Comment rendre les réunions plus productives

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

L'entrepreneur et investisseur Ray Dalio a partagé les secrets d'une réunion réussie.

1. Déterminer qui dirige la réunion et pour qui elle se tient

Toute réunion doit atteindre le but de quelqu'un. C'est la personne qui doit diriger la conversation. Il identifie les objectifs de la réunion et comment les résoudre. Sinon, tout le monde s'exprimera au hasard et il n'y aura pas de discussion productive.

2. Décidez quel type de communication prévaudra

La forme de la réunion dépend de l'objet de la réunion. Par exemple, la discussion et le cours magistral sont menés de différentes manières. Les discussions sont longues. Plus il y a de participants, plus ils traînent. Choisissez donc avec soin les participants à votre réunion.

N'invitez pas seulement ceux qui sont d'accord avec votre opinion. Évitez à la fois la pensée de groupe, lorsque les participants n'expriment pas leurs propres opinions, et la prise de décision singulière.

3. Soyez persévérant et ouvert

Vous devrez gérer les conflits, sortir des impasses et gérer votre temps à bon escient. Des difficultés surviennent généralement lorsqu'un employé inexpérimenté prend la parole. Pesez ce qui est le plus important pour vous: gagnez du temps sans discuter de son opinion, ou comprenez comment il pense. La deuxième option aidera à déterminer comment une personne fera face à certaines responsabilités. Si vous avez le temps, discutez avec lui de ses erreurs. Mais admettez toujours votre tort.

4. Ne sautez pas d'un sujet à l'autre

Ainsi, lors de la réunion, aucun problème ne sera résolu. Pour éviter cela, marquez la conversation au tableau.

5. Suivez la logique de la conversation

Lors des conflits, les émotions sont fortes et rendent difficile la perception objective de la réalité. Restez calme et rationnel. Par exemple, les gens disent parfois: « Je pense que c'est vrai », puis agissent comme si c'était un fait établi. Bien que leurs interlocuteurs voient la situation d'une manière complètement différente. Pour que la logique prévale dans la conversation, et non les émotions, demandez à une telle personne: « Est-ce vraiment vrai ?

6. Répartir les responsabilités de chaque participant

Lorsque les décisions sont prises par un groupe, on oublie souvent d'attribuer les responsabilités. Et puis on ne sait pas qui doit faire quoi et qui est responsable. Assurez-vous de définir clairement les responsabilités de chaque membre du groupe de décision.

7. Entrez la règle des deux minutes

Donnez à chacun deux minutes pour exprimer calmement ses pensées. Et seulement ensuite discuter de sa proposition. De cette façon, tous les participants s'exprimeront sans crainte d'être interrompus ou incompris.

8. Arrêtez ceux qui parlent trop vite

La parole rapide est plus difficile à comprendre. Certains en profitent. Les gens ne veulent pas paraître stupides et ne demandent plus, même s'ils ne comprennent pas quelque chose. Ne tombez pas dans cet appât. Il est de votre responsabilité de clarifier toute ambiguïté et de résoudre les différends. Alors n'ayez pas peur de dire: « Désolé, je n'ai pas compris. Pourriez-vous parler plus lentement? Et puis posez l'arriéré de questions.

9. Résumez la conversation

Si tout le monde a échangé des idées, tirez des conclusions. Si vous parvenez à un accord lors de la réunion, répétez-le à voix haute. Si non, dites-le aussi. Si vous avez identifié des tâches pour l'avenir, répartissez-les entre les participants et précisez les échéances.

Notez les conclusions, les théories de travail et les problèmes afin que tout le monde y ait accès. Cela facilitera le suivi des progrès.