Kanban personnel : comment apprendre à faire le travail correctement à temps

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

L'essentiel de la méthode japonaise d'organisation du travail en questions et réponses.

Quel est ce mot incompréhensible - « kanban » ?

Personal Kanban est une carte interactive de votre emploi. L'une des options les plus courantes et les plus abordables est une planche adhésive qui vous aide à faire le travail correctement à temps.

Le mot "kanban" lui-même est traduit du japonais par "panneau d'affichage". Il nous vient de l'usine Toyota, où l'on appelle ainsi le système d'organisation de la production.

Comment un tableau collant peut-il vous aider à respecter les délais ?

Cela vous permet de voir l'essentiel: quelles sont vos priorités et ce que vous avez déjà réalisé. Il vous apprend aussi à ne pas vous disperser sur des activités secondaires et sans importance pour le moment et à ne pas assumer trop d'obligations.

Probablement tout cela est-il très difficile?

Non. Il n'y a que deux règles principales dans le système kanban:

1. Vous devez visualiser votre flux de travail. Cela vous aide à voir votre charge réelle et, si nécessaire, à la modifier.
2. Vous devez limiter le nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez activement. Souvent, pour illustrer cette règle, ils citent l'exemple d'un jongleur: plus il ramasse d'objets, plus il risque de casser quelque chose.

Visualiser, c'est poser un tableau avec des autocollants ?

Pas nécessaire. Vous pouvez utiliser n'importe quelle option qui vous convient: un tableau blanc, un réfrigérateur avec des aimants, un bloc-notes, des applications spéciales, etc. L'essentiel est que vous dessiniez au moins trois colonnes: To do, Doing, Done. Ils doivent être remplis d'autocollants ou d'inscriptions afin de voir à tout moment à quel point vous êtes occupé en ce moment.

Vous pouvez également ajouter une colonne En attente pour les tâches non urgentes. Ou toute autre colonne, par exemple "Repos" (avec les tâches "commander une pizza", "aller skier" et ainsi de suite).

Cela fonctionne simplement: vous déplacez des autocollants (ou des notes) d'une colonne à l'autre au fur et à mesure que vous effectuez des tâches.

Et qu'est-ce que ça va me donner ?

L'occasion d'avoir un retour d'expérience efficace. Lorsque vous déplacez l'autocollant dans la colonne « Terminé », votre cerveau obtient un bonbon: la tâche est terminée, vous pouvez vous reposer ou en commencer une nouvelle.

Au fil du temps, vous développerez l'habitude de commencer une nouvelle tâche seulement après la fin de la précédente. Cela signifie, idéalement, qu'il n'y aura pas de travail inachevé.

Comment puis-je déterminer le nombre de tâches que je peux effectuer ?

Empiriquement. Commencez à utiliser votre kanban personnel et, au fil du temps, vous découvrirez quelle est votre « bande passante ». Il peut changer en fonction de la complexité des tâches, de votre état et de votre humeur. Choisissez un minimum, puis élevez la barre.

Soit dit en passant, c'est une bonne protection contre le burn-out au travail. Vous apprendrez à gérer votre charge de travail sans compromettre votre carrière.

En quoi un kanban personnel est-il différent d'une liste de tâches classique ?

La visualisation, la possibilité de voir le résultat final (combien vous avez fait en une journée) permettent de faire une analyse, de déterminer quelles tâches vous inspirent, et lesquelles sont réalisées avec difficulté (il vaut mieux les réaliser en premier).

Une liste de tâches régulière n'est pas interactive, ne fournit pas de feedback, ne soulage pas le stress, car elle ne structure pas la journée de travail.

Quelles applications remplacent le panneau d'autocollants ?

Trello est une application gratuite qui est un excellent outil pour créer votre propre travail et gérer de petits projets. Il peut également être utilisé pour la formation, la visualisation d'une liste d'objectifs et de désirs, les réparations, la planification de voyages, la recherche, etc.

KanbanFlow ressemble à Trello, mais en fait, il correspond encore plus au concept classique de "kanban". L'application, en plus de créer des tableaux et des tâches, permet de suivre le temps passé sur leur exécution (la méthode Pomodoro est utilisée).

Kanbanote est un module complémentaire de l'application populaire Evernote qui visualise les listes de tâches.

Si je veux en savoir plus à ce sujet, que dois-je lire ?

L'une des publications les plus populaires est Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life de Jim Benson et Tonian De Maria Barry, qui fournit des connaissances de base sur le système.

Jim Benson tient également un blog où il répond aux questions et consulte.