2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55
Ceci est un extrait d'un livre du journaliste et conférencier américain Phil Simon. Il s'agit de la façon dont les gens envahissent la vie des autres par e-mail et comment le contrer.
Si, en travaillant avec le courrier électronique, il vous semble que vous jouez à un jeu où vous devez «rattraper» avec un marteau une taupe rampant soudainement dans l'un ou l'autre terrier, vous n'êtes pas seul. Le courrier électronique est par défaut le principal canal de communication d'entreprise. Selon le groupe Radicati, l'employé de bureau moyen reçoit environ 100 e-mails par jour. Ce nombre augmente chaque année de 15 %. En juillet 2012, le cabinet de conseil McKinsey Global Institute a publié un rapport intitulé The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Il indique que les employés de première ligne passent 28 % de leur temps à gérer leurs e-mails.
Pensez-y. Si vous avez une semaine de travail de 50 heures, alors 14 heures de cette semaine seront consacrées à la lecture et à la rédaction d'e-mails. Vous passez à peine autant de temps dans Word, Excel ou d'autres programmes de travail.
Ces chiffres pourraient ne pas être un problème si le courrier électronique était vraiment un canal de communication efficace. C'est plutôt le cas pour certaines entreprises. Mais dans la plupart des cas, ce n'est pas le cas. Bien sûr, le courrier électronique a le droit d'exister, mais ne vous laissez pas emporter. La recherche a montré que la vérification constante de votre boîte de réception abaisse votre niveau de QI.
Ces dernières années, le courrier électronique est devenu un véritable fléau des communications d'entreprise. Cependant, vous ne devriez pas la blâmer pour tous les problèmes. Blâmer la technologie est pratique: c'est une bonne excuse pour ne pas se regarder dans le miroir. Après tout, si nous regardons à l'intérieur, nous comprendrons que le problème n'est pas dans le courrier électronique en tant que tel, mais dans la façon dont nous l'utilisons.
Le but n'est pas de vous désabonner des e-mails (bien que certains le fassent). Le but est de l'utiliser de manière rationnelle.
Où commencer?
Comprendre l'e-mail ≠ la conversation
Vous ne pouvez pas dialoguer par e-mail de la même manière que dans la vraie vie. Il y a toujours des intervalles de temps entre les lettres et les messages texte n'impliquent pas de manifestations amicales proches de l'interlocuteur. Justin Kruger de l'Université de New York et Nicholas Epley de l'Université de Chicago que le manque d'indices non verbaux interprètent mal les e-mails.
Les psychologues ont découvert qu'il n'est possible d'interpréter correctement l'humeur dans un message texte que dans la moitié des cas. Les smileys, hélas, n'aideront pas, par exemple, à distinguer l'humour du sarcasme. Cela conduit souvent à des malentendus. Êtes-vous prêt à lancer une pièce à chaque fois en essayant de deviner si votre interlocuteur comprend votre message ?
Suivez la règle des trois lettres
Une fois que vous avez accepté le fait que le courrier électronique n'est pas le meilleur endroit pour les conversations à cœur ouvert, passez à l'action.
Utilisez la règle des trois lettres: si le problème n'est pas résolu en trois e-mails, une rencontre personnelle est nécessaire.
Il s'applique à la fois aux tâches administratives (telles que la planification d'une réunion) et personnelles. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et beaucoup de frustration. Cependant, tout le monde ne l'aime pas, préparez-vous au mécontentement de certains camarades. Avec une quantité raisonnable d'hypothèses, mais il est temps de se débarrasser de l'attitude "courrier pour toutes les questions".
Ne résolvez pas les problèmes urgents par e-mail
Si le problème est vraiment important et nécessite une action immédiate, ne l'abordez pas dans les e-mails. Il y a un téléphone pour ça. Faites-en la règle dans votre entreprise.
Ne pas utiliser le courrier électronique pour gérer les tâches
L'email n'est pas un gestionnaire de tâches. Mais beaucoup de gens utilisent le courrier électronique en tant que tel. Sans surprise, ils sont constamment distraits. J'ai ouvert ma boîte de réception pour vérifier mes tâches, et un flot de travail et de messages personnels vous est tombé dessus. Il est facile de passer à eux, en oubliant pourquoi vous avez ouvert le client de messagerie.
Il existe des applications autonomes pour la gestion des tâches: DropTask et autres. Ils ne remplacent pas le courrier électronique, ils sont orientés vers les objectifs que vous essayez d'atteindre.
C'est la même chose avec la gestion de projet., ou Basecamp - des outils pratiques et abordables qui vous éviteront des kilomètres de chaînes de messages.
Ne traitez pas la communication comme l'extraction de charbon dans une mine
Peu sont libres dans leurs relations de travail. Beaucoup, notamment parce qu'ils ne peuvent pas choisir leurs collègues, clients et partenaires. Certains d'entre eux sont trop "occupés" pour parler au téléphone - ils préfèrent écrire une douzaine de messages au lieu de discuter de tout verbalement en deux minutes.
Dans ce cas, vous devez faire attention à la manière de leur communication (mots, phrases, etc.). Demandez-vous si vous voulez vraiment interagir avec des personnes qui évitent le téléphone et qui parlent. Regardez de plus près les demandeurs d'emploi pour un poste vacant dans votre entreprise, les clients potentiels ou les futurs fournisseurs potentiels. S'ils communiquent initialement comme s'ils exploitaient du minerai dans une mine, alors quelles sont les chances qu'ils changent ?
Rappelez-vous la vie en dehors du courrier électronique
Elle est! N'ayez pas peur de fermer votre boîte aux lettres. Le monde ne s'effondrera pas. C'est évident, mais pour beaucoup, cela peut être une révélation. Par exemple, chez Klick Health, les employés utilisent le courrier électronique. Selon son PDG, le courrier électronique est un outil qui donne le contrôle sur lui-même à d'autres personnes.
Qu'est-ce que tu penses: Est-ce que le courrier électronique gouverne vraiment les gensen leur imposant des tâches et l'ordre de leur exécution ?
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