Comment planifier des réunions pour les rendre efficaces

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Ne perdez pas votre temps.

Vous n'aimez peut-être pas les réunions, mais vous devez quand même les tenir. Il s'agit d'une partie essentielle du flux de travail dans toute entreprise. Une façon de rendre les rendez-vous plus utiles et plus rapides est de les planifier avec soin. Le livre d'Olga Demyanova, docteur en économie, « Des réunions rapides et efficaces. De la préparation à l'obtention du résultat souhaité."

Avec l'autorisation de la maison d'édition "Alpina PRO", Lifehacker publie un extrait du deuxième chapitre.

Les réunions elles-mêmes ne sont pas un problème. Ils sont même nécessaires et sont un attribut managérial du pouvoir. Vous devez vous débarrasser des rassemblements prolongés inutiles et inefficaces.

Les types de réunions les plus courants:

• hebdomadaire;
• stratégique;
• ouvriers;
• rapports;
• réunions de planification;
• réflexion;
• conversations et réunions d'affaires;
• briefings.

Tous ces types peuvent être regroupés en quatre groupes principaux:

1. par durée: rapide (jusqu'à 30 minutes) et prolongée (plus d'une heure);
2. par le nombre de participants: jusqu'à 10 personnes ou plus;
3. par but: travail, politique et informationnel;
4. par temps: planifié et non planifié.

Attributs requis pour la planification des réunions

Quoi prévoir:

• buts;
• ordre du jour;
• liste des invités;
• calendrier;
• matériel d'information;
• responsable de la tenue du protocole;
• limite de temps pour les discours.

Tout d'abord, le leader doit considérer les objectifs de la réunion. C'est le point de départ pour l'ordre du jour et la liste des participants, l'horaire et le règlement.

Les principaux objectifs des réunions:

1. Nouvelles informations - pour la réunion d'information:

• des nouvelles importantes et des changements de politique;
• discussion des plans et stratégies;
• prévisions à court terme;
• présentation de nouveaux produits et approches;
• discussion du budget;
• problèmes de personnel.

2. Suivi des événements et prise de décisions opérationnelles - pour les réunions régulières:

• principaux risques et difficultés;
• les paramètres d'évaluation des progrès;
• évaluation des processus clés et des changements nécessaires;
• discussion sur ce qui se passe: ce qui va bien, ce qui doit être amélioré;
• les principaux enseignements et résultats des actions;
• coordination des efforts;
• communications.

3. Motivation - rencontres créatives, développement de nouvelles approches et team building:

• motivation pour l'action;
• prise de décision collective;
• hommage à la réussite individuelle et collective.

Ainsi, le but affecte le type de réunion et le modèle pour l'organiser. Par exemple, les séances d'information diffèrent par le nombre de participants et la durée. Les réguliers sont de nature planifiée, ils sont plus rapides dans le temps et avec un nombre limité de participants. Les réunions créatives nécessitent une préparation particulière: organisation du mobilier (généralement des tables séparées), du thé, du café et du cadre informel; n'exigent pas le respect du code vestimentaire.

Matrice d'Eisenhower pour le classement des questions de réunion

Il ne faut pas oublier qu'une réunion est une plate-forme où des décisions importantes sont prises et des problèmes sont surmontés. La matrice d'Eisenhower est le domaine où tous les problèmes et questions sont collectés. Ils sont classés en termes d'importance et d'urgence.

	Instamment	Ne vous précipitez pas
Important	UNE	B
Peu importe	C	ré

Carré A: questions importantes et urgentes

Le carré des affaires importantes et urgentes doit être vide ou petit. Cela indiquera que vous respectez la date d'échéance. S'il y a beaucoup de tels cas, c'est un signe de désorganisation. Exemples de cas pouvant être mis au carré:

• les cas directement liés à vos tâches fonctionnelles et affectant votre performance;
• cas dont l'échec peut créer des problèmes;
• questions liées à la santé et au climat psychologique dans l'équipe;
• les questions affectant la sécurité de l'équipe;
• cas, dont les résultats doivent être coordonnés ou présentés à votre direction.

Carré B: questions importantes mais pas urgentes

Lorsque les tâches ou les affaires ne sont pas urgentes et qu'il n'y a pas de précisions sur le moment où elles doivent être terminées, l'exécuteur testamentaire lui-même attribue le calendrier. Ce carré comprend toutes les choses qui se rapportent à votre fonctionnalité dans l'entreprise, les choses que vous faites régulièrement et, en règle générale, leur mise en œuvre est liée au calendrier général de l'entreprise (par exemple, la préparation des rapport). Les missions de recherche qui nécessitent un certain temps peuvent également être attribuées à de tels cas, mais le montant des coûts de main-d'œuvre n'est pas clair jusqu'au moment de l'achèvement. Les tâches des premier et deuxième carrés doivent être surveillées en permanence et il est donc conseillé de les inclure dans l'ordre du jour des réunions.

Carré C: affaire urgente mais sans importance

Ce sont des distractions. Souvent, ils interfèrent simplement avec la concentration sur des tâches importantes et réduisent l'efficacité. Rappelez-vous toujours vos objectifs et apprenez à faire la distinction entre l'important et le secondaire.

