Dans Excel, vous pouvez afficher rapidement vos géodonnées sur une carte interactive, comme les ventes par ville. Pour ce faire, accédez à l'Office Store dans l'onglet Insertion et installez le plug-in Bing Maps à partir de là. Cela peut être fait à partir du site en cliquant sur le bouton Get It Now.

Après avoir ajouté un module, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante Mes applications de l'onglet Insertion et le placer sur votre feuille de calcul. Il reste à sélectionner vos cellules avec des données et à cliquer sur le bouton Afficher les emplacements dans le module de carte pour voir nos données dessus. Si vous le souhaitez, dans les paramètres du plugin, vous pouvez sélectionner le type de graphique et les couleurs à afficher.

5. Saut rapide à la feuille requise

Si le nombre de feuilles de calcul dans le fichier a dépassé 10, il devient alors difficile de les parcourir. Cliquez avec le bouton droit sur l'un des boutons de défilement des onglets de feuille dans le coin inférieur gauche de l'écran. La table des matières apparaîtra et vous pourrez accéder instantanément à la feuille de votre choix.

6. Convertir des lignes en colonnes et vice versa

Si vous avez déjà dû déplacer manuellement des cellules de lignes en colonnes, vous apprécierez l'astuce suivante:

1. Mettez la gamme en surbrillance.
2. Copiez-le (Ctrl + C) ou, en cliquant sur le bouton droit de la souris, sélectionnez "Copier" (Copier).
3. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule dans laquelle vous souhaitez coller les données et sélectionnez l'une des options de collage spécial dans le menu contextuel - l'icône Transposer. Les anciennes versions d'Excel n'ont pas cette icône, mais vous pouvez résoudre le problème en utilisant Collage spécial (Ctrl + Alt + V) et en choisissant l'option Transposer.

7. Liste déroulante dans une cellule

Si, dans une cellule, il est censé entrer des valeurs strictement définies à partir de l'ensemble autorisé (par exemple, uniquement "oui" et "non" ou uniquement à partir de la liste des services de l'entreprise, etc.), cela peut être facilement organisé en utilisant la liste déroulante.

1. Sélectionnez une cellule (ou une plage de cellules) qui devrait avoir une telle limitation.
2. Cliquez sur le bouton "Validation" de l'onglet "Données" (Données → Validation).
3. Dans la liste déroulante "Type" (Autoriser) sélectionnez l'option "Liste" (Liste).
4. Dans le champ « Source », indiquez la plage contenant les variantes de référence des éléments, qui seront ensuite supprimées lors de la saisie.

8. Table intelligente

Si vous sélectionnez une plage avec des données et sur l'onglet « Accueil », cliquez sur « Formater en tant que tableau » (Accueil → Formater en tant que tableau), alors notre liste sera convertie en un tableau intelligent qui peut faire beaucoup de choses utiles:

1. S'étire automatiquement lorsque de nouvelles lignes ou colonnes y sont ajoutées.
2. Les formules saisies seront automatiquement copiées dans toute la colonne.
3. L'en-tête d'un tel tableau est automatiquement fixé lors du défilement, et il comprend des boutons de filtrage pour le filtrage et le tri.
4. Sur l'onglet "Design" apparu dans un tel tableau, vous pouvez ajouter une ligne de totaux avec calcul automatique.

9. Sparklines

Les sparklines sont des graphiques miniatures dessinés directement dans des cellules qui visualisent la dynamique de nos données. Pour les créer, cliquez sur le bouton Ligne ou Colonnes dans le groupe Sparklines de l'onglet Insertion. Dans la fenêtre qui s'ouvre, spécifiez la plage avec les données numériques d'origine et les cellules où vous souhaitez afficher les sparklines.

Après avoir cliqué sur le bouton "OK", Microsoft Excel les créera dans les cellules spécifiées. Dans l'onglet "Conception" qui apparaît, vous pouvez personnaliser davantage leur couleur, leur type, activer l'affichage des valeurs minimales et maximales, etc.

10. Récupérer les fichiers non enregistrés

Imaginez: vous fermez le rapport avec lequel vous avez tripoté la dernière moitié de la journée, et dans la boîte de dialogue qui apparaît « Enregistrer les modifications dans le fichier ? soudain, pour une raison quelconque, vous appuyez sur "Non". Le bureau vous annonce votre cri déchirant, mais c'est trop tard: les dernières heures de travail sont tombées à l'eau.

En fait, il y a une chance de rectifier la situation. Si vous avez Excel 2010, cliquez sur "Fichier" → "Récent" (Fichier → Récent) et recherchez le bouton "Récupérer les classeurs non enregistrés" dans le coin inférieur droit de l'écran.

Dans Excel 2013, le chemin est légèrement différent: Fichier → Détails → Contrôle de version → Fichier - Propriétés - Récupérer les classeurs non enregistrés.

Dans les versions ultérieures d'Excel, ouvrez Fichier → Info → Gestion des classeurs.

Un dossier spécial des entrailles de Microsoft Office s'ouvrira, où des copies temporaires de tous les livres créés ou modifiés, mais non enregistrés sont enregistrées dans un tel cas.

11. Comparaison de deux plages pour les différences et les coïncidences

Parfois, lorsque vous travaillez dans Excel, vous devez comparer deux listes et trouver rapidement des éléments identiques ou différents. Voici le moyen le plus rapide et le plus intuitif de le faire:

1. Sélectionnez les deux colonnes comparées (maintenez la touche Ctrl enfoncée).
2. Sélectionnez l'onglet Accueil → Mise en forme conditionnelle → Mettre en évidence les règles de cellule → Valeurs en double.
3. Sélectionnez l'option Unique dans la liste déroulante.

12. Sélection (ajustement) des résultats de calcul pour les valeurs requises

Avez-vous déjà modifié les valeurs d'entrée dans votre calcul Excel pour obtenir la sortie que vous souhaitez ? Dans de tels moments, vous vous sentez comme un artilleur aguerri: quelques dizaines d'itérations de "sous-dépassement - survols" - et le voici, le coup tant attendu !

Microsoft Excel peut le faire pour vous, plus rapidement et avec plus de précision. Pour cela, cliquez sur le bouton "What If" de l'onglet "Data" et sélectionnez la commande "Parameter selection" (Insertion → What If Analysis → Goal Seek). Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez la cellule dans laquelle vous souhaitez sélectionner la valeur souhaitée, le résultat souhaité et la cellule d'entrée à modifier. Après avoir cliqué sur "OK", Excel exécutera jusqu'à 100 "coups" afin de trouver le total requis avec une précision de 0, 001.