Comment ne pas être un esclave du courrier électronique : 7 conseils du responsable de LinkedIn

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Un grand nombre de personnes sont confrontées au même problème chaque jour: le courrier électronique, conçu pour rationaliser et organiser les processus de travail et de communication, se transforme souvent en un surveillant vicieux, vous obligeant à garder un œil sur les personnes entrantes, comme si vous travailliez sur un tapis roulant.. Dès que vous êtes distrait, les informations qui s'accumulent transforment rapidement une boîte aux lettres soignée et propre en un dépotoir, qui deviendra plus difficile à nettoyer plus vous ne retournez pas au courrier.

Aujourd'hui, nous vous apportons quelques conseils simples pour gérer vos interactions par e-mail de Jeff Weiner, PDG de LinkedIn. Cet homme de service est obligé de garder le contact avec des centaines de personnes chaque jour, et il a plusieurs astuces qui lui permettent de ne pas se noyer dans cette avalanche d'informations.

Ma boîte de réception est essentiellement devenue la plaque tournante de mon flux de travail - je communique régulièrement avec plus de 4 300 employés dans 26 villes à travers le monde par courrier. Cela ne veut pas dire que j'ai toujours été un fan du courrier électronique, ou que je n'ai pas eu de situations où mon travail avec le courrier ressemblait au travail de Sisyphe.

Quoi qu'il en soit, au fil des années, j'ai développé plusieurs lignes directrices pratiques qui m'ont permis de passer du concept de « le courrier me contrôle » au concept de « je contrôle le courrier ».

1. Vous voulez recevoir moins de courrier - envoyer moins de courrier

Ce conseil semble ridiculement simple, surtout dans le contexte d'un problème aussi courant, mais pour moi, je le considère comme la règle d'or pour une gestion réussie des e-mails.

Cette conclusion m'est venue lors de mon travail dans une entreprise précédente, où deux des personnes les plus proches de moi ont quitté l'entreprise. Ils communiquaient très efficacement avec les gens, travaillaient dur et, en fin de compte, envoyaient beaucoup de courrier. Pendant qu'ils travaillaient pour l'entreprise, le volume de correspondance par e-mail semblait tout à fait normal, cependant, après leur départ, j'ai constaté que le trafic de mon courrier avait diminué d'environ 20 à 30 %.

Toute cette activité dans le courrier n'était pas seulement leurs lettres: il y avait mes réponses à eux, mais aussi il y avait des lettres et des réponses de tous les destinataires attachés à la correspondance. Souvent, ces messages ne nécessitaient pas ma participation obligatoire à la discussion.

A partir de ce moment, je me suis fixé une condition claire: ne pas écrire inutilement. Le résultat: moins de courrier et plus de commandes dans la boîte de réception sans compromettre les activités de travail. Depuis lors, j'ai essayé de ne pas déroger à cette règle.

2. Marquer les e-mails en attente comme non lus

Marquer un e-mail comme non lu a fondamentalement changé ma façon de travailler avec le courrier. Il me suffit de parcourir rapidement les lettres entrantes, de répondre immédiatement aux plus urgentes et de supprimer les inutiles. Les mêmes lettres sur lesquelles je dois revenir plus tard, s'il reste du temps, je les marque comme non lues. Cela élimine la crainte qu'une lettre importante, lue et laissée sans réponse, soit oubliée et enterrée dans les entrailles de la boîte aux lettres. La même approche permet de mettre en place une sorte de ToDo list, sur laquelle je reviendrai plus tard.

J'essaie de terminer chaque journée de travail avec un minimum de telles lettres en attente, et idéalement elles ne devraient pas l'être du tout. Si ce jour-là je n'ai pas le temps de revenir vers eux, alors je commencerai par eux le lendemain matin ouvrable.

