"0 entrant" - un système clair pour maintenir zéro boîte de réception

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

En lisant cet article, vous deviendrez le roi des emails. Franchement.

Pour beaucoup, l'e-mail reste un outil de travail incontesté et une souffrance quotidienne. Quelqu'un a sept lettres entrantes, et il va les trier rapidement maintenant. Quelqu'un a 46 entrants, mais il les ratissera aussi en une journée, car il y est habitué. Pour chaque personne, il existe un certain seuil de nombre d'e-mails entrants par jour, qu'il peut gérer sans retarder le traitement le lendemain et, par conséquent, sans créer de blocages dans la boîte e-mail. Vous pouvez appeler ce seuil "naturel".

S'il y a plus d'e-mails qu'une personne ne peut en traiter, vous devez changer votre approche de la gestion des e-mails. Cela augmentera le seuil à la valeur requise dans un cas particulier. Besoin de gérer 100 e-mails par jour ? Cela signifie que vous pouvez en faire 100, utilisez simplement la bonne méthodologie lorsque vous travaillez avec le courrier. Lequel? Disons-le maintenant.

Le seul indicateur qu'une personne peut traiter le courrier est l'absence de courrier entrant à la fin de la journée de travail. Le principe clé d'un traitement compétent des messages entrants est de comprendre quel type de lettre est devant vous. Vous devez d'abord apprendre à classer clairement les lettres et savoir quoi faire avec chaque type.

Tous les e-mails entrants peuvent être divisés en sept catégories:

1. Vous n'avez pas à répondre, vous n'avez pas à lire. Il y a deux manières pour de telles lettres: archiver ou supprimer. Si vous recevez une autre newsletter que vous n'avez jamais lue, rendez-vous service - désabonnez-vous. Une action en échange de la suppression de dizaines de ces e-mails à l'avenir. Nous voulons apprendre à gérer le flux de lettres en une journée ? Moins de débit est plus facile à gérer. N'ayez pas peur de rater quelque chose d'important. Les informations vraiment nécessaires vous parviendront d'une manière différente et apparaîtront devant vous au moins une fois de plus.
2. Avec fichiers joints. Il peut s'agir de notifications sur la nécessité de payer quelque chose ou d'informations pour un travail actuel ou futur. Il est utile de créer des dossiers séparés pour de telles lettres, mais sans fanatisme. Trop de dossiers ? Simplifier. Afin de trouver quelque chose dont vous avez besoin plus tard, vous n'avez pas besoin d'un millier de dossiers, mais de la possibilité d'utiliser les fonctions de recherche de l'expéditeur.
3. Répondez à volonté. La réponse semble être facultative, mais parfois la courtoisie est utile. Ici, agissez exclusivement en fonction de la situation.
4. Avec une marge de temps pour se familiariser. Intéressant à lire, mais pas indispensable. Essayez de classer autant d'e-mails que possible dans cette catégorie et dans la catégorie précédente. C'est la clé d'un traitement efficace du courrier.
5. Je dois répondre aujourd'hui. Tout est simple ici: prenez et répondez soit maintenant, si quelque chose est très urgent, soit à la fin de la journée de travail.
6. Je dois répondre, mais pas aujourd'hui. La beauté du courrier électronique est qu'il ne s'agit pas d'un chat ou d'un téléphone. Personne ne s'attend et ne doit pas s'attendre à une réponse rapide par e-mail, si cela n'est pas indiqué dans l'en-tête de la lettre. Si un certain jour est désigné comme date limite pour une réponse, ou si vous savez et comprenez vous-même combien de temps vous avez besoin pour donner une réponse, placez ces lettres dans le dossier approprié. Par exemple, « Répondre le lundi », « Répondre le mardi », et ainsi de suite. Créez maintenant vous-même une liste de contrôle, qui contient l'élément "Dans la matinée, traitement du courrier reporté pour aujourd'hui". Il existe également des outils d'automatisation spécialisés à ces fins: pour Gmail et.
7. Lettre incompréhensible. Il y a des lettres difficiles à catégoriser. Ne vous tourmentez pas avec des réflexions et acceptez avec vous-même de classer de telles lettres dans l'une des catégories énumérées ci-dessus.

Sur la base de cette classification, nous avons besoin de dossiers pour les catégories 2, 3, 4 et 6.

