OmniFocus 2 : découvrez la puissance de GTD sur OS X

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Pour ma longue pratique de l'auto-organisation, GTD est devenu le meilleur système, bien qu'il ne soit pas idéal, et OmniFocus 2 est le meilleur organisateur pour GTD pour Mac.

La puissance de GTD réside dans le système de collecte, de tri, de visualisation, de contrôle et de prise de décision. Une application GTD, au minimum, devrait prendre en charge tous ces processus. Idéalement, tous ces processus devraient, grâce à l'application, être simples et rapides. Jetons un coup d'œil à la validité de la prétention d'OmniFocus 2 à être la meilleure application GTD.

Collecte ("Boîte de réception")

OmniFocus 2 a tout ce dont vous avez besoin pour ajouter rapidement des tâches à votre boîte de réception. Vous pouvez afficher la fenêtre de création d'une tâche à l'aide de raccourcis clavier personnalisés:

Comme vous pouvez le voir, dans la fenêtre, vous pouvez saisir toutes les données sur la tâche (note, projet, contexte, heure de début et date d'échéance), ou vous pouvez rapidement saisir le nom et envoyer la tâche à la corbeille.

Vous pouvez créer une tâche dans le dossier Boîte de réception en envoyant un e-mail à une adresse e-mail spéciale. La ligne d'objet deviendra le titre de la tâche et le contenu sera placé dans les notes. Sur mes appareils iOS, j'ai tapé l'e-mail OmniFocus dans l'application et créé des tâches en deux clics de cette façon.

Et une autre façon - via le menu contextuel "Services":

Et pour ne pas avoir à ouvrir le menu contextuel à chaque fois que vous sélectionnez du texte, descendez jusqu'à l'élément "Services" et trouvez l'option pour envoyer la sélection à OmniFocus là-bas, configurez un raccourci clavier. Cela se fait dans l'onglet "Raccourcis clavier" des paramètres du clavier:

Avec cette configuration, l'utilisation du raccourci enverra chaque texte sélectionné à la boîte de réception OmniFocus 2.

Tri ("Projets")

Pour les possibilités et la commodité du tri, vous pouvez créer des dossiers et trois types de projets: avec des cas séquentiels, parallèles et séparés. Dans le cas de tâches séquentielles, une seule tâche sera toujours active dans le projet, après quoi la suivante deviendra active. Par conséquent, si vous sélectionnez le filtre Disponible, seules les premières tâches des projets séquentiels seront affichées.

Pourquoi des projets sont nécessaires, je pense, il n'y a pas besoin d'expliquer, et les dossiers peuvent être adaptés aux domaines de responsabilité: activité professionnelle, santé, relations, développement, spiritualité, finance, etc.

Afficher ("Vérifier")

La revue est la revue périodique des projets et des tâches afin de garder le doigt sur le pouls et de ne rien manquer. Nous définissons une fréquence de visualisation pour chaque projet, et avec cette fréquence, il apparaît dans l'onglet Checkout.

Cela ressemble à ceci: nous ouvrons l'onglet "Vérifier" et regardons les tâches du projet NNN. Une tâche a été marquée d'un drapeau, une autre a reçu une date limite et le début de la troisième a été reporté. Après toutes les manipulations nécessaires, nous marquons le projet comme coché et l'oublions jusqu'au prochain coup sur l'onglet "Vérifier".

Cela permet de ne rien manquer d'important et nous évite une revue quotidienne des projets, qui suffit à vérifier une fois par semaine voire un mois.

Contrôle ("Prévision")

L'onglet "Prévisions" a une tâche similaire, mais avec des actions et des rendez-vous programmés pour toute la journée ou pour une heure précise de la journée. Il se synchronise avec votre calendrier et collecte l'échéance programmée dans OmniFocus et celle programmée dans votre calendrier en un seul endroit.

Cet onglet nous aide à ne pas manquer les rendez-vous et les événements ou les délais assignés aux tâches.

