Comment arrêter de perdre du temps sur des activités inutiles

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Pour être plus productif, ne vous forcez pas à vous concentrer. Faites juste de petits ajustements à votre journée de travail.

1. Organisez le moins de réunions possible

Nous passons jusqu'à quatre heures en réunion par semaine. Plus de la moitié de cela est une perte de temps. Si vous le pouvez, essayez de réduire le nombre de réunions.

• Tenez compte du nombre de participants. N'invitez pas des collègues à une réunion juste par mesure de sécurité. Laissez-les mieux passer leur temps à faire leur travail de manière plus productive.
• Les conversations en face à face peuvent souvent être un bon substitut aux réunions. Il est beaucoup plus facile de discuter d'abord des détails du projet avec l'employé responsable et ensuite seulement de présenter l'idée à toute l'équipe.
• Avant de planifier ou d'assister à une réunion formelle, réfléchissez bien aux informations que vous avez l'intention de partager avec vos collègues. Le plus souvent, les informations de base peuvent être communiquées d'une autre manière, par exemple en créant un lien vers un document, en écrivant dans un chat ou même simplement en les transmettant oralement autour d'une tasse de café. Ensuite, les employés pourront répondre à vos informations sans perturber leur flux de travail.

2. Changer l'interaction avec les collègues

Bien entendu, la collaboration contribue généralement à augmenter la productivité. Mais ce n'est pas si simple. Selon les données, chaque employé est distrait en moyenne sept fois par heure. Et 80% de ces distractions sont de petites choses insignifiantes.

Par conséquent, au lieu de poser une question dès qu'elle vous vient à l'esprit, ne vous précipitez pas pour distraire vos collègues. Faites une liste, puis demandez tout d'un coup quand l'employé est libre. De plus, il arrive souvent qu'après un certain temps nous trouvions nous-mêmes la réponse à notre question ou comprenions que les trois premières questions nous ont simplement conduits à un gros quart.

Si vous êtes distrait, vous n'avez pas à concevoir une communication complexe avec vos collègues. Par exemple, le port d'écouteurs est généralement suffisant pour signaler Ne pas déranger. Si cela ne fonctionne pas, essayez de déménager dans une autre partie du bureau où vous ne serez pas dérangé. La plupart des collègues s'habitueront à ces signaux et ne vous dérangeront pas lorsque vous êtes occupé.

3. Réduisez le flux d'e-mails

Le problème ne vient pas du courrier électronique lui-même, mais de la façon dont nous l'utilisons. Alors que les e-mails précédents contenaient une grande quantité d'informations, ils ressemblent maintenant davantage à des SMS. Une lettre type contient désormais entre 5 et 43 mots - de brèves informations et des questions de suivi simples. De telles lettres se multiplient rapidement dans votre boîte de réception, menaçant de vous noyer littéralement dans un flot de messages non lus.

Avant d'envoyer un e-mail, demandez-vous s'il serait plus pratique d'utiliser une autre méthode de transmission d'informations.

Par exemple, à l'aide de diverses messageries instantanées, vous pouvez rapidement envoyer des messages courts et y répondre sans la formalité inutile que l'e-mail impose. Et dans les commentaires des documents en libre accès, plusieurs personnes peuvent tout de suite laisser leurs propositions de projet, au lieu d'encombrer les boîtes aux lettres de leurs collègues.

4. Travaillez à domicile et dormez suffisamment

Un employé bien reposé fera souvent plus en six heures qu'un employé endormi en dix. Par conséquent, le travail à domicile devient l'option idéale pour beaucoup. Et grâce aux moyens de communication modernes, les employés n'ont pas besoin d'être dans la même pièce pour résoudre un problème.

En vous libérant du besoin de passer plusieurs heures dans le transport, vous pouvez dormir suffisamment, ce qui aura un effet positif sur la productivité.

Bien sûr, dans certains domaines d'activité, une communication plus étroite avec les collègues est nécessaire, mais un ou deux jours de travail par semaine passés à la maison seront utiles pour les représentants de toute profession. Cela vous donnera l'occasion de vous concentrer sur votre propre projet et de simplement dormir. La clé est de trouver un rythme hebdomadaire qui vous convient, à vous et à votre équipe.

5. Faites des pauses fréquentes

Les pauses sont tout aussi importantes que le travail lui-même. Cependant, un simple changement d'activité ne suffit souvent pas. Pour recharger, vous devez vous lever de table toutes les heures et demie.

Des pauses plus longues, comme un déjeuner avec des amis ou une promenade, sont utiles pour les personnes créatives. Cette pause est ce qu'il faut pour transformer un après-midi improductif en une percée créative.

Vous ne vous reposerez pas si vous êtes distrait pendant quelques minutes toutes les demi-heures. Il est préférable de quitter votre lieu de travail au moins dix minutes plusieurs fois par jour.

Bien que ces pauses réduiront en fait le nombre d'heures de travail, vous serez plus efficace le reste du temps. Une journée de travail vraiment productive n'est possible qu'en se reposant et en récupérant.