Règles pour un traitement efficace des e-mails

• Prévoyez 30 minutes à la fin de votre journée de travail pour remettre votre boîte de réception à zéro. C'est plus efficace que d'essayer de répondre instantanément à chaque e-mail. Les gens ne sont pas multitâches. Moins de distractions et de commutations, plus d'efficacité.
• Que faire des e-mails urgents ? Fixez-vous un intervalle auquel vous consultez votre boîte de réception tout au long de la journée. Par exemple, une fois par heure. Vérifiez votre boîte de réception pour les e-mails importants urgents et, s'il n'y en a pas, retournez au travail. Rappelez-vous l'avantage du courrier: ce n'est pas un moyen de communication instantanée. Il est possible que le problème mentionné dans l'un des e-mails non urgents soit résolu sans votre participation d'ici la fin de la journée, ou d'ici la fin de la journée vous recevrez plus d'informations, ce qui vous permettra de résoudre le problème plus rapidement et plus efficacement.
• Chaque fois que vous ne vérifiez pas votre courrier, gardez le courrier fermé. Désactiver les notifications. Épargnez-vous la contemplation distrayante du nombre de lettres entrantes. Maintenant, vous avez un autre travail et le temps du courrier n'est pas encore venu. Dans les moments de doute sur la justesse de cette approche, rappelez-vous: vous n'êtes pas dans une centrale nucléaire, mais même si vous y étiez, vous n'auriez pas été informé de la surchauffe du réacteur de toute façon par e-mail.
• Utilisez votre envie de terminer votre journée de travail à l'heure pour accélérer le traitement du courrier. C'est pourquoi il est recommandé de démonter la boîte de réception à zéro en fin de journée. Vous avez 30 minutes et vous voulez en finir rapidement. Fondamentalement, cela s'avère être une sorte de jeu, mais vous pouvez également gamifier à dessein le traitement des e-mails.
• Soyez bref et concis.
• Soyez positif et amical. Les e-mails peuvent créer et détruire des relations. Au lieu de résoudre des problèmes vraiment importants, les gens tentent parfois de traiter l'adversaire d'idiot aussi délicatement et secrètement que possible, et tout le texte est basé sur cela. Il n'y a rien d'étrange à exprimer votre attitude positive envers le destinataire avec une petite phrase agréable dans le corps de la lettre. Votre amitié vous reviendra et votre correspondance deviendra beaucoup plus significative et efficace.
• Vous devez ratisser les lettres dans l'ordre inverse. Et seulement ainsi. Il semble qu'il soit plus logique de commencer avec des lettres plus anciennes, mais notre objectif est de zéro boîte de réception, ce qui signifie qu'à la fin de la journée de travail, nous arriverons même à la toute première lettre reçue. Si vous vous faites plaisir et commencez à laisser les dernières lettres que vous avez reçues aujourd'hui pour demain, alors toute la technique cesse de fonctionner. Pourquoi voudriez-vous apprendre un bon mailing si vous ne suivez pas une règle fondamentale ? Continuez à travailler comme avant et souffrez.
• N'ouvrez que les lettres dont vous avez besoin, en envoyant le reste aux archives ou pour suppression. Nous abusons des abonnements à des choses inutiles (un abonnement à Lifehacker, au contraire, est très nécessaire) et par conséquent, nous obtenons plus d'informations que nous ne pouvons en lire. Comment distinguer les lettres que vous voulez ? Il existe une règle simple mais très efficace: n'ouvrez que les lettres qui vous sont adressées personnellement à une personne spécifique. Le reste - dans l'une des catégories décrites au début de l'article en fonction de la situation.
• Créer des modèles. Souvent, les réponses aux e-mails sont assez standard, c'est-à-dire que vous écrivez la même chose. Avez-vous remarqué que vous écrivez souvent cette phrase ? Créez un modèle pour un copier-coller rapide ou créez-le dans le service de messagerie lui-même.
• Si le courrier a été traité et qu'il est encore temps, vous devez l'utiliser de manière rationnelle. On passe à la catégorie des lettres 3, 4 et 6 et on y met les choses en ordre.

Ce didacticiel, qui est basé sur un tri correct, comme vous pouvez le constater, est un excellent ajout aux conseils d'e-mail plus généraux du PDG de LinkedIn, Jeff Weiner. Ne manquez pas non plus les 10 conseils de Leo Babauta par e-mail. En fait, il existe de nombreuses autres façons de tirer le meilleur parti de votre courrier électronique. Essayez les techniques qui s'appliquent à vous, analysez les résultats et n'oubliez pas de laisser dans les commentaires vos propres astuces pour améliorer l'efficacité du travail avec le courrier électronique.