Prise de décision ("Contextes" et "Perspectives")

Les Grecs avaient deux mots pour désigner le temps: chronos et kairos. Chronos est la notion de temps, qui nous indique la date ou le temps restant avant l'événement ou écoulé depuis celui-ci. Kairos est le bon moment (Kairos est l'ancien dieu grec d'un moment heureux).

Ils disent que Pouchkine a rassemblé les noms des critiques pointilleux de ses œuvres dans un vase spécial et, lorsque les kairos d'humeur caustique ont insisté, il en a sorti un au hasard et a écrit une épigramme empoisonnée pour le malheureux critique.

Dans le système GTD, le concept de kairos est véhiculé par le mot « contexte »:

Le contexte peut être attribué selon l'état mental et physique (vigoureux, mal de tête, épuisé…), selon le lieu de séjour (bureau, hypermarché, domicile…), selon les personnes avec qui il faut discuter des problèmes (le conseil de l'entreprise, Ivan Ivanovitch…), selon les outils disponibles etc.

Les règles GTD ne permettent d'attribuer qu'un seul contexte à une tâche, et OmniFocus 2 adhère strictement à cette règle. Mais cela n'est pas toujours justifié, et il faut créer des contextes comme "Internet + Mac". Mais l'application vous permet de définir des coordonnées géographiques pour les contextes afin que des rappels soient déclenchés à l'approche d'un lieu donné.

Et pour une prise de décision encore plus rapide, il est possible de créer des perspectives:

Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, il s'agit d'un simple filtrage des tâches par projet (dossier), statut (marqué, dans un futur proche, par date d'échéance…), disponibilité (premier disponible, à gauche, tout, terminé), durée, contexte ou contenu d'un fragment de texte dans le nom ou les notes de tâche.

Pour un accès rapide à la perspective, vous pouvez lui définir un raccourci clavier ou l'ajouter aux favoris, ce qui le placera dans la barre latérale gauche. Les quatre onglets supérieurs dans les captures d'écran sont les perspectives que j'ai créées.

Outlook se synchronise avec les versions iOS dans les deux sens, ce qui facilite grandement la prise de décisions concernant la tâche suivante.

Inconvénients d'OmniFocus 2

Peu importe les efforts du développeur, il est tout simplement impossible pour des personnes imparfaites dans un monde imparfait de créer une application idéale sans défauts ni défauts. OmniFocus 2 ne fait pas exception.

Le premier inconvénient (relatif) est le prix: la version de base pour OS X et iOS coûtera 40 $; Mise à niveau vers Pro - 40 $ pour OS X et 20 $ pour iOS (si vous avez acheté une version précédente d'OmniFocus, la mise à niveau vers Pro est gratuite).

Le deuxième inconvénient est la synchronisation. Il est lent et génère des erreurs si vous avez créé ou modifié une tâche hors ligne sans avoir préalablement synchronisé l'appareil avec les données réelles sur le serveur.

Et le troisième inconvénient est difficile pour moi à décrire avec des mots. En trois ans de "relation" avec OmniFocus 1 et 2, nous n'avons pas pu devenir de bons amis avec lui, et pourquoi n'est pas clair. Il semble qu'il y ait tout ce qui est nécessaire pour une bonne application GTD (je supporte le manque de synchronisation), mais j'ai constamment éprouvé des difficultés à prendre des décisions et à voir l'ensemble des projets et des tâches.

Le problème est peut-être que j'utilisais MLO depuis cinq ans auparavant et que je n'avais jamais pu me réadapter à OmniFocus. J'ai donc récemment installé CrossOver et suis revenu à MyLifeOrganized. Mais c'est une autre histoire…

Donc. Si vous envisagez des organisateurs pour OS X et prévoyez d'utiliser toute la puissance du système GTD, alors vous ne trouverez pas mieux OmniFocus 2 aujourd'hui.