Comment être productif en open space

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Un hacker de la vie a compris comment arrêter les batailles de bureau quand il est étouffant pour certains, tandis que d'autres soufflent, minimisent le bruit et transforment l'espace ouvert en un endroit agréable où travailler efficacement.

Pourquoi l'espace ouvert est mauvais

Les bureaux à aire ouverte sont connus depuis l'époque des ingénieurs d'Henry Ford et sont toujours l'un des types de planification les plus populaires. De nombreuses études prouvent que ce format n'est plus utile: l'efficacité du travail est moindre que dans les bureaux de type armoire, et les employés se fatiguent plus vite et font moins bien.

Les principaux problèmes avec l'espace ouvert:

1. Le bruit que font les gens et les machines.
2. Le risque de propagation de l'infection si l'un des collègues "responsables" se présente au bureau malade.
3. Ne pas atteindre l'état du flux de travail en raison d'interruptions et de réunions fréquentes.

Si vous travaillez mieux le matin ou le soir, quand la plupart de vos collègues ne sont pas au travail, et en deux heures vous faites ce que vous n'avez pas fait dans les six autres, regardez de plus près nos recommandations.

Quitter le bureau

Horaires de travail flexibles

Si le format de votre travail le permet, utilisez un horaire flexible. Il est préférable et plus pratique pour certains de travailler le matin, quand la plupart de leurs collègues ne sont pas encore au travail, tandis que d'autres se réveillent en fin d'après-midi.

Suivez vos biorythmes.

Il peut être difficile de se mettre d'accord sur un tel horaire avec vos supérieurs, mais cela vaut au moins la peine d'essayer. Si la tâche est terminée, quelle différence cela fait-il dans quelle période de temps ?

La pratique de la maison d'édition où j'ai travaillé a montré l'efficacité de cette démarche. Seuls les employés liés au service client et aux vendeurs avaient un début et une fin de journée de travail clairs. La rédaction, la promotion et les autres départements ont officiellement commencé à travailler à 10h00, mais même au sein d'un département, il y avait des distinctions pour les hiboux et les alouettes.

Transition vers la télécommande partielle

L'expérience de 37Signals, une entreprise qui se compose presque entièrement d'employés à distance, a prouvé qu'il est important que les gens travaillent efficacement pour passer plus de quatre heures par jour en ligne. Pour les quatre autres heures, les gens ont travaillé selon leur propre horaire.

Cela a permis à la société basée aux États-Unis de réunir dans son équipe des programmeurs de Hong Kong, de Russie, du Danemark, de Suède et de diverses villes américaines. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans le livre « Remote. Office est facultatif », écrit les propriétaires de la société Jason Fried et David Hensson.

Nous ne vous suggérons pas de quitter le bureau et de basculer complètement vers le télétravail, car un tel horaire sera très difficile à coordonner avec votre patron.

Mais, par exemple, avant la livraison d'un projet ou avant une échéance responsable, il est tout à fait possible de s'entendre sur quelques jours de travail à domicile afin de se concentrer au maximum sur la tâche à accomplir.

Si la présence au bureau est encore nécessaire

Nous négocions avec des collègues

L'une des choses les plus ennuyeuses sont les conversations non professionnelles, qui sont écoutées par tous les collègues qui se trouvent dans les parages. Amenez les discussions dans une salle de conférence ou une cuisine.

Le rendez-vous de réunions et la discussion d'autres moments de travail, dont les informations ne concernent qu'une partie des personnes, le transfert vers e-mail, Skype, Telegram ou tout autre messager convenant à la plupart des employés.

Dans les bureaux qui ont un horaire de travail flexible, il y a toujours un début de journée de travail prescrit. Convenez qu'après les 9 heures officielles, tous ceux qui sont entrés après ne saluent pas toute la salle et ne distraient pas les collègues de travail déjà.

Faites en sorte que votre téléphone passe en mode silencieux et quittez la pièce lorsque vous recevez un appel.

Ne venez pas travailler malade et ainsi ne mettez pas vos collègues en danger.

Des scientifiques danois ont mené une étude sur 2 403 employés travaillant dans différents types de bureaux et sont arrivés à la conclusion que les personnes travaillant dans un espace ouvert tombent malades 62 % plus souvent que les employés disposant d'un compte personnel.

Fixez-vous un horaire de diffusion, vous éviterez ainsi l'insatisfaction qui souffle à nouveau sur quelqu'un. Sortir dans le couloir et s'étirer pendant 10 minutes est bon pour vos yeux et votre productivité.

