Comment mettre les choses en ordre et suivre tout : un guide complet du système GTD

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

De la théorie au modèle pour aider à planifier n'importe quel projet.

Pourquoi GTD est-il bon ?

Le problème avec les services de productivité, c'est que chacun se positionne comme un lieu où il peut résoudre tous les problèmes, stocker des informations, communiquer. La plupart des services vous demandent de prioriser et d'agir en conséquence.

Mais peu peuvent se concentrer sur l'exécution de tâches importantes et ne pas prêter attention à toutes sortes de petites choses: tâches urgentes, demandes de collègues, d'amis ou de connaissances. Quand il y a beaucoup de tâches, il est difficile de les gérer. Par conséquent, en pratique, vous devez utiliser plusieurs services pour gérer les affaires. Quand il y a beaucoup de choses à faire, nous commençons à nous perdre dans ces services et listes et finissons par arrêter de les utiliser.

La méthodologie Getting Things Done (GTD) fournit un modèle universel pour la construction d'un système unique dans lequel vous pouvez résoudre n'importe quel problème. Vous pourrez vous détendre et ne pas vous inquiéter, car vous serez sûr de ne rien oublier. Au bon moment, le système vous demandera ce qui doit être fait et sur quoi se concentrer.

Alors pourquoi tant de personnes travaillent-elles de manière improductive ?

Les gens commencent à travailler de manière improductive lorsqu'il y a beaucoup de projets, de cas et de tâches. Il leur est difficile de garder tout cela en tête, et encore moins de prioriser. Par conséquent, soit rien n'est fait du tout, soit ce qui est le plus facile est fait, et les questions importantes sont remises à plus tard. Un autre problème apparaît: quand des tâches urgentes devaient être résolues hier.

De plus, la personne commence à se fatiguer plus rapidement, devient irritable. Il court constamment comme un écureuil dans la roue de la routine, et des projets vraiment importants, monétaires et stratégiques sont laissés de côté.

Le système Getting Things Done, décrit par David Allen dans un livre publié en 2001 et devenu un best-seller mondial, aidera à faire face à cette situation.

Parlez-moi des concepts de base de GTD que vous devez connaître

Routine - ce sont ces actions, pensées et préoccupations qui dérangent, détournent et gaspillent de l'énergie. Tant que la routine n'est pas traduite en tâches, elle ne peut pas être contrôlée. Réfléchir aux mêmes problèmes plusieurs fois est une utilisation inefficace de l'énergie créatrice qui crée de la frustration et du stress.

Le but de GTD est de libérer votre tête de la routine et d'éliminer le stress interne.

Mémoire opératoire humaine- la zone du cerveau où se situe la mémoire à court terme. C'est là que nous mettons généralement les affaires inachevées en cours, les promesses faites à d'autres personnes et d'autres pensées qui nous dérangent. Malheureusement, il y a une limite à la quantité de routine que vous pouvez stocker pour que votre cerveau fonctionne correctement. Si votre RAM est pleine, vous vous laissez distraire par de petites tâches et oubliez vos objectifs, ce qui entraîne du stress.

Outils de collecte d'informations- où vont les informations et où vous enregistrez ce qui doit être fait. Par exemple:

• les organisateurs;
• des cahiers;
• E-mail;
• calendrier;
• enregistreur vocal.

Panier "Boîte de réception"- un référentiel unique pour la routine que vous transformez en tâches et en tâches. L'une des règles les plus importantes pour travailler avec votre boîte de réception est de la nettoyer régulièrement.

Actions simples - des actions en une étape qui prennent moins de deux minutes. En pratique, il est plus pratique de réserver cinq minutes pour de telles questions.

Projet - une tâche qui nécessite plus d'une étape à compléter. Il est nécessaire de laisser un rappel sur le projet et de décrire les premières étapes de sa mise en œuvre. En conséquence, le projet se transforme en une action simple qui peut être complétée dans les cinq prochaines minutes et obtenir le résultat final.

Le projet doit avoir un lien vers une fiche ou un fichier, qui décrit les détails: responsable, délais, catégorie (par exemple, « Marketing », « Légal », « Développement »), des liens vers des fiches plus petites avec des tâches. Cette structure est pratique à organiser dans Trello.

Liste de contexte - une liste de tâches qu'il est pratique d'effectuer sous certaines conditions. Par exemple, dans la liste contextuelle "Achats", il y aura une liste de choses et de produits qui doivent être achetés dans le magasin. La liste d'appels peut contenir une liste d'appels à passer lorsque vous êtes libre.

Il est pratique de créer des listes contextuelles individuelles pour les personnes avec lesquelles vous travaillez et communiquez. Lorsque vous rencontrez une personne spécifique, vous pouvez rapidement ouvrir la liste et résoudre les problèmes nécessaires.

