Comment prioriser quand on est constamment débordé

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Nous définissons l'essentiel dans la vie et apprenons à le mettre en premier.

Lorsque vous vous noyez dans une mer de tâches et d'engagements, même décider quoi faire en premier peut être délicat. Dans une telle situation, il est important d'accepter qu'il est tout simplement physiquement impossible de tout terminer et de mettre en évidence la chose la plus importante. Sinon, le stress et la culpabilité vous hanteront.

Quelle devrait être la priorité

Chacun aura ses propres tâches spécifiques, mais il y a plusieurs domaines de la vie auxquels nous devrions tous prêter plus d'attention. Ce sont eux qui vous aident à vous rapprocher de vos objectifs à long terme et à faire en sorte que la vie en vaille la peine. Pourtant, beaucoup les ignorent pendant des mois, voire des années. Essayez de les placer en haut de votre liste de tâches.

1. Santé

Un mode de vie sain passe plus souvent au second plan. Nous renonçons à marcher dans le parc et à nous entraîner pour faire avancer les choses, ou nous choisissons la restauration rapide pour ne pas perdre de temps à cuisiner.

Les résultats de telles décisions s'accumulent et commencent à affecter tous les domaines de la vie. La restauration rapide ne fournit pas assez d'énergie pour bien fonctionner. Le stress et l'irritabilité qui découlent du fait de ne pas prendre soin de nous-mêmes peuvent nous donner l'impression d'être près de nos proches. En conséquence, non seulement le bien-être physique en souffre, mais aussi le bien-être mental, l'état émotionnel se détériore. Alors rappelez-vous: la santé est la base de tout.

2. Dormir

Préparez-vous pour les examens, terminez la rédaction d'un rapport, veillez tard à regarder une série - nous choisissons tout sauf dormir. Il semble qu'en le réduisant, nous gagnerons quelques heures supplémentaires pour nos affaires. Mais le prix est très élevé.

Vous avez probablement subi les effets du manque de sommeil: fatigue, irritabilité, incapacité à vous concentrer et à faire quelque chose de productif. Mais des études montrent que le manque constant de repos entraîne des problèmes beaucoup plus graves, allant des maladies du système cardiovasculaire à la détérioration du cerveau. Ne négligez pas le sommeil.

3. Relations avec les proches

Dans les moments de stress, nous entamons souvent des relations avec nos proches, croyant qu'ils n'iront nulle part et que nous reprendrons simplement la communication lorsque nous aurons plus de temps. Et du coup, on rate un concert d'enfant à cause d'une réunion de travail, ou on oublie de souhaiter un joyeux anniversaire à un ami car les pensées sont occupées par les affaires. De si petites choses s'accumulent et gâchent les relations, et il est difficile de les restaurer plus tard.

Prenez le temps de renforcer votre famille et vos amitiés afin de ne pas regretter ce que vous avez manqué. Voici quelques conseils pour vous aider à le faire:

• Faire le premier pas. N'attendez pas que les autres suggèrent quelque chose. Soyez celui qui reste en contact et invite famille et amis quelque part.
• Déterminez par vous-même ce que vous ne manquerez pour rien au monde. À un moment donné, vous devrez inévitablement faire un choix en faveur du travail ou d'autres responsabilités. Mais il doit y avoir des situations à ne pas négliger, comme un anniversaire de mariage ou aider un ami dans un moment difficile pour lui.
• Rester en contact. Nous sommes tous occupés, mais ce n'est pas une raison pour perdre le contact. Appelez, écrivez, félicitez vos proches pour leurs victoires, exprimez votre sympathie en cas d'échec, remerciez et contactez juste comme ça.

4. Travail productif

Travailler dur et être productif ne sont pas nécessairement la même chose. Vous pouvez travailler du matin au soir, mais obtenez des résultats minimes. Par conséquent, il est important d'agir non seulement avec diligence, mais avec sagesse: travailler en profondeur, se concentrer sur des tâches qui aident à grandir, y compris professionnellement. Recherchez et hiérarchisez les opportunités qui vous permettent d'apprendre de nouvelles choses et de faire des choses qui vous inspirent.

Ce qu'il faut exclure des priorités

Pour remonter quelque chose sur la liste des choses à faire, vous devez abandonner autre chose. Voici quelques activités que vous pouvez faire pour libérer votre temps et votre énergie.

1. Médias sociaux et absorption de contenu

Découvrir les nouveautés sur Instagram ou Twitter ne devrait pas être votre priorité. Voici ce que l'auteur de Digital Minimalism conseille Cal Newport: "Concentrez-vous sur une poignée d'activités en ligne soigneusement sélectionnées qui soutiennent vos valeurs, et ignorez le reste."

Pour faciliter ce processus:

• Gardez une trace de votre temps. Il existe des services spéciaux pour cela. Quand vous voyez combien vous perdez, il est plus facile de rediriger ce temps vers autre chose.
• Rendez-le plus difficile pour vous d'y accéder. Supprimez les applications de médias sociaux pour éviter l'ennui.

2. Tâches de faible valeur

Il y a toujours des choses qui prennent beaucoup de temps, mais qui ne nous font pas avancer:

• vérifier le courrier et répondre aux lettres;
• lire les messages accumulés dans les discussions professionnelles;
• effectuer des tâches administratives répétitives;
• répondre à la demande urgente de quelqu'un.

Un tel chiffre d'affaires ne fait que distraire de l'essentiel. Rappelez-vous que vous n'atteindrez pas de grands objectifs si vous ne faites que de si petites choses tout le temps.

