Comment être plus productif : 7 règles principales

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Un coach d'affaires vous explique comment développer votre propre stratégie et commencer à en faire plus tout en dépensant moins d'énergie.

Mark Pettit aide les entrepreneurs et les entreprises à mieux faire. Et au fil des années de pratique, il a formulé sept règles de base de la productivité.

1. Ayez une image claire de ce qui se passe

Avant de commencer à faire des plans, vous devez d'abord comprendre où vous en êtes maintenant. Analysez votre travail du tout début au moment présent.

Cela vous donnera une idée réelle de ce que vous avez déjà amélioré, de ce qui est déjà vraiment bien et de ce que vous voulez changer d'autre. Pour ce faire, vous devez procéder comme suit.

Précisez vos envies

Soyez clair sur vos objectifs de performance. Comprenez-vous parfaitement ce que vous faites et pourquoi et quel devrait être le résultat idéal ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous comprendrez les améliorations spécifiques dont vous avez besoin. Lorsque vous voyez clairement le résultat devant vous et que vous êtes motivé pour y parvenir, vous travaillez plus efficacement.

Réfléchissez aux changements que vous attendez

Il est important de comprendre comment des améliorations spécifiques auront un impact sur votre vie professionnelle et personnelle - c'est inspirant. Sinon, vous n'accepterez le changement que pendant une courte période, après quoi vous reviendrez à vos anciennes habitudes.

Pour éviter que cela ne se produise, répondez honnêtement aux questions suivantes.

• Serez-vous plus heureux ?
• Vous voulez travailler moins et passer plus de temps avec votre famille ? Si oui, que ferez-vous ?
• Est-il important pour vous de constituer une équipe efficace ? Que pourriez-vous réaliser avec elle ?
• Êtes-vous axé sur la carrière?
• Voulez-vous voyager plus?
• Vous voulez vous sentir plus libre ?
• Envisagez-vous de gagner plus d'argent?

2. Concentrez-vous sur vos points forts

Si nous prêtons plus d'attention à nos talents particuliers, nous devenons plus heureux et plus productifs. En même temps, notre énergie, notre confiance en nous et notre créativité grandissent.

Prenez un morceau de papier et notez tout ce que vous faites bien. Repensez au moment où vous vous êtes senti en confiance et avez obtenu des résultats dont vous étiez satisfait. Ignorez les faiblesses - concentrez-vous uniquement sur vos meilleures qualités et les forces de l'équipe, si vous ne travaillez pas seul.

N'oubliez pas que chaque personne a ses propres forces. Ils sont complétés par les capacités des autres, et ensemble, ils peuvent produire des résultats incroyablement puissants. Vous devez rechercher cette symbiose d'efficacité dans votre travail.

3. Déléguer des tâches

Selon le principe de Pareto, 80% du résultat est atteint grâce à seulement 20% des actions. Cependant, nous sommes souvent tellement occupés par la routine que nous ne pouvons pas nous occuper des choses les plus importantes, qui constituent ces 20%. Et ce sont précisément eux qui déterminent notre productivité.

Mettez en évidence vos tâches les plus importantes - à la fois personnelles et professionnelles. Refuser de faire le reste.

Si vous avez beaucoup de choses que vous ne faites pas très bien ou que vous ne voulez même pas faire, confiez-les à quelqu'un d'autre. Ce sera beaucoup plus efficace. Si vous ne pouvez pas terminer un projet, ne vous épuisez pas en essayant de tout faire vous-même - demandez simplement de l'aide.

Au lieu de perdre du temps et de l'énergie, déterminez qui vous sera utile dans quelle situation. Déléguez ou externalisez trois grosses tâches tous les trois mois. Cela vous permettra de gagner du temps et d'augmenter votre productivité.

4. Organisez votre travail

Créez votre vision pour une journée productive

Vous pouvez choisir votre stratégie: réagir simplement aux tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent ou planifier votre journée à l'intérieur comme à l'extérieur. Mais rayer systématiquement des éléments sur une liste de choses à faire n'est pas une question d'efficacité. Vous devez avoir une intention claire de passer la journée de manière productive et vous préparer à l'avance.

Alors au lieu de faire ce dont vous avez besoin, arrêtez-vous et décidez ce que vous voulez vraiment. Vos actions doivent être ciblées.

Définir trois tâches pour la journée

Beaucoup de gens tiennent un journal ou dressent régulièrement une liste de choses à faire. Cependant, la plupart des gens sont toujours confrontés au problème suivant. Une liste de choses à faire est simplement une liste de tâches que les gens prévoient de faire ou pensent devoir faire. Dans le même temps, il n'est pas clair sur lequel d'entre eux devrait être travaillé en premier lieu et pourquoi.

Pour améliorer la productivité, vous devez prioriser clairement. Choisissez et ne faites que trois choses clés par jour, et prenez le temps le plus important en premier.

Travaillez sur une tâche à la fois

Quoi qu'on en dise, il est impossible de travailler efficacement sur plusieurs choses à la fois. Passer d'une activité à une autre demande de l'énergie et diminue la productivité. Et ce que vous ne finissez jamais peut être stressant et conduire à des sentiments de culpabilité.

Par conséquent, sur les trois tâches principales de la journée, concentrez-vous sur une seule à tour de rôle.

Sprint

Travaillez pendant de courtes périodes pour rester productif et concentré.

Estimez combien de temps il faudra pour terminer la tâche. Par exemple, si cela prend 4 heures, vous pouvez utiliser la méthode 60–60–30. Vous travaillez pendant une heure, puis vous vous reposez quelques minutes. Puis encore une heure, puis faites une longue pause de 30 minutes. Et répétez jusqu'à ce que vous vous acquittez pleinement de la tâche.