Comment utiliser le calendrier ?

Les éléments suivants doivent être inscrits dans le calendrier:

• actions qui doivent être effectuées à un certain moment (réunions, réunions d'affaires, séminaires);
• actions qui doivent être réalisées à une date précise (finir le projet à une date précise, participer à la conférence);
• des informations sur des dates précises (anniversaires, anniversaires, jours fériés).

J'utilise Google Agenda pour garder une trace de toutes ces choses. Ce service est pratique car:

• accessible à la fois depuis le téléphone et depuis l'ordinateur;
• plusieurs calendriers peuvent être affichés sur un même écran à la fois;
• il y a des rappels sur le smartphone.

Si vous avez ajouté quelque chose au calendrier, vous pouvez le faire ou le reporter à une autre date. Il n'est pas nécessaire d'encombrer le calendrier avec une liste de tâches qui est régulièrement reprogrammée d'un jour à l'autre. Il existe des solutions distinctes pour de telles listes.

Si vous devez régulièrement appeler des clients, des fournisseurs ou des sous-traitants à une certaine heure, il est préférable d'utiliser un système CRM pour cela.

Quelles listes créer ?

Listes d'actions prioritaires

Rédiger un rapport hebdomadaire, consulter le site Internet d'un concurrent, vider la boîte de réception de votre boîte aux lettres, rédiger un mandat technique pour les concepteurs, toutes ces actions prennent plus de deux minutes, mais elles ne peuvent être déléguées à personne. Nous mettons ces choses sur les listes d'actions prioritaires et les réalisons dans la journée.

Règles pour travailler avec de telles listes:

• Il ne devrait pas y avoir beaucoup de listes, deux ou trois suffisent. Par exemple, Personnel, Travail, Famille. Si vous avez une tâche de la liste pour un jour spécifique, définissez un rappel sur votre calendrier.
• Il est pratique de marquer les tâches dans cette liste par contexte: « Sur la route », « À l'ordinateur », « Lire », « Acheter », « Promesses ». Les tâches peuvent avoir une ou plusieurs étiquettes. Par exemple, la tâche « Promenez le chien » ferait référence au projet « Personnel » et à l'étiquette « Promesses ».
• Avant d'ajouter une tâche à la liste, déterminez si vous devez la faire. Si la réponse est oui, décidez si vous devez personnellement compléter le cas. Après tout, vous pouvez envoyer un message vocal à un subordonné et lui déléguer. Les tâches que vous avez attribuées seront étiquetées « Attribuées ». Il contiendra des cas de la liste de travail et de la liste personnelle.
• Consultez régulièrement les listes. Faites-le lorsque vous avez une minute libre. Déplacez vers le haut les tâches qui doivent être effectuées en premier.
• Nettoyez vos listes de tâches au moins une fois par mois.

Liste "Un jour"

Cette liste comprendra des éléments qui ne nécessitent pas d'action active. Ça peut être:

• livres, disques, formations vidéo que vous souhaitez acheter;
• compétences utiles que vous souhaitez maîtriser;
• les endroits que vous souhaitez visiter;
• choses que vous voulez acheter.

Vous devez consulter périodiquement cette liste, prendre des notes et les transformer en objectifs sur lesquels le travail sera effectué.

Comment stockez-vous les informations de référence qui seront utiles à l'avenir ?

Ces informations ne nécessitent aucune action. Les principaux critères pour le référentiel de ces informations:

• Recherche pratique par titres, tags, brèves descriptions.
• Facilité de placement des informations dans le référentiel.
• Structure intuitive de stockage d'informations. Lorsque de nouvelles données arrivent, vous devez rapidement choisir la catégorie et la sous-catégorie où les placer.
• Disponibilité du stockage depuis n'importe quel appareil.

Y a-t-il des rituels GTD obligatoires ?

Oui, il y en a plusieurs.

Collecte de toutes les informations dans le panier "Inbox"

Il existe de nombreux outils pour collecter des informations. Mais tout cela devrait se concentrer en un seul endroit, avec lequel vous continuerez à travailler.

Vider la corbeille de la boîte de réception

Une à deux fois par semaine, vous devrez revoir la liste de la boîte de réception et trier les cumuls par dossiers ou raccourcis. Ce rituel doit devenir une habitude, qui se forme à partir d'un algorithme compréhensible d'actions et de leur répétition systématique.

Vous devriez avoir un plan simple, étape par étape, pour nettoyer votre système de tâches chaque semaine. Créez un calendrier dans lequel vous noterez les jours où les cas ont été traités. Attribuez-vous un prix si, par exemple, dans 30 jours au moins 20, vous videz votre boîte de réception et rayez des jours sur votre calendrier.