Si ces règles sont énoncées dans les politiques de l'entreprise et les descriptions de poste, personne ne sera offensé lorsque vous le leur rappelez avec tact.

Acheter un casque antibruit

Débarrassez-vous du bourdonnement intrusif avec un casque antibruit. Il est de deux types: actif et passif.

L'annulation passive du bruit est obtenue en bloquant les sons externes avec des coussinets ou des bouchons d'oreille denses. Et ici, lors du choix d'une seule recette, il n'y en a pas. Il est nécessaire de mesurer de nombreuses paires afin de choisir ce qui sera confortable spécifiquement pour vous et qui aimera le son.

Les écouteurs avec suppression active du bruit sont plus efficaces pour atténuer les sons parasites, mais ils sont également beaucoup plus chers. Leur principe de fonctionnement repose sur le fait qu'un microphone supplémentaire est installé sur le casque, qui capte les bruits extérieurs et les reproduit en antiphase.

Le bourdonnement rythmé des ordinateurs, de la ventilation et des imprimantes disparaîtra complètement dès que vous mettrez vos écouteurs. Pour arrêter l'audition et les conversations, il suffira d'allumer la musique appropriée.

Pour certaines personnes, le port d'un casque à réduction de bruit active peut provoquer des étourdissements ou des maux de tête. Et le point ici n'est pas dans la qualité des performances des écouteurs eux-mêmes, mais dans les caractéristiques anatomiques d'une personne en particulier et de son appareil vestibulaire.

Afin de ne pas gaspiller votre argent, demandez à des amis qui ont de tels écouteurs de les emprunter pour quelques jours, ou demandez au magasin les options de retour avant d'acheter si les écouteurs ne fonctionnent pas pour vous.

Conformément à la loi sur la protection des consommateurs et à l'article 502 du code civil, vous pouvez retourner un produit de bonne qualité au magasin dans les 14 jours suivant la date d'achat. Mais le magasin peut insister sur le fait que ces écouteurs sont des articles techniquement complexes qui ne peuvent être ni repris ni échangés.

Nous sommes engagés dans le réaménagement

Examinez d'un œil critique la disposition de l'endroit où vous travaillez. Avez-vous un espace dédié pour la cuisine et qu'est-ce que c'est: une pièce séparée, une clôture ou une table au milieu de la pièce avec une bouilloire et une cafetière ?

La cafetière et autres appareils électroménagers bruyants doivent être isolés autant que possible de la pièce principale. S'il y a une clôture séparée, essayez de négocier comment l'amener au plafond et séparez la cuisine de l'espace commun avec une porte.

Les imprimantes et les glacières doivent être situées aussi loin que possible des lieux de travail.

Le bureau doit être divisé en zones bruyantes et calmes. Réunir les spécialistes du marketing et les programmeurs est une mauvaise idée pour les deux départements.

Organisez votre lieu de travail de manière à ce qu'il soit agréable pour vous d'être là, car nous passons la majeure partie de la journée au travail. Un lieu de travail confortable est un équilibre entre ouverture et espace personnel. Vous pouvez vous mettre à l'écart des collègues avec des fleurs, une cloison ou un casier sans quitter l'espace commun.

On gagne du temps

Le danger de l'espace ouvert est que chaque employé est presque à bout de bras. Ainsi, l'avantage d'une telle disposition se transforme en malédiction, car vous êtes constamment distrait. Dans le même temps, ce qui peut être une tâche urgente et importante pour votre collègue s'avère être non urgent et sans importance pour vous.

Lors de la prise de rendez-vous, respectez la règle de mise en évidence des participants obligatoires et facultatifs, à la fin de la réunion de planification, envoyez à chacun un protocole avec les décisions finales et les délais de réalisation des tâches.

Prévoyez du temps qui ne sera que le vôtre pour accomplir vos tâches, quand aucun de vos collègues ne vous distraira avec leurs questions. Prévenez vos collègues à l'avance que vous vous préparez pour une échéance importante pour toute l'équipe, alors demandez-leur de ne pas vous déranger un certain jour ou une certaine heure.

Travailler dans un espace ouvert est une série de compromis. Commencez les changements avec vous-même et votre environnement immédiat, puis progressivement le reste de vos collègues rattrapera les nouvelles normes. Même si vous n'êtes pas un gestionnaire, mais un employé ordinaire, vous pouvez améliorer la vie de votre bureau. Il suffit de prendre une position active et de promouvoir vos idées.