Comment appliquer efficacement le système GTD dans la vie

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Un plan étape par étape, à la suite duquel vous pouvez facilement mettre en œuvre cette technique de productivité dans votre vie, définir des priorités et toujours pouvoir trouver du temps pour les choses importantes.

Ce matériel est une continuation de l'article "". Tout d'abord, cela vaut la peine de s'y familiariser, car de nombreux concepts utilisés y sont expliqués en détail.

Cet article est un guide étape par étape sur la façon d'appliquer GTD dans la vraie vie. Lors de l'écriture, j'ai adhéré aux principes suivants:

• Polyvalence. Les idées décrites ici sont universelles, et avec leur aide, chacun construira un système GTD pour lui-même qui fonctionnera avec exactement les services auxquels il est habitué.
• Simplicité. Le système doit être intuitivement facile à utiliser. Un minimum de temps et d'énergie doit être consacré à la saisie et au traitement des informations, ainsi qu'à la planification des prochaines étapes. Ce n'est qu'alors que le système fonctionnera sur le long terme et même après de longues pauses: par exemple, si vous partez en vacances pendant un mois, puis à votre retour, vous pourrez rétablir votre approche de la gestion d'entreprise.
• Fiabilité. Le plus important est d'être confiant dans votre système, à savoir que vous n'oublierez rien de prévu, car vous verrez un rappel au bon moment.
• Concentration sur ce qui est important. Le système devrait vous aider à vous concentrer à la fois sur ce que vous faites en ce moment et sur les choses qui sont importantes à long terme.
• Plaisir. Le système de gestion des cas et des tâches devrait vous apporter du plaisir. Par exemple, lorsque vous vous allongez sur le canapé après une dure journée de travail avec votre téléphone dans les mains, vous croisez les tâches terminées de la liste et en tirez un réel plaisir. Surtout quand il est encore visualisé par la croissance de votre graphique de productivité.

5 étapes principales du système GTD

Étape 1. Recueillir des informations

Il faut absolument rassembler tous les cas, même les plus petits, alors notre conscience sera pure et nous agirons de la manière la plus productive possible.

C'est pourquoi les listes de tâches standard ne fonctionnent pas, car la plupart des gens n'enregistrent souvent que les choses les plus importantes, et des centaines de tâches qui ne sont pas si importantes ne sont pas du tout prises en compte. Mais ce sont précisément ces petites tâches, se rappelant régulièrement d'elles-mêmes, qui utilisent une partie importante des ressources du cerveau et créent des expériences supplémentaires qui conduisent à la fatigue et au stress.

L'un des principes importants du système GTD est de décharger complètement toutes les tâches de votre tête et de les mettre dans un système fiable qui vous aidera à vous souvenir des choses importantes au bon moment.

Vous devez également tenir compte du fait qu'il doit y avoir un nombre minimum de paniers pour collecter les informations entrantes. Idéalement, un. Ensuite, il sera plus facile à gérer.

Étape 2. Traitement de l'information

À ce stade, nous traitons les informations qui se trouvent dans notre boîte de réception.

Trois options s'offrent à nous pour procéder à ce stade:

• Marquez la tâche comme "Action", indiquant la prochaine étape pour son achèvement et la date limite. Vous pouvez ignorer la spécification d'une date limite si vous ne savez pas encore clairement quand vous devez terminer la tâche.
• Déplacez les informations dans le "Répertoire" si vous n'avez rien à faire avec, mais cela peut être utile à l'avenir.
• Supprimez les informations, en déterminant qu'il s'agit de "Corbeille": c'est-à-dire que vous n'avez rien à faire avec elles et qu'elles ne seront plus utiles à l'avenir.

Étape 3. Organisation des activités

Toutes les actions passent par l'entonnoir suivant.

Filtre 1 - "Découpage"

Posez-vous la question: dois-je vraiment faire cette action ? En cas de doute, supprimez-le.

Filtre 2 - "Délégation"

Posez-vous la question: si cela doit être fait, dois-je vraiment le faire personnellement ? Dans le cas contraire, nous déléguons et indiquons le responsable, le résultat final, les étapes intermédiaires de contrôle (points nodaux) et le délai.

Si l'action doit être effectuée par vous, passez au filtre suivant.

Filtre 3 - "Action"

Posez-vous une question: cette action prendra-t-elle plus de 2 à 5 minutes ? Sinon, faites-le maintenant et libérez votre tête. Si oui, veuillez vous inscrire.

Les actions dans le système peuvent être des types suivants.

"Les actions suivantes" - tâches simples qui consistent en une action (appeler, écrire, aller, etc.). Par exemple, l'action « Changer les pneus hiver sur roues » comprendra les actions simples suivantes: appeler et s'inscrire à un service de voiture, programmer une heure dans le calendrier et se rendre à un service de voiture au bon moment.

Il est pratique de regrouper ces actions dans des listes selon le lieu et les circonstances (listes contextuelles). Il peut s'agir de la liste In Store, où vous répertoriez tout ce dont vous avez besoin d'acheter lorsque vous êtes dans le magasin, ou de la liste In the Chair, où vous ajoutez des choses et des tâches que vous pouvez faire le soir après le travail dans votre chaise préférée.. Ou une liste de « questions de patron », où vous écrivez toutes les questions que vous avez pour votre patron, afin que vous puissiez ensuite toutes les résoudre en une seule fois.