Cela vaut la peine d'entrer dans cette place:

• réunions ou négociations imposées par quelqu'un du côté;
• discussion sur les problèmes que les subordonnés peuvent résoudre;
• discussion de questions non commerciales;
• discussion sur des sujets abstraits.

Carré D: questions non urgentes et sans importance

Les cas de cette catégorie ne vous promeuvent pas dans les projets, mais ils vous empêchent de travailler dessus.

• n'apporte aucun avantage du tout;
• il est utile de ne pas les traiter du tout;
• Les mangeurs de temps.

Pour chaque objectif, le leader pose les questions suivantes:

• Qui possède les informations et les connaissances concernant le problème à l'étude ?
• Quels intérêts cette question affecte-t-elle?
• De qui dépend la décision ?
• Qui a besoin de connaître les informations à discuter ?
• Qui mettra en œuvre les décisions prises ?

Vous pouvez utiliser la méthodologie 99/50/1 lors de la planification des réunions de projet.

Le leader organise des réunions à trois moments importants du projet:

• au départ - pour immerger tous les participants dans le rythme du projet et pour le team building du groupe;
• à un stade intermédiaire - pour discuter des résultats des travaux effectués et des ajustements ultérieurs, si nécessaire;
• à l'arrivée, lorsqu'il reste 1% du volume total à réaliser - pour un bilan préliminaire.

Ce timing vous aidera à mieux utiliser votre temps en réunion.

Ordre du jour

L'ordre du jour est un plan de tâches à résoudre lors de la réunion. Il est nécessaire de définir clairement le temps de chaque discours, d'allouer un temps séparé pour la discussion et le retour d'information de tous les participants.

Lorsque vous planifiez le moment de votre réunion, il est important de prendre en compte les éléments suivants:

• l'importance du point à l'ordre du jour;
• la limite de temps pour chaque représentation;
• pauses si nécessaire;
• 20% du temps pour des informations supplémentaires importantes.

L'ordre du jour est envoyé à tous les participants à la réunion.

Ordre du jour avec fixation du temps et spécificités des discours

1. Résultats des travaux sur la conclusion des contrats. I. Rapport d'Ivanov (15 minutes).
2. Problèmes dans le transport des fournitures. Rapport de I. Petrov (15 minutes).
3. Résultats et plans de travail du projet. Rapport de T. Sidorov (20 minutes).

À partir de 11h00.

Fin à 12h15.

Il faut se former pour avoir des réunions rapides et efficaces !

Vos délais:

Important et urgent	12 minutes
Important et non urgent	24-36 minutes Urgent et important: 12 minutes - le principe de Pareto fonctionne ici: 20% du temps crée 80% du résultat, avec une réunion moyenne d'une heure (60 minutes), le temps le plus productif est de 12 minutes (20% de 60 minutes). Important et non urgent: habituellement prévu. La durée effective de telles réunions est de 24 à 36 minutes. La méthode 60/40 fonctionne ici, selon laquelle, lors de l'élaboration d'un plan pour la journée, 40 % du temps doit être laissé libre, 60 % doivent être alloués aux travaux planifiés, dont 20 % pour les « imprévisibles » et 20% pour ceux qui surgissent spontanément ou deviennent accompagnants. Avec une durée moyenne de réunion d'une heure (60 minutes), le temps prévu pour les questions importantes mais non urgentes est de 24 à 36 minutes (40 à 60 % de 60 minutes).
Sans importance et urgent	Délégation et contrôle par téléphone et autres moyens de communication, pas plus de trois minutes pour le contrôle.
Sans importance et non urgent	Délégation et contrôle par la direction, pas plus d'une minute par délégation.

Liste des invités

Le nombre optimal de participants aux réunions rapides est de 5 à 7 personnes. 8 à 12 personnes sont acceptables si l'animateur de la réunion a des compétences d'animateur.

Pour générer des idées, fixer des objectifs et des vols, la composition idéale ne dépasse pas 15 personnes.

Il existe une règle tacite chez Google: le nombre maximum de participants ne dépasse pas 10.

Amazon a une règle des deux pizzas: il devrait y avoir autant de personnes dans une réunion que vous pouvez nourrir deux pizzas.

Il y a une règle 8-18-1800:

• pas plus de 8 personnes - résoudre les problèmes de travail;
• pas plus de 18 - remue-méninges, résolution collective de problèmes;
• jusqu'à 1800 personnes - l'information et la possibilité de communiquer.

Une étude de Bain and Company indique que dans les groupes de prise de décision, l'ajout de plus de sept de chaque participant entraîne environ 10 % d'efficacité en moins.

Les personnes directement responsables sont tenues de participer aux réunions.

Apple répertorie le nom de la personne responsable à côté de chaque élément de la réunion. Ainsi, chaque collaborateur dispose d'un périmètre de responsabilité clair dans le cadre de la mission qui lui est confiée.

Si vous organisez souvent des réunions, ce livre vous sera certainement utile: Olga Demyanova propose 16 méthodes et quatre outils à étudier qui permettront d'augmenter l'efficacité de tous les participants à de telles réunions.