Comment arrêter de souffrir de l'approche des échéances

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Paradoxe: si vous craignez de ne pas pouvoir terminer le travail à temps, raccourcissez le délai.

Les délais sont l'une des causes les plus courantes de stress au travail, selon un sondage CareerCast.

Mais si vous arrêtez de prendre les délais de manière négative, vous économiserez beaucoup de nerfs. Voici quelques astuces efficaces pour vous aider à démarrer plus rapidement.

1. Fixez plusieurs dates au lieu d'une

Les économistes Dan Ariely et Klaus Wertenbroch ont mené des recherches pour essayer de découvrir comment les gens gèrent la planification de leurs tâches et évitent la procrastination. Les sujets ont été divisés en trois groupes, étant donné qu'ils travaillaient tous, divisés en trois tâches et définissaient des délais différents:

1. Le premier groupe a été chargé d'effectuer une tâche par semaine et de rendre compte des progrès tous les 7 jours.
2. Le deuxième groupe s'est vu accorder trois semaines pour toutes les affectations.
3. Le troisième groupe fixait les délais à sa propre discrétion.

En conséquence, le premier groupe, qui était obligé de faire un rapport hebdomadaire sur les affectations, a fait un bien meilleur travail - les gens ont fait moins d'erreurs et ont respecté les délais avec plus de précision.

La recherche montre que la meilleure façon de fixer les délais les plus réalistes et les moins stressants est de diviser les grands projets en tâches plus petites, avec un délai différent pour chacun.

Par exemple, la tâche de « soumettre un projet au client avant le 15 août » peut être assez stressante pour vous - cela semble trop intimidant. Mais les options "faire un croquis avant le 1er juillet", "faire une mise en page avant le 15 juillet", "créer un prototype avant le 31 juillet" semblent beaucoup plus simples et plus accessibles - vous avez des délais précis et des actions spécifiques à prendre.

De plus, une planification régulière des échéanciers vous permet de ressentir des progrès, ce qui vous motive davantage. Un exemple du règne animal: le psychologue Clark Hull a étudié comment les rats parcourent les labyrinthes à la recherche de nourriture. Il a découvert que les animaux qui avaient déjà trouvé une récompense faisaient plus d'efforts pour continuer la recherche. Hull a appelé ce comportement l'hypothèse du gradient de but.

Si vous observez visuellement la progression du travail, vous obtenez une incitation supplémentaire à ne pas relâcher vos efforts. En termes simples, au fur et à mesure que vous rayez de plus en plus d'éléments au fur et à mesure que vous descendez dans votre liste de tâches, cela vous motive à terminer le travail plus tôt. Il existe un grand nombre de gestionnaires de tâches qui vous permettent de suivre les progrès - choisissez-en un.

2. Trouvez votre niveau de stress idéal

Nous sommes habitués à penser que le stress est quelque chose de mauvais sans ambiguïté et, idéalement, devrait être évité de toutes les manières possibles. Mais ce n'est pas le cas. En petites quantités, le stress peut nous motiver.

La loi Yerkes-Dodson, formulée par les psychologues Robert Yerkes et John Dodson en 1908, stipule que plus une personne est stressée mentalement, plus elle travaille efficacement. Mais après avoir atteint un certain seuil de cet état, la productivité diminue et la personne abandonne.

Lorsque nous sommes stressés, l'adrénaline monte dans le corps, ce qui nous rend plus alerte, aiguise nos sens et nous donne de la force. Le stress est une sorte de dopage qui nous donne un regain d'énergie temporaire à la fois physique et mental.

Comment choisir son niveau de stress idéal ?

• Les projets complexes nécessitent un faible niveau de tension. Ils provoquent eux-mêmes de l'excitation, vous n'avez pas besoin de vous épuiser au-delà de cela.
• Les problèmes de difficulté moyenne nécessitent des niveaux de stress modérés.
• Un niveau élevé est idéal pour les tâches simples afin de vous motiver à bien faire les choses.

