"GTD fonctionne même dans l'espace." Interview de Lifehacker avec le père de la productivité David Allen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

David Allen, auteur de How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que le magazine Time a nommé le meilleur livre d'affaires de la décennie, a expliqué à Lifehacker ce qu'est GTD et qui en a besoin, comment écrire un livre et ne pas se saouler, et comment des structures de tâches complexes peuvent vous faciliter la vie.

Il y a trente-quatre ans, David Allen s'est rendu compte que l'on pouvait donner des conseils aux gens et gagner beaucoup d'argent - il a ouvert sa propre société de conseil et a développé le système Getting Things Done, qui vous permet de naviguer entre les cas et de libérer du temps pour quoi vous appréciez vraiment. Depuis lors, ses clients ont inclus des astronautes sur l'ISS, des musiciens de rock et des PDG de grandes entreprises, et Forbes l'a inclus dans le top 5 des meilleurs coachs d'affaires aux États-Unis.

GTD est une technique assez simple pour augmenter votre propre efficacité, ce qui nécessite une discipline très sérieuse au stade initial. Selon GTD, pour réussir une chose, vous devez vous libérer de toutes les autres tâches et vous concentrer dessus. C'est-à-dire qu'au lieu d'occuper l'esprit à mémoriser toutes les affaires à venir, les tâches sont fixées conformément à un certain système.

David, parle-nous de ton public. Qui devrait suivre vos conseils et vivre le système GTD ?

- GTD est également pertinent pour tout le monde, mais ceux qui l'utilisent vraiment ne sont pas unis selon un principe social, d'âge ou géographique - ce sont des personnes avec un certain état d'esprit. Quiconque s'intéresse à GTD, après 18 mois, remarque à quel point leur vie s'améliore. En fait, le système peut fonctionner aussi efficacement pour les adolescents que pour les PDG de grandes entreprises, ou il peut être tout aussi inutile pour eux.

Utilisez-vous tout ce que vous recommandez ?

- Oui, sinon je ne peux pas faire face - tout va devenir incontrôlable pour moi. L'image d'un surfeur sur une planche, sur une grosse vague, me vient à l'esprit. Vous avez probablement remarqué qu'ils sont attachés à la planche avec une sangle spéciale. Pourquoi? Pour pouvoir revenir rapidement à la planche après une chute. Ce que GTD enseigne, c'est d'être sur la vague, d'être créatif et productif. Mais même les personnes les plus efficaces s'autorisent à devenir incontrôlables. Si vous ne tombez pas périodiquement de la planche, alors vous choisissez des vagues trop simples. GTD vous permet de réaliser que vous êtes sorti d'un état productif et d'y revenir rapidement.

Lorsque vous entreprenez une nouvelle entreprise, abonnez-vous à une tâche inhabituelle - vous pouvez facilement être lavé du tableau. Rien de mal à cela, mais avec une approche structurée, vous savez à quoi vous attaquer et comment sortir de l'eau.

De quels problèmes viennent-ils le plus souvent, de quoi se plaignent-ils ?

- La plupart du temps, les gens se tournent vers le stress, un état général d'anxiété dû à la congestion cérébrale. Trop peu de temps et trop à faire. Mais en fait, le problème n'est pas dans le temps, mais dans le fait que les gens veulent plus d'espace mental, veulent être plus créatifs et faire ce qui leur plaît.

Les cas les plus insolites ?

«Nous avons fait du coaching pour les astronautes lorsqu'ils étaient sur la station spatiale. Parmi eux se trouvait Catherine Coleman, l'une des premières femmes astronautes. Ce furent des séances intéressantes, car nous devions l'interrompre lorsqu'elle était de l'autre côté de la planète, puis reprendre la conversation lorsqu'elle reprenait contact.

De quoi êtes-vous le plus fier?

- La rédaction de mon premier livre, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, m'a demandé énormément de temps et d'efforts. Je suis pratiquement devenu alcoolique en écrivant un livre sur la façon de vivre sans stress. Mais ensuite, j'ai travaillé à temps plein et je ne pouvais pas me permettre un temps séparé pour préparer le livre. Plus important encore, je n'étais pas sûr de pouvoir transférer les connaissances accumulées pendant 25 ans de manière à ce que cela puisse vraiment aider les gens. Nous recevons encore régulièrement des lettres de lecteurs reconnaissants, mais il y a un problème: après avoir lu certaines personnes, elles se retrouvent submergées d'informations, car j'ai inclus dans le livre tout ce dont l'humanité pourrait avoir besoin au cas où je serais renversé par un bus.