Révision de la liste des actions prioritaires et de la liste "Un jour", priorisation

Lors de la révision des listes, il est important de hiérarchiser correctement les priorités et d'être réaliste quant à vos points forts. Cela est nécessaire pour ne pas vous surcharger de tâches écrasantes et ne pas souffrir de la prise de conscience de votre inefficacité.

Détruire les paniers inutiles

Souvent, lors de la communication avec des collègues et des partenaires, de nouvelles boîtes aux lettres, documents et listes apparaissent.

Votre tâche consiste à tout automatiser autant que possible afin que les données circulent dans le dossier Boîte de réception.

Il peut s'agir d'une boîte aux lettres ou d'un agenda électronique. Pour l'automatisation et la redirection des informations, les services IFTTT et Zapier conviennent. Il devrait y avoir moins de paniers pour la collecte d'informations.

Comment travailler avec le panier Inbox et trier les cas accumulés ?

Tout d'abord, extrayez la tâche, le cas ou les informations de votre boîte de réception et répondez à la question « Qu'est-ce que c'est ? As-tu vraiment besoin de faire quelque chose ?"

Si vous n'avez rien à faire, vous avez deux options. Si ce sont des déchets qui ne sont plus utiles, vous les jetez. Si c'est une information utile, mettez-la dans l'archive. Il doit être structuré par catégorie et par tag, il est donc facile de trouver ce que vous cherchez.

Si vous avez besoin de faire quelque chose avec les informations, il y a trois options:

1. Remplissez le requis. Si l'action est importante et ne prendra pas plus de 2 à 5 minutes.

2. Déléguer à quelqu'un. Si l'action prend plus de deux minutes, demandez-vous si vous pouvez la déléguer à quelqu'un.

Lorsque vous déléguez à quelqu'un, ce qui suit doit être écrit:

• résultat final;
• plan de travail (chemin vers le but);
• la date limite pour l'achèvement de la tâche;
• la date du contrôle et le résultat qui doit être prêt pour celui-ci (intermédiaire ou définitif).

3. Ajourner pour l'avenir. Ce faisant, indiquez:

• résultat désiré;
• la prochaine action la plus proche à prendre. N'oubliez pas: il est impossible de mener à bien le projet dans son ensemble, vous ne pouvez prendre que des mesures simples et spécifiques qui vous rapprocheront du résultat final;
• date limite. S'il n'y a pas de délai précis, ajoutez l'action à la liste « Un jour ».

Vous pouvez vous envoyer des messages pour les recevoir le jour prévu. Pour cela, à la fois le "Google Calendar" avec un rappel au bon jour, et l'application de messagerie Boomerang, qui vous enverra un e-mail à une certaine heure, conviennent.

Comment planifier votre travail ?

Tout travail peut être divisé en trois étapes:

1. Mise en œuvre du prévu à l'avance. Il peut s'agir à la fois de choses importantes sur le plan stratégique qui vous rapprochent de votre objectif ou d'une routine qui doit simplement être effectuée.
2. Effectuer le travail tel qu'il apparaît de manière inattendue. C'est à ce moment que les tâches des collègues, des managers, des lettres des clients arrivent au cours de la journée.
3. Planification des travaux ultérieurs: établissement et révision des listes, définition des priorités. Ce point ne devrait pas vous prendre trop de temps pour planifier pour le plaisir de planifier.

La pratique de la planification des cas et des tâches (livre mémo) est décrite dans le livre de David Allen.

David Allen Consultant en performance personnelle et gestion du temps, auteur de la méthodologie de productivité GTD

Pour un livre commémoratif, il vous faut 43 chemises: 31 numérotées de 1 à 31, 12 autres avec le nom des mois. Les dossiers quotidiens sont mis en avant à partir de demain. Derrière le dossier avec le numéro 31 se trouve le dossier du mois suivant, et derrière lui se trouvent les dossiers avec le reste des mois.

Le contenu du dossier pour le lendemain est quotidiennement transféré dans la corbeille, puis le dossier est placé derrière le dernier des dossiers quotidiens (comme s'il était reporté au mois suivant). Lorsque vous libérez le dossier 31 pour le mois en cours, il y aura un dossier avec le nom du nouveau mois derrière, suivi de dossiers avec les jours du nouveau mois. De même, le dossier avec le mois en cours lorsqu'il s'est écoulé est transféré à l'année suivante.

Dans un dossier spécifique, vous devez stocker des documents qui nécessitent des actions spécifiques (un formulaire à remplir, une lettre à envoyer).

Pour que le système fonctionne, il doit être mis à jour quotidiennement. Si vous oubliez de mettre à jour le dossier de demain, vous ne pouvez pas faire confiance au système. Des informations importantes seront manquées, qui devront être traitées par d'autres moyens.

Si vous partez pour plusieurs jours, alors avant de partir, vous devez vérifier les dossiers pour les jours pendant lesquels vous serez absent.

