Comment nettoyer rapidement et facilement votre boîte de réception Gmail

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le problème du nombre toujours croissant de messages non lus dans la boîte de réception inquiète un grand nombre d'utilisateurs. Pour le résoudre, des dizaines d'extensions ont été créées et de nombreux articles ont été écrits sur la méthodologie d'utilisation de Gmail. Cependant, il n'est pas du tout nécessaire d'inventer quelque chose de nouveau s'il existe des outils de travail éprouvés. Dans cet article, je vais vous montrer comment gérer le trafic de messagerie à l'aide du système de raccourcis Gmail.

Les libellés Gmail sont des libellés personnalisés que vous pouvez utiliser pour classer les e-mails. En même temps, contrairement aux dossiers, une lettre peut avoir plusieurs libellés, c'est-à-dire qu'une lettre peut appartenir simultanément à plusieurs catégories.

L'une des raisons du débordement progressif de la boîte de réception est que de nombreux utilisateurs l'utilisent pour stocker tout le courrier qui tombe dans leur boîte de réception. Dans le même temps, l'analyse du courrier commence par les lettres les plus récentes, de sorte que les messages qui se trouvent au bas de votre boîte aux lettres peuvent ne jamais arriver à vos yeux.

Le système d'étiquettes que j'utilise me permet de traiter les lettres non pas en fonction de leur heure d'arrivée, mais en fonction de leur importance. Vous pouvez facilement trier tous les e-mails en catégories d'actions prévues et consacrer votre temps à des choses vraiment importantes, et non à des publicités indésirables. Pour ce faire, il vous suffit de créer cinq nouvelles étiquettes.

"!Instamment!". Les lettres qui nécessitent une action urgente entrent dans cette catégorie. Cette étiquette nécessite une attention particulière, car les e-mails marqués avec elle doivent être traités immédiatement.
"Prévu." Marquez avec cette étiquette les lettres qui vous demandent d'agir dans un avenir prévisible et d'avoir une date précise. Par exemple, un rappel pour payer pour l'hébergement bientôt ou une notification d'une future réunion.
"Répondre". Cette catégorie collectera tous les e-mails auxquels vous souhaitez répondre, mais il n'y a pas de limite de temps pour votre réponse. Évidemment, ce courrier sera traité au fur et à mesure que le temps sera disponible.
"Attendre". Parfois, il y a des situations où une entreprise ou un projet dont vous avez discuté dans votre correspondance postale, comme on dit, se bloque. C'est-à-dire que vous avez fait tout ce qui dépend de vous de votre côté, et maintenant vous n'attendez plus qu'une réponse ou la prochaine commande. Les courriers qui ne nécessitent aucune participation active de votre part pour le moment, mais qui sont tout de même importants, nous les marquons de ce label.
"Fabriqué". Il s'agit d'une étiquette pour les cas terminés et les problèmes résolus. En principe, il serait possible d'archiver immédiatement une telle correspondance, mais il est quand même préférable de la mettre temporairement dans un papa séparé. Cela vous permettra de faire plaisir à votre estime de soi à la fin de la semaine de travail, et servira également de matériau d'analyse de votre productivité.

Ainsi, l'analyse initiale de la correspondance dans Gmail se résume à un examen rapide des en-têtes ou du contenu et à la catégorisation de tous les e-mails. Cela vous prendra un ordre de grandeur en moins de temps que le traitement séquentiel de chaque lettre, donc très bientôt votre boîte de réception sera complètement vide.

Une fois que cela se produit, vous pouvez naviguer jusqu'au "! Urgent!" et abordez les lettres qui comptent vraiment le plus. Lorsque nous avons traité cette catégorie prioritaire, nous passons à la catégorie des tâches précédemment planifiées et exécutons celles qui arrivent à expiration. Si après cela il vous reste encore du temps, ouvrez le dossier avec les lettres secondaires en attente d'une réponse. Ce processus, en règle générale, ne nécessite pas beaucoup d'efforts et une attention particulière, il peut donc être effectué à la fin de la journée de travail. Eh bien, les lettres étiquetées "Terminé" peuvent être admirées une fois par semaine pour résumer les résultats.

Ainsi, à l'aide de ces étapes simples, vous pouvez toujours prêter suffisamment d'attention aux choses importantes et ne pas la gaspiller dans une correspondance vide. Votre boîte aux lettres sera toujours vide et vous ne perdrez plus jamais une seule lettre dans le chaos et la confusion de milliers de lettres invisibles.

Utilisez-vous des balises Gmail pour trier votre courrier ?