Fixez des délais courts pour des tâches simples, ne les remettez pas à plus tard. Se rapprocher de la date limite augmentera votre niveau de stress - cela vous stimulera.

3. Réduisez les délais à l'avance

Si vous avez du mal à respecter les délais mais que vous avez des problèmes de motivation, fixer des délais plus courts peut vous aider.

Dans une étude publiée dans la revue Consumer Research en 2018, des expérimentateurs ont demandé à plusieurs personnes de répondre à un sondage. Un groupe a reçu une semaine pour cela, le second - deux semaines.

Devinez quel groupe a rempli le sondage à temps ? Celui avec moins de temps.

Dans une autre expérience, les mêmes chercheurs ont donné le choix à un groupe d'étudiants: soit accomplir une tâche plus urgente et recevoir trois chocolats, soit faire un travail moins brûlant et recevoir cinq chocolats en récompense. Et la plupart des étudiants préféraient la première option, bien que la récompense y fût moindre.

Les chercheurs ont conclu qu'il existe un effet dit d'urgence: nous sommes intéressés à terminer les tâches rapidement, même si nous en tirons moins d'avantages. Les questions urgentes, comme l'écrivent les expérimentateurs, ont un grand attrait.

Assumer une tâche avec un long délai n'est pas facile, car nous pensons que de telles tâches sont plus difficiles car elles prennent plus de temps. Nous avons tendance à reporter les choses que nous considérons comme chronophages, mais fixer des délais plus courts nous motive à faire le travail le plus rapidement possible.

4. Partagez vos objectifs et vos progrès avec vos collègues

En 2015, l'American Talent Development Association (ATD) a mené une étude et a constaté que si vous signalez vos progrès au travail à une autre personne (patron, collègue ou simplement un ami), vos chances de terminer ce que vous avez commencé augmentent de 65%. Ils augmentent également de 95% si vous faites des rapports réguliers sur vos réalisations à l'équipe.

Ces résultats sont cohérents avec les recherches de Dan Ariely et Klaus Wertenbroch, que nous avons mentionnées plus tôt. Ils ont constaté que les employés auxquels des délais avaient été assignés par d'autres personnes effectuaient des tâches plus rapidement et plus efficacement que ceux qui planifiaient leur propre temps.

Laissez quelqu'un d'autre fixer les délais pour vous, et vous les suivez et faites rapport sur les progrès. Si vous n'avez pas de leader, trouvez-vous un partenaire qui vous contrôlera.

5. Faire du respect des délais un jeu

Dans sa conférence TED, le psychologue Mihai Csikszentmihalyi a décrit le flux comme le secret du bonheur. Le flux est un état où vous êtes tellement concentré et passionné par votre travail que vous ne remarquez même pas comment le temps passe vite.

Lorsque nous sommes dans un état de flux (c'est aussi appelé la période d'efficacité cognitive maximale), même notre activité cérébrale change. Dans le cortex préfrontal, la concentration d'hémoglobine oxygénée augmente et l'efficacité du cerveau augmente. Lorsque nous nous ennuyons, cela ne se produit pas et il nous est plus difficile de nous concentrer sur la tâche à accomplir.

Par conséquent, il vaut la peine d'appliquer le principe de gamification, en particulier aux cas qui vous semblent inintéressants. Les tâches ennuyeuses ne sont pas propices au respect des délais. En transformant votre travail en jeu, vous le rendrez plus amusant et augmenterez votre motivation pour tout finir à temps.

Il existe de nombreuses façons de gamifier des tâches ennuyeuses. Par exemple, vous pouvez rivaliser avec vos pairs pour éveiller l'esprit d'excitation. Ou installez une application spécialisée (par exemple, Habitica) qui vous donnera un succès pour chaque tâche accomplie.

Essayez toutes ces méthodes et l'échéance qui approche ne vous fera plus paniquer.