Comment travailler correctement avec les KPI

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

La mise en place d'indicateurs de performance clés facilitera la vie du chef d'entreprise, du propriétaire de l'entreprise et même des employés ordinaires.

Qu'est-ce que le KPI

Les KPI sont des indicateurs clés de performance. Les indicateurs sont différents. Les principaux sont ceux qui affectent le résultat net. L'indicateur lui-même peut changer un peu, mais le profit est perceptible.

Par exemple, le propriétaire d'un salon de coiffure a calculé que s'il augmentait la facture moyenne du barbier de 100 roubles, le revenu annuel augmenterait de 300 000 roubles. Si les coûts restent les mêmes, les profits augmenteront. La facture moyenne d'un barbier est un indicateur clé.

Pourquoi les KPI sont-ils nécessaires

La tâche de KPI est de faciliter la vie du chef d'entreprise, du propriétaire de l'entreprise et des employés ordinaires. J'ai introduit le système KPI lorsque notre équipe est passée de deux à 22 personnes. Trop de temps a commencé à être consacré à la résolution de problèmes opérationnels, ce n'était pas assez pour les tâches directes de direction. Grâce aux KPI, j'ai délégué autorité et responsabilité au niveau des chefs de service et des employés ordinaires, mais je contrôle toujours tout.

Lorsque les KPI ne sont pas utiles, le fait est que l'entreprise ne les utilise pas correctement. C'est exactement ce qui s'est passé avec les copropriétaires de la clinique de cosmétologie. Ils travaillaient avec un entonnoir de vente, collectaient des indicateurs, mais ne savaient pas quoi en faire ensuite. Et lorsque nous avons déterminé quels indicateurs affectent les bénéfices et qui devrait être responsable de chacun, en trois mois, ils ont rendu l'entreprise rentable d'une entreprise déficitaire.

Comment travailler avec les KPI

Implémentation des KPI

Les auteurs d'ouvrages sur le management décrivent la mise en œuvre des KPI comme une procédure en plusieurs étapes: décrivent la structure organisationnelle de l'entreprise, la structure financière et les processus métier. Avec cette approche, le processus risque de s'éterniser pendant au moins six mois. Les grandes entreprises peuvent le faire. Mais une petite entreprise ne peut pas se permettre de marquer aussi longtemps.

Mais il existe un moyen plus simple et plus rapide. Vous devrez déterminer quelles mesures ont le plus d'impact sur les bénéfices et qui, dans l'entreprise, influence ces mesures. Il n'existe pas d'ensemble universel d'indicateurs. Ils sont individuels pour chaque entreprise. Pour les ventes en ligne, les indicateurs clés sont le coût par clic et la conversion du site. Pour un centre d'appels, la durée des appels de l'agent.

Nous avons identifié l'indicateur qui affecte le profit, compris de qui il dépend et nommé un responsable.

Nous motivons le personnel

La prochaine étape consiste à créer un système de motivation du personnel. L'option populaire, lorsque la prime d'un employé est liée au résultat global d'une entreprise ou d'un département, fonctionne mal. L'employé est responsable de son propre résultat. Mais comment cela affectera-t-il les résultats des collègues ? Par conséquent, vous devez savoir ce qu'un subordonné particulier affecte et ce qui en est responsable, et lier les bonus de chacun à son résultat individuel.

Il doit être pris en compte si l'employé affecte directement ou indirectement le résultat financier. Notre équipe comprend une équipe éditoriale qui produit du contenu pour le site. Le contenu contribue à augmenter la demande, mais indirectement. La rédaction est le centre de coûts. Par conséquent, cela n'a aucun sens de lier la motivation du rédacteur en chef au profit. Mais le service commercial a un plan pour le nombre d'appels et la conversion des demandes en ventes. Ils affectent directement les revenus.

Un signe d'un bon système de motivation KPI est lorsqu'un employé voit au milieu du mois combien il a déjà gagné et ce qu'il doit faire pour obtenir autant qu'il le souhaite.

Tirer des conclusions sur la base des KPI

Les employés n'atteignent pas toujours les objectifs. Et pas toujours par leur faute. Lorsque vous voyez que quelque chose ne va pas, ne vous précipitez pas pour tirer sur le personnel dans le couloir. Tout d'abord, déterminez quelle est la raison. Si l'employé n'est pas coupable, vous devez l'aider et créer les conditions dans lesquelles il peut atteindre les indicateurs cibles.

Si le salarié ne remplit pas le plan de mois en mois et que c'est en lui que se trouve l'essentiel, il ne reste plus qu'à le remplacer par ceux qui sauront faire face. Ni le charme ni la bonne attitude de la direction ne sauveront ici. Ces facteurs sont impuissants face aux indicateurs.

Nous réalisons un audit du système KPI

La mise en œuvre et l'ajustement du système KPI ne sont pas tout. Il faut comprendre: le système que vous avez mis en place n'est pas une fois pour toutes. En affaires, quelque chose change constamment. À chaque changement, le système KPI peut devoir être ajusté. Vous devez être prêt pour cela.

Lorsque vous devez ajuster le système KPI, déterminez quels indicateurs ne sont plus pertinents, lesquels doivent être remplacés et qui devrait être responsable des nouveaux indicateurs. Il est plus facile de modifier le système que de le créer à partir de zéro.

Le système de motivation doit également être ajusté. Ceci est mieux fait avec la participation des employés. Chaque employé a des objectifs personnels. Et le meilleur de tous, le système de motivation fonctionne lorsque vous et l'employé comprenez ce qu'il veut et ce qu'il doit faire pour l'entreprise afin de réaliser ses objectifs personnels. Si un employé veut gagner 150 000 par mois, que son salaire soit de 75 et le reste - des bonus. Il comprendra donc que cela vaut 75 000, mais qu'il peut en gagner 150 s'il est un professionnel à succès.

Rappelles toi

• Comprenez quelles mesures affectent les bénéfices et qui dans l'entreprise les influence.
• Sélectionnez les indicateurs clés qui ont le plus d'impact sur les résultats et attribuez-leur la responsabilité. Définissez 2-3 KPI clairs pour chaque département.
• Motiver les employés pour leurs indicateurs clés.
• Gardez une trace de si les employés atteignent les objectifs.
• Lorsque les indicateurs ne sont pas atteints, déterminez quelle en est la raison. Si un employé a besoin d'aide, aidez-le. Si tel est le cas, remplacez-le par un autre.
• Revoir constamment les KPI et le système de motivation. Faites des ajustements lorsque vous réalisez que le système en a besoin.