3. Établissez un calendrier d'envoi clair

Au cours des dernières années, ma vie de jours de travail s'est déroulée selon un horaire assez clair. Réveil à 5h00-5h30 du matin, une heure à la poste, lecture des informations, petit-déjeuner, jouer avec les enfants, entraînement, bureau, rentrer à la maison, mettre les enfants au lit, dîner avec sa femme, repos (généralement, il s'agit de regarder la télévision avec le nettoyage du dossier de la boîte de réception qui l'accompagne pendant les publicités et les moments ennuyeux).

Il s'est avéré qu'en respectant un tel horaire, je peux facilement gérer le courrier, cependant, dès que l'horaire est un peu modifié, le chaos commence dans la boîte aux lettres.

Dans ce cas, vous ne ressentirez pas la pression croissante de la réalisation que votre boîte sera soudainement laissée sans surveillance. Garder un calendrier sur la bonne voie aidera à garder les choses sous contrôle. Cela a aidé Benjamin Franklin, cela vous aide aussi.

4. Exprimez-vous plus clairement

Rappelez-vous le jeu de téléphone cassé? C'était assez drôle à l'époque, mais maintenant tout est pris en compte dans le concept de travail et d'entreprise, et il n'y a pas de temps pour les jeux.

Les mots sont très importants et doivent être choisis très soigneusement pour éviter les ambiguïtés et les malentendus. Plus votre texte est clair et sans ambiguïté, moins il est probable que vous receviez une deuxième lettre vous demandant de clarifier la première.

5. Pensez aux destinataires

Il semble souvent que les champs To et Cc soient perçus par beaucoup comme étant identiques. En effet, avec leur aide, vous pouvez préciser sans ambiguïté de quels destinataires vous attendez une réponse, et à qui une copie de la lettre a été envoyée afin de le tenir informé.

En fait, ne pas mettre en évidence les destinataires dont une réponse est requise est le moyen le plus rapide de créer la panique et la confusion dans la correspondance. 6 destinataires au lieu d'1 destinataire et 5 copies sont 5 réponses supplémentaires possibles, chacune pouvant se transformer en une chaîne de lettres distincte.

6. Confirmez la réception

Si vous êtes indiqué comme destinataire et que la lettre vous est vraiment adressée, alors ne soyez pas paresseux pour informer l'expéditeur que vous avez reçu la lettre. Vous n'avez pas besoin de beaucoup de mots, un simple "reçu" ou "reçu" suffira. Cela deviendra un signe que vous avez reçu l'information dans son intégralité et en volume et que l'expéditeur n'est plus tenu de vous envoyer autre chose sur le même sujet.

Si vous n'avez pas confirmé la réception, l'expéditeur ignore totalement la lettre. Peut-être s'est-il perdu au fond de votre boîte ? S'il s'agit d'une information importante, le doute et l'anxiété forceront l'expéditeur à vous écrire une autre lettre avec une demande de confirmation de la réception de la première lettre, ou de demander à quelqu'un d'autre votre présence sur le lieu de travail. Des personnes supplémentaires sont impliquées, des lettres supplémentaires sont envoyées et reçues.

7. Gardez les émotions hors du courrier

Le courrier électronique peut être un outil utile s'il est utilisé correctement. Il peut également devenir une force destructrice s'il est mal utilisé. L'exemple le plus courant est l'utilisation du courrier pour discuter de questions controversées, conflictuelles et sensibles.

Cela ne cesse de m'étonner de la façon dont les gens utilisent des mots et des expressions dans la correspondance qu'ils ne diraient jamais devant le même public.

Si soudainement vous vous retrouvez dans une telle correspondance, alors faites une chose simple - arrêtez. Vous pouvez résoudre un différend ou un conflit en décrochant le téléphone et en appelant le destinataire, ou en le rencontrant personnellement. Des choses aussi délicates ne devraient pas être traitées dans une correspondance textuelle. Le texte ne transmet pas la composante émotionnelle, l'intonation et d'autres choses importantes qui peuvent être décisives pour une solution constructive à la question.

(via Jeff Weiner)