3. Attitude négative

Nous nous attardons souvent sur des événements et des revers désagréables, à douter de nous-mêmes ou à nous mettre en colère contre les autres. Cela gâche non seulement l'ambiance, mais prend également du temps qui pourrait être consacré à des changements dans la vie. Utilisez les stratégies suivantes pour éviter de rester coincé dans des pensées négatives:

• Recueillir une collection de compliments. Quand quelqu'un a dit quelque chose de bien, vous a félicité, remercié, complimenté, notez-le dans un cahier ou enregistrez une capture d'écran. Lorsque vous êtes de mauvaise humeur, relire les mots gentils vous aidera à vous sentir mieux.
• Surveillez votre dialogue interne. Lorsque vous remarquez des pensées négatives à votre sujet, imaginez-vous dire quelque chose comme ça à un ami proche ou à un enfant. Très probablement, vous constaterez que vous êtes trop critique envers vous-même.
• Soyez plus gentil. N'oubliez pas que des personnes peuvent vous avoir fait du mal parce qu'elles éprouvaient elles-mêmes des difficultés. Mais n'oubliez pas d'être gentil avec vous-même. Si vous sentez que la personne est toxique, défendez vos limites ou arrêtez de communiquer.

Mettre l'important en premier

1. Combinez toutes les tâches

Vous avez sûrement une liste de tâches professionnelles et d'affaires personnelles, et diverses idées tournent constamment dans votre tête. C'est tellement difficile de savoir par quoi commencer. Par conséquent, la première étape consiste à rassembler tous les cas au même endroit et à indiquer à quelle date ils doivent être terminés. Pour ce faire, vous pouvez utiliser du papier ou des services comme Trello et Todoist.

2. Débarrassez-vous des distractions

Bloquer l'accès aux sites chronophages. Vous pouvez le faire pendant toute la journée ou pendant une certaine période pendant laquelle vous devez travailler sans distraction. Si ce n'est pas une option pour vous, désactivez au moins les notifications inutiles.

3. Résistez à l'envie de passer à quelque chose de nouveau

Il y aura toujours une nouvelle idée ou une nouvelle tâche à laquelle vous voudrez vous attaquer. Mais en passant de l'un à l'autre, vous n'avancerez pas dans ce que vous faites. Même si vous vous ennuyez, essayez-le. N'abandonnez pas une habitude après une semaine pour en essayer une autre. N'entreprenez pas de nouveau projet tant que vous n'avez pas terminé celui en cours.

4. Distinguer les affaires importantes des affaires urgentes

Nous avons tendance à prioriser les tâches avec des délais, même si elles sont moins importantes pour nous en elles-mêmes. Mais les activités telles que téléphoner à grand-mère ou se promener ne sont pas une priorité, même si elles équilibrent la vie et donnent de précieux souvenirs.

Utilisez la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser les cas. Il comporte quatre catégories:

• Urgent et important: tâches qui vous sont précieuses - elles doivent être terminées dès que possible.
• Non urgent, mais important: tâches qui aident à se développer - elles doivent être inscrites dans le calendrier.
• Urgent mais sans importance: tâches qui peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre.
• Non urgent et sans importance: tâches à abandonner.

Essayez de faire les choses importantes autant que possible et minimisez les choses sans importance.

5. Ne gérez pas le temps, mais votre énergie

Pour ce faire, vous devez déterminer quand vous êtes le plus productif et répartir les tâches en fonction de votre niveau d'énergie. Par exemple:

• Si vous êtes un lève-tôt, mettez les choses importantes à faire le matin lorsque vous êtes le plus énergique.
• Si vous êtes un oiseau de nuit, faites des projets qui nécessitent de la concentration le soir.
• Si vous avez de jeunes enfants, votre temps productif est quand ils dorment ou quand quelqu'un d'autre s'occupe d'eux. Utilisez ces espaces pour vos tâches prioritaires.

6. Faites une liste de vos engagements

Nous en prenons souvent trop, même si notre énergie et notre temps sont limités. Il est donc utile de revoir périodiquement vos obligations:

• Faites une liste aussi détaillée que possible de ce à quoi vous passez votre temps.
• Divisez ces activités en catégories: carrière, famille, loisirs, etc.
• Décidez combien de temps en pourcentage vous souhaitez consacrer à chaque catégorie.
• Réduisez le nombre de responsabilités moins importantes afin d'avoir suffisamment de ressources pour les plus importantes.
• Faites une liste de choses à faire chaque jour en fonction de vos principales catégories.

7. Efforcez-vous de « manger la grenouille » dès que possible

Une grenouille signifie la chose la plus difficile ou la plus désagréable de la journée. Par exemple, travailler sur un projet que vous rêvez de faire, faire du sport, écrire mille mots pour un futur livre. Habituellement, vous souhaitez reporter de telles choses à plus tard, mais il est préférable de les faire en premier.

Cela vous fera avancer et rendra tout le reste plus facile pendant la journée. Si vous « mangez une grenouille » tous les jours, vous obtiendrez progressivement de meilleurs résultats.

8. Répartissez les tâches en blocs

Cela vous aidera à établir un calendrier basé sur les priorités et à ne pas perdre de temps à passer de l'un à l'autre. Voici comment fonctionne la méthode:

• Faites une liste de choses à faire pour la journée.
• Divisez les tâches du même type en blocs, par exemple « Travailler avec le courrier », « Rédiger du texte », « Rendez-vous ».
• Calculez combien de temps cela prendra pour chaque bloc.
• Ajoutez des blocs au calendrier un par un.
• Passez au suivant uniquement lorsque vous avez terminé le précédent.
• Déplacez les blocs dans le calendrier si nécessaire.

Essayez d'avoir au moins un des blocs chaque jour consacré à vos priorités.

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