N'oubliez pas les pauses

Pour que le schéma ci-dessus fonctionne, le repos ne doit pas être négligé.

Utilisez des applications dédiées ou réglez simplement une minuterie. Une montre ordinaire vaut mieux qu'un téléphone: ainsi rien ne vous distraira.

Pendant les pauses, sortez vous promener, prenez des collations saines ou faites quelque chose qui vous gardera en forme. Si vous sentez que vous êtes complètement épuisé et que vous ne pouvez pas récupérer, essayez de faire une petite sieste.

Vous remarquerez bientôt que votre concentration et votre productivité commencent à augmenter et que vous devenez vous-même plus actif.

5. Gérez votre énergie

Il est important de maintenir et de développer sa force physique et mentale. Vous serez alors concentré sur votre travail au quotidien et pourrez le faire efficacement.

Dormez suffisamment

Mieux vous dormez, plus vous travaillez productif. Si vous manquez de sommeil et que vous n'arrivez pas à vous lever le matin, essayez d'introduire des rituels du soir dans votre emploi du temps. Recherchez ceux qui vous conviennent personnellement.

Reposez-vous souvent

Le fondateur de Strategic Coach, Dan Sullivan, pense qu'il y a deux façons de regarder le monde: à travers le prisme du temps et de l'effort, ou à travers le prisme des résultats.

Pour tirer le meilleur parti du gaz au moindre coût, Sullivan suggère d'avoir des « jours de congé » réguliers. Il s'agit de 24 heures pendant lesquelles vous n'avez rien à faire en rapport avec le travail. Pendant cette pause, vous vous reposerez bien et vous ressourcerez. Et puis vous pouvez utiliser toute votre énergie et votre créativité pour obtenir les meilleurs résultats.

Au lieu de considérer votre week-end comme une récompense, traitez-le comme une condition préalable au succès.

Dan Sullivan

Avoir une Power Hour tous les matins

Consacrez-vous une heure et demie à vous-même: méditez, faites de l'exercice, lisez, prenez un petit-déjeuner sain, dressez une liste de remerciements et planifiez les trois tâches importantes que vous effectuerez aujourd'hui.

Ces rituels matinaux vous motivent et vous préparent pour une journée productive. Mélangez quelques tâches différentes jusqu'à ce que vous trouviez une combinaison qui vous convient.

Ne dis pas plus souvent

Oubliez simplement de travailler plus longtemps et plus dur. Arrêtez de dire "oui" à ces personnes, actions et choses qui gaspillent votre énergie et ne sont pas utiles.

Au lieu de cela, consacrez votre temps et votre énergie aux tâches qui produisent les meilleurs résultats et vous rendent plus heureux.

La différence entre les personnes qui réussissent et celles qui réussissent très bien est que ces dernières disent non à presque tout le monde.

Warren Buffett entrepreneur, investisseur

Arrêtez de viser l'excellence

Beaucoup de gens se préparent constamment à passer à l'action. Ils attendent le bon moment pour commencer - ce n'est qu'alors qu'ils peuvent faire quelque chose de parfait.

Un sentiment de perfectionnisme parle en nous. Mais le problème est que ce moment souhaité peut ne jamais arriver.

Allez-y et commencez à travailler, faites de votre mieux, et vous serez satisfait à la fin.

6. Mesurer et analyser

La clé d'un plan de productivité réussi est un progrès mesurable.

Des objectifs vagues et partagés ne nous font pas sentir bien dans le travail accompli. Lorsque nous voyons visuellement nos progrès ou atteignons des objectifs spécifiques, nous nous sentons beaucoup plus heureux et plus confiants.

Et le suivi de vos propres progrès garantit que vous ne vous mesurez pas aux réalisations des autres. Après tout, "la comparaison est un voleur de joie", comme le disait Theodore Roosevelt.

Fixez-vous des objectifs précis

Notez cinq changements personnels et professionnels que vous souhaitez réaliser au cours des trois prochains mois. Choisissez ce qui est le plus important pour vous et ce qui peut faire une grande différence dans votre vie.

Formulez des objectifs afin que les progrès puissent être suivis. Faites-le tous les mois ou même une semaine.

Évaluer l'efficacité

Votre stratégie de productivité affectera inévitablement vos tâches de travail. Par conséquent, avant de commencer un nouveau projet, établissez des critères personnels pour sa réussite. Ensuite, analysez le travail fini pour voir s'il répond à ces critères.

Notez ce qui s'est amélioré parce que vous êtes plus productif. Notez ce qu'il reste à faire.

7. Simplifier

La clé pour augmenter votre productivité est la simplicité. Et c'est mieux si c'est la simplicité autant que possible.

Nous sommes tous entourés de tant de complexités qu'il devient difficile de tout garder sous contrôle et de se concentrer sur le plus important. Cela s'applique à la fois à la vie personnelle et professionnelle.

Un emploi du temps incontrôlable, une boîte de réception encombrée, une énorme liste de choses à faire, un fouillis de pensées, un manque de temps, un tas de délais - peu importe. Cela provoque de la fatigue et un sentiment de cercle vicieux. En conséquence, vous ressentirez une fatigue et un stress constants.

Essayez donc de garder votre vie aussi simple que possible. Libérez-vous des activités improductives et voleuses d'énergie. Cela vous permettra de vous concentrer sur ce qui vous apportera les meilleurs résultats, joie et satisfaction.

Ces sept règles sont basiques, mais il n'est pas nécessaire d'essayer immédiatement de toutes les suivre. Essayez d'abord un ou deux et voyez comment cela affecte vos performances. L'essentiel est de commencer.