3 conseils pour toujours terminer les réunions à l'heure

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Apprenez à tirer le meilleur parti de vos réunions en les raccourcissant de seulement 5 à 10 minutes.

S'il y a plusieurs rendez-vous pour la journée, une longue réunion peut perturber tous les plans. L'entrepreneur Patrick Ewers propose trois stratégies pour éviter cela.

1. Avant la réunion: raccourcir la durée de la réunion

Le plus souvent, les réunions durent une demi-heure ou une heure. Il est plus pratique d'entrer de tels intervalles de temps dans le calendrier. Mais à cause de cela, il s'avère qu'une réunion commence immédiatement après l'autre. En conséquence, il y a beaucoup d'inconvénients.

Remplacez les réunions d'une demi-heure par des réunions de 25 minutes et les réunions horaires par des réunions de 50 minutes. Vous aurez le temps de tout faire comme avant. Mais entre deux réunions qui se succèdent, il restera peu de temps pour la préparation, ou la résolution des problèmes urgents.

Afin de ne froisser aucun des participants, avertissez à l'avance des changements. Lors de la prise de rendez-vous, mentionnez simplement que vos réunions durent désormais 25 ou 50 minutes.

2. Pendant la réunion: rappeler au public le but de la réunion et résumer ensemble

Le premier compte rendu de la réunion est extrêmement important. Utilisez-les pour rappeler à tout le monde pourquoi vous êtes ici et combien de temps durera la réunion. Mentionnez que vous disposez d'environ 50 minutes pour discuter de tous les problèmes, et les cinq dernières seront consacrées à la synthèse. Personne ne sera alors surpris que vous ayez commencé à clôturer la réunion après 45 minutes. Très probablement, d'autres participants seront même reconnaissants, car vous économisez ainsi non seulement votre temps, mais aussi le leur.

Définissez un rappel ou, qui sonnera dans 45 minutes, et posez le téléphone sur la table pour que tout le monde se souvienne de l'heure et ne soit pas distrait. Lorsque l'alarme sonne, mettez fin à la réunion, où que vous soyez.

Si vous n'avez pas eu le temps de résoudre tous les problèmes, dans les cinq minutes restantes, planifiez une nouvelle réunion le lendemain. Et:

• répéter qui a pris l'engagement;
• énumérer brièvement les principaux résultats;
• se mettre d'accord sur les prochaines étapes;
• Partagez quelque chose de positif, comme ce que vous avez apprécié lors de cette réunion.

3. Après la réunion: revoir brièvement la réunion précédente et préparer la prochaine

Après une réunion de 50 minutes, vous devriez avoir 10 minutes de libre. Passez les cinq premiers à l'analyse des principaux points de la rencontre précédente, pour ne rien oublier. En outre, notez un projet de lettre à tous les participants pour leur rappeler leurs engagements. Cela augmentera la valeur du temps passé et, en plus, fournira quelque chose d'encore plus précieux - un sentiment d'achèvement.

Passez les cinq minutes suivantes à préparer la réunion à venir. Si vous connaissez déjà les membres, rappelez-vous:

• quelles questions doivent être discutées;
• quelles tâches précédentes devaient être accomplies;
• que savez-vous des participants: leurs intérêts professionnels et personnels.

Si vous ne connaissez pas la personne que vous allez rencontrer, recherchez des informations la concernant: précisez le nom et la fonction, consultez les profils sur les réseaux sociaux. Et pensez à quelle phrase vous allez commencer la conversation.