Comment planifier les choses avec la méthode ALPEN et suivre tout

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Qu'est-ce que la méthode ALPEN
Comment planifier des cas avec la méthode ALPEN

Comment planifier les choses avec la méthode ALPEN et suivre tout

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Gestion du temps avec une précision allemande.

Qu'est-ce que la méthode ALPEN

C'est une autre façon de planifier les choses afin que vous ayez la garantie d'avoir du temps pour tout et en même temps de ne pas devenir fou avec la charge. Il a été inventé par le professeur d'économie allemand et expert en gestion du temps Lothar Seivert.

L'auteur de la méthode l'a divisée en cinq composantes. Les premières lettres des noms des marches ont fini par former le mot allemand ALPEN (en russe « Alpes »):

UNE - faire une liste de tâches (UNEufgaben);

L - une estimation du temps nécessaire (L änge schätzen);

P - planifier le temps tampon (Pufferzeiten einplanen);

E - priorisation des tâches (Entscheidungen treffen);

N - résumer (Nachkontrolle).

L'essence de la méthode est de comprendre quelles tâches valent vraiment la peine de prendre du temps et lesquelles peuvent être laissées pour plus tard. De plus, soyez réaliste quant au temps que vous aurez à passer et rappelez-vous que travailler sans interruption est la voie vers l'épuisement professionnel.

En substance, la méthode ALPEN est une combinaison d'ordonnancement par blocs avec la matrice d'Eisenhower de la gestion du temps classique.

Comment planifier des cas avec la méthode ALPEN

Fais une liste

Notez tout - toutes les choses que vous aimeriez faire aujourd'hui. Il suffit de l'écrire: dans un cahier papier, un carnet ou un agenda sur votre téléphone.

La tentation de faire une liste mentale est, bien sûr, grande, mais les ressources de la mémoire "de travail" humaine ne sont pas illimitées. Selon certains rapports, il peut stocker simultanément jusqu'à quatre tâches ou objets.

Ne perdez pas de temps à prioriser les choses en premier - écrivez simplement ce qui vous vient à l'esprit. La liste est sûre de s'avérer terriblement impressionnante. C'est bon, il devrait en être ainsi.

Estimer combien de temps cela prend

Quiconque a essayé de planifier les choses au moins une fois a presque certainement marché sur le râteau préféré des nouveaux venus dans la gestion du temps: il a fait une liste de 15 tâches, mais à la fin il n'en a même pas fait la moitié, car il s'avère, physiquement ne rentrent pas dans une journée de travail. En conséquence, je me suis énervé et j'ai abandonné toutes ces nouvelles techniques de gestion du temps.

Pour éviter que cela ne se produise, vous devez comprendre les coûts en temps. Pensez au nombre de minutes ou d'heures que prendra chaque tâche de votre liste. Soyez aussi réaliste que possible. Tirez parti de l'expérience passée et n'oubliez pas vos traits de personnalité si, par exemple, vous vous fatiguez rapidement ou tergiversez. Il faut se rappeler que toutes ces questions sont pour vous, pas pour un surhomme imaginaire.

Lorsque vous avez terminé de calculer, notez le temps estimé à côté de chaque élément.

Planifiez vos temps de tampon

Une autre erreur courante est de planifier les choses une par une. Une telle stratégie, premièrement, ne tient pas compte du fait qu'une personne a besoin de faire des pauses, et deuxièmement, elle conduit au fait que tous les plans risquent de s'effondrer en raison d'un petit retard ou d'un cas de force majeure.

La réunion a duré un peu plus longtemps que l'heure prévue, l'entrepreneur a donné la commande un peu plus tard, certains collègues étaient en retard, vous vous êtes retrouvé coincé dans un embouteillage, l'enfant s'habillait longtemps à la maternelle - et c'est tout, les choses suivantes doivent être reportées, voire annulées et redessinées toute la journée. C'est généralement très en colère et frustrant.

Par conséquent, après chaque tâche, il est important d'inclure dans le plan ce que l'on appelle le temps tampon, c'est-à-dire celui que vous ne vous occupez de rien.

Si quelque chose ne va pas, ces emplacements vides vous aideront à faire face au reste de l'entreprise. Et si aucun cas de force majeure ne se produit, vous utilisez le temps tampon pour faire une pause: boire un café, faire une promenade, lire un livre ou simplement rester assis en silence. Enfin, vous pouvez consacrer ce temps à des tâches supplémentaires ou à des projets personnels.

Vous devez déterminer vous-même la taille des blocs tampons. Idéalement, selon la méthode ALPEN, ils devraient représenter jusqu'à 40 % du temps de travail.

Prioriser les tâches

À ce stade, il devient généralement clair que, compte tenu du temps requis et des blocs tampons, la liste de tâches que la personne a d'abord compilée est physiquement impossible à surmonter en une journée. Par conséquent, vous devez établir des priorités et choisir les tâches à conserver et celles à annuler ou à reprogrammer.

Pour cela, un outil classique convient - la matrice d'Eisenhower. Selon elle, toutes les tâches de la liste sont conditionnellement divisées en quatre catégories:

Important et urgent. Ils doivent être traités en premier.
Important mais pas urgent. Vous pouvez prendre un peu de temps pour cela après avoir traité avec le premier groupe.
Urgent mais sans importance … Il vaut mieux les déléguer ou les faire à la troisième place après les importantes, pour ne pas les consacrer toute la journée et ne pas tomber dans le piège de l'urgence.
Pas urgent et sans importance … Ceux-ci doivent être supprimés, transmis à quelqu'un ou mis en veilleuse.

Ainsi, votre liste sera considérablement réduite et deviendra beaucoup plus proche de la réalité.

Résumer

À la fin de la journée, ouvrez votre agenda et posez-vous quelques questions:

Qu'avez-vous réussi à faire et qu'est-ce qui n'a pas réussi ?
Avez-vous eu assez de temps pour toutes les tâches planifiées ?
Ai-je correctement estimé le temps nécessaire ou devrais-je en mettre plus la prochaine fois ?
Y avait-il suffisamment de temps tampon dans mon plan pour compenser le cas de force majeure et avoir le temps de se reposer ?
Ai-je le temps de traiter à la fois les questions importantes et urgentes afin de ne pas perturber les délais, mais en même temps de ne pas m'enliser dans une routine ?
Que pouvez-vous faire pour rendre le plan plus confortable pour moi la prochaine fois ?

Lorsque vous y répondez, reprogrammez les tâches que vous n'avez pas abordées au lendemain. Et élaborez un nouveau plan en gardant à l'esprit la « correction des erreurs ».