J'enregistre généralement toutes ces actions soit dans le "Google Calendar" (rendez-vous et événements), soit dans Todoist, un service cloud où il est pratique d'organiser les tâches.

"Projets" - les tâches qui nécessitent plus d'une étape à compléter. Pour faire décoller le projet, il faut décrire les premières étapes de sa mise en œuvre et en laisser un rappel dans un système fiable. En conséquence, le projet se transforme en une chaîne d'actions simples, chacune pouvant être effectuée dans les cinq prochaines minutes et obtenir le résultat.

Je poste des projets sur des cartes Trello. La carte est un contenant idéal pour les projets où vous pouvez placer:

• description et objectif du projet;
• des liens vers d'autres documents sur le projet;
• les noms des responsables;
• date limite;
• listes de contrôle avec les étapes suivantes;
• commentaires sur le projet;
• fichiers nécessaires et ainsi de suite.

Actions différées … Si nous ne pouvons pas planifier les prochaines actions sans événements ou informations supplémentaires (par exemple, nous attendons qu'un ami envoie le numéro de téléphone d'un service de voiture, où il est possible de changer les pneus de manière rentable), nous mettons ces actions dans le "Reporté " liste. En option, vous pouvez définir un rappel pour vérifier quelque chose.

De telles listes de tâches peuvent également être structurées sous forme de listes contextuelles. Par exemple, dressez une liste des tâches que vous avez assignées à votre assistant.

Liste "Un jour" contient des tâches qui ne nécessitent pas d'action active maintenant, mais que nous aimerions accomplir à l'avenir.

Ça peut être:

• des livres, des formations vidéo et des cours que vous souhaitez acheter;
• compétences utiles que vous souhaitez maîtriser;
• les endroits que vous souhaitez visiter;
• choses que vous voulez acheter.

Vous devez consulter périodiquement cette liste, prendre des notes et les transformer en objectifs vers lesquels vous travaillerez.

Étape 4. Examen régulier

Pour que le système fonctionne, il est nécessaire de revoir régulièrement les principales tâches et projets afin de supprimer ceux qui ne sont plus pertinents, de trier les nouveaux par priorité et de les envoyer travailler.

Pour garder cet avis sur une base régulière, suivez ces conseils:

• Prévoyez 30 à 60 minutes dans votre emploi du temps pour l'examen (au début, une fois par semaine suffira).
• Faites une liste de contrôle ou planifiez un tel examen, où la séquence est précisée, ce qui vient après quoi. Ce plan ne devrait pas être trop compliqué et l'examen ne devrait pas vous prendre trop de temps, ou vous ne le ferez tout simplement pas régulièrement.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de ma liste de contrôle hebdomadaire. Je l'ai fait sous la forme d'une feuille de triche avec une séquence d'actions, qui décrit les services / documents que j'examine. Vous pouvez l'organiser avec une liste régulière ou dessiner un diagramme à main levée qui vous convient.

Imprimez quatre de ces listes de contrôle par mois. Lors de la revue hebdomadaire, prenez l'un d'entre eux en main et croisez les éléments complétés de la liste. Ce simple exercice vous motivera à continuer à faire ces examens.

Étape 5. Actions

Lorsque le plan de la semaine est dressé, il ne reste plus qu'à agir. Évitez l'une des plus grandes erreurs des débutants GTD lorsque vous passez trop de temps à organiser des tâches au lieu de les terminer.

Voici quelques conseils pour rendre vos actions plus efficaces.

1. Faites un plan pour la journée en fonction du plan pour la semaine. Divisez votre journée en blocs, en faisant 2-3 blocs pour les tâches importantes et quelques blocs pour d'autres tâches. La durée des blocs est de 60 à 120 minutes en moyenne. Insérez du temps libre entre les blocs pour les tâches imprévues.
2. Travaillez sur le système Pomodoro, pour cela vous pouvez régler une minuterie sur votre téléphone. Son essence est simple: toutes les 25 à 30 minutes de travail, faites une pause de cinq minutes et après le troisième bloc de travail, une pause plus longue (15 à 30 minutes). Le total est de trois blocs de 30 minutes, avec des pauses de cinq minutes, suivies d'une longue pause de 15-30 minutes. Vous pouvez faire 2 à 4 de ces cycles par jour, selon la fréquence à laquelle vous êtes distrait.
3. Pendant les blocs avec des choses importantes, essayez de ne pas être distrait par d'autres personnes et des sons parasites (pour cela, vous pouvez activer une musique spéciale pour la concentration dans les écouteurs).
4. Déterminez quand votre niveau d'énergie est le plus élevé (par exemple, de 7 à 9 heures du matin), et pendant ce temps, faites les choses les plus importantes qui vous rapprochent de vos objectifs personnels.
5. Ne prévoyez pas trop de choses importantes pour la journée: 1 à 3 suffisent. Il est important qu'à la fin de la journée, après avoir examiné les tâches barrées dans votre plan, vous soyez satisfait et fassiez le même plan réaliste pour demain.