2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55
Dans cet article, je vais partager une curieuse fonctionnalité de Google Agenda qui peut considérablement simplifier vos interactions avec vos partenaires.
Combien de temps vous faut-il pour organiser une réunion avec un ami ou un collègue ?
Dans un monde idéal, quelques phrases suffisent: « Jeudi à quatre ? - "Oui!".
En réalité, plus vous développez d'activité, plus il y a de contacts et plus il est difficile d'organiser une réunion ou même simplement de téléphoner sur Skype. Vous avez des affaires, votre partenaire a des affaires. L'interminable "mail tennis" des approbations commence.
Ou vous êtes le directeur d'une grande entreprise. Votre emploi du temps doit être vu par tous les employés, certains partenaires, ainsi que la famille et les amis. Et ce calendrier est également en constante évolution.
Que faire?
Ils viendront à notre secours…
Kaizen et Kanban
Nous sommes donc confrontés à deux tâches qui s'excluent mutuellement:
- gérer de plus en plus de contacts programmés;
- y consacrer le moins de ressources possible.
Cela ne vous rappelle pas le problème classique de la philosophie Kaizen: comment réduire les coûts et améliorer la qualité en même temps ?
Par conséquent, pour résoudre le problème, utilisons l'un des outils kaizen - kanban.
Kanban à un moment donné est devenu une méthode avancée d'organisation de la production, lorsqu'au lieu de "pousser" les pièces le long du convoyeur (amener les matériaux, les décharger, puis les trier vous-même), tirer est utilisé (chaque section suivante signale à la précédente comment beaucoup de matériel dont il a besoin maintenant).
Le même "tirage" peut être utilisé dans votre gestion personnelle du temps.
Accès direct à votre agenda
Pourquoi ne pas le donner à tous les partenaires ? Il existe une telle fonction, par exemple, dans Google Agenda.
- Organiser un événement ? Vous n'avez pas besoin d'informer qui que ce soit. Ceux qui le souhaitent peuvent tout voir eux-mêmes et peuvent même confirmer leur participation.
- Ou vous pouvez même autoriser des partenaires individuels (les plus importants) à créer des événements sur votre calendrier. Et vous le confirmez déjà. Extrême? Eh bien, peut-être.:) Mais il y a une telle possibilité !
- L'événement contient des informations sur l'heure, le lieu et le recrutement des participants. Cela permet de gagner du temps sur les questions inutiles.
- Ni un agenda ni des programmes spéciaux ne sont nécessaires. Un navigateur classique ou même un smartphone fera l'affaire.
- Après la réunion, vous pouvez en rédiger un court protocole et l'enregistrer là-bas, dans le calendrier.
- Et surtout, j'aime cette fonction de superposition des calendriers de différentes personnes les unes sur les autres:
Voyez à quel point toutes les fenêtres sont visibles dans lesquelles vous pouvez pousser une réunion commune !
Et surtout, toutes ces questions interminables "Qu'est-ce que tu fais dans …?", "Peux-tu entrer …?" restera dans le passé.
Qu'en est-il de la vie privée ?
Pour le garder intact, vous pouvez fermer ce que vous faites exactement.
C'était:
Devenu:
De plus, vous pouvez créer différents calendriers pour le travail et personnel. Et donner accès, par exemple, uniquement au travailleur.
Le total
L'efficacité même d'un outil simple comme un calendrier dépend de la façon dont vous l'utilisez.
Le partage de votre calendrier peut augmenter non seulement votre productivité personnelle, mais aussi la productivité de petites équipes.
P. S. J'ai écrit cet article avec mon ami Vlad Epanchintsev. Grâce à lui!
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Comment organisez-vous les rendez-vous ? Utilisez-vous Google Agenda ?
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