Quelle est la différence entre GTD et les listes de tâches quotidiennes standard ? Nous écrivons presque tous de telles listes tous les jours, et il faut parfois plus de temps pour compiler une liste que pour la supprimer

- Souvent, les gens n'enregistrent que les choses les plus importantes, et des centaines de cas qui ne sont pas si importants ne sont pas du tout pris en compte. Les gens croient que si la question n'est pas importante, il est alors possible de ne pas l'écrire, mais de telles petites tâches, faisant défiler la tête, utilisent une partie importante des ressources du cerveau.

Pour être libre et pouvoir se concentrer sur les problèmes les plus importants, vous devez vous débarrasser de tout ce qui n'est pas si important.

Oui, mais les choses peuvent être si insignifiantes qu'il faut plus de temps pour les écrire que pour les faire

- Mais, si vous ne les faites pas tout de suite, ils vous dérangeront, et vous y reviendrez à plusieurs reprises. Combien de fois voulez-vous vous rappeler d'acheter de la nourriture pour votre chat ? Ou que tu dois appeler ta sœur ? Chaque fois que vous proposez une tâche, même la plus petite, vous devez sortir un cahier et l'écrire, à moins que vous ne prévoyiez de terminer cette tâche maintenant.

Combien de ces catégories de liste avez-vous ?

- Pour être honnête, je ne me souviens pas - voyons voir. Il y en a environ 20 au total, mais il y a environ huit rappels directs pour l'action.

J'ai une catégorie "Projets", "Conversations" - les tâches sont stockées ici, selon lesquelles la prochaine étape serait de discuter d'un sujet avec quelqu'un d'autre.

Ensuite, il y a les « Appels », suivis de « Choses que je dois faire sur mon ordinateur » et, notez, ceux qui ne nécessitent pas Internet. J'ai beaucoup de vols, et tous les avions n'ont pas le Wi-Fi et, par conséquent, c'est la seule liste avec laquelle je peux travailler.

La catégorie suivante est « Travailler sur un ordinateur connecté ». Eh bien, tout est clair. J'ai aussi une liste de "Ecrire des textes", c'est aussi du travail sur ordinateur, mais cela nécessite un état complètement différent, dans une certaine humeur et un certain contexte.

"Chiffre d'affaires" - des questions qui peuvent être résolues en déplacement. "Home" - les actions que je dois faire à la maison.

J'ai aussi une telle liste, je l'ai appelée "Surf". Ce sont toutes sortes de vidéos amusantes ou éducatives, par exemple, des chats jouant du piano, en général, des vidéos qui m'ont été envoyées ou que je suis tombées sur. Je ne regarde presque jamais là-bas, mais, en principe, quand j'ai la connexion, le temps et l'envie, je peux y retourner.

Et voici une liste de "Questions sur lesquelles j'attends des informations ou des actions d'autres personnes". Et bien sûr, le calendrier est le principal squelette ou paysage de ma vie. Imaginez mettre toutes ces choses sur une seule liste - il y aura une véritable confusion. Par conséquent, j'ai créé une structure plus complexe pour la simplifier. Si aujourd'hui je n'ai que quelques minutes de libre, j'oublierai probablement les textes créatifs que j'ai besoin d'écrire. Si je ne suis pas à la maison, il ne sert à rien de regarder la liste Accueil. J'ai tout trié pour ne rien oublier et ne pas gaspiller mon espace mental en mémorisation, tout en pouvant me tourner rapidement vers des tâches pour lesquelles j'ai le temps.

Préférez-vous les supports papier ou les applications électroniques ? Quels conseils pouvez-vous donner ?

- Pour ne rien oublier, j'emporte toujours avec moi un petit carnet, où j'enregistre tout. Après cela, j'entre toutes les tâches dans l'ordinateur. En général, n'importe quel gestionnaire de tâches fera l'affaire. Les gens essaient d'utiliser leur tête comme un bureau, et tous les hacks de la vie sont essentiellement des versions du cerveau externe. Comment puis-je faire des rappels adaptés afin de voir ce que je dois faire au moment où je dois le faire.

C'est à vous de décider si ce mode de vie vous convient, et GTD n'est en fait pas un système de techniques, mais un mode de vie dans lequel, d'une part, tout est clairement réglementé, et d'autre part, il y a une possibilité de allez-y tête baissée, ce que vous aimez vraiment, et ne vous occupez pas de ce que le papier peut stocker.

Vous pouvez en savoir plus sur GTD dans la dernière édition de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, qui sortira en Russie en septembre 2015.