Comment l'organiser dans la pratique, en tenant compte des systèmes de planification modernes:

1. Au lieu d'un livre mémorable, utilisez un organisateur avec des listes de tâches pour chaque jour et saisissez-y les tâches de la journée en cours. Les réunions et les affaires liées au temps doivent être enregistrées en premier et des rappels doivent être définis afin que le système les avertisse à l'avance.
2. Créez un fichier avec une liste de tâches pendant un mois. Ceci est une liste de ce que vous voulez faire pendant cette période. Vous y ajoutez des cas pendant tout le mois. La révision des tâches doit avoir lieu une fois par semaine. Lorsque vous planifiez vos tâches les plus importantes, répartissez la semaine par semaine afin de comprendre vos priorités. Vous les exécuterez en premier lieu, sinon tout le temps ira à des questions petites et urgentes.
3. Créez un dossier avec des plans pour l'année. Il doit être revu une fois par mois. Les cas de ce fichier sont transférés vers des plans mensuels.
4. Faites des plans pour l'année en fonction d'objectifs à long terme pour 3 à 5 ans. Il vaut mieux prescrire ces choses soit en fin d'année, soit pendant les vacances, quand la tête n'est pas chargée des tâches quotidiennes.

Ces quatre points sont ce que David Allen appelle le système de planification naturelle. Ce système vous permet d'avancer vers des objectifs qui vous tiennent à cœur et de ne pas perdre de temps en routine.

Existe-t-il un plan unique qui peut être utilisé pour planifier n'importe quel projet ?

Oh, bien sûr. David Allen l'appelle le modèle de planification naturelle. Il se compose de plusieurs étapes.

Étape 1. Objectif et image du résultat idéal

Définissez un objectif ou un résultat final idéal, imaginez que vous l'avez atteint.

Décrivez-le avec tous les critères de réussite (argent, personnes, reconnaissance). Plus vous décrivez le résultat final en détail, plus la motivation sera forte, surtout aux moments où vous devez effectuer des actions spécifiques, mais vous n'avez pas le temps pour cela.

Étape 2. Principes

Décrivez les principes que vous suivrez pour atteindre votre objectif. Par exemple: « Je donnerai aux gens une pleine liberté d'action s'ils… (respecter le budget, terminer le projet avant une date limite précise). » Posez-vous la question: « Quelles actions peuvent interférer avec mes activités ? Comment puis-je les empêcher ?"

Les principes sont clairs et fournissent une ligne directrice fiable pour la gestion des activités.

Étape 3. Remue-méninges

Faites un remue-méninges tout en notant toutes les différentes idées qui vous viennent à l'esprit.

Principes clés du brainstorming:

• ne juge pas;
• ne contestez pas;
• ne pas évaluer;
• ne critiquez pas;
• pensez à la quantité, pas à la qualité;
• analyse et organisation en marge.

Étape 4. Plan de projet sous forme de liste

Organisez les résultats de votre brainstorming dans une liste de tâches. Commencez à planifier à la fin et revenez en arrière. Cela vous permettra de planifier et d'identifier facilement la première étape vers votre objectif. Un exemple de planification de la fin:

Objectif (résultat idéal): Je peux parler espagnol et comprendre les gens.

Pourquoi est-ce: Je veux communiquer sans la participation de traducteurs lors de négociations commerciales avec des partenaires espagnols et communiquer librement avec les autres pendant mes vacances en Espagne.

Étapes vers l'objectif:

• Une étape avant d'atteindre l'objectif: j'ai trouvé un locuteur natif espagnol et je lui parle deux fois par semaine.
• Une étape avant: j'ai réussi l'examen de compétence linguistique B1.
• Une étape avant: j'ai réussi le test de compétence A1.
• Une étape avant cela: j'ai pris des cours d'espagnol huit fois par mois et j'ai terminé tous mes devoirs.
• Une étape avant cela: je me suis inscrit à un cours d'espagnol et j'ai payé un mois d'études.
• Une étape avant: j'ai collecté des informations sur les cours d'espagnol et fait un tableau comparatif.
• Première étape: j'ai prévu un moment sur le calendrier où je collecte des informations sur les cours d'espagnol.

Lorsqu'une équipe travaille sur une tâche et doit organiser l'ensemble du plan en un seul endroit, il est pratique d'utiliser un diagramme de Gantt. La première colonne contient les étapes sur le chemin du but, la deuxième colonne est celle des responsables. De plus, il y aura des colonnes avec une période de temps. Les cellules contiendront le statut d'une étape spécifique, par exemple, "Planifié", "En cours", "Terminé", "Reporté".

GTD et le système de planification naturelle peuvent sembler intimidants. Mais lorsque vous le personnalisez vous-même et commencez à l'utiliser régulièrement, vous sentirez que tout est beaucoup plus facile qu'il n'y paraissait à première vue.