A quoi sert une bibliothèque d'entreprise et comment la créer

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Instructions pour ceux qui veulent organiser les livres éparpillés dans le bureau, inculquer aux employés une culture de la lecture et faire de l'apprentissage et du développement un processus naturel.

Pourquoi l'entreprise a-t-elle besoin d'une bibliothèque

La bibliothèque d'entreprise rend la lecture accessible à tous

Un employé n'a pas à acheter un livre et à vivre l'agonie du choix. La bibliothèque a déjà collecté ce qui est utile et utile au travail.

Bibliothèque d'entreprise - la première étape du système de formation

Dans notre entreprise, chaque employé a un plan de développement individuel. Il dit quels objectifs il devrait atteindre dans un mois et un quart. Les livres sont l'un des outils pour les atteindre, avec la formation interne et le mentorat.

La bibliothèque d'entreprise accélère l'acquisition des connaissances

Si une entreprise est axée sur la croissance et le développement, il suffit simplement d'accumuler, de maîtriser et de transférer rapidement des connaissances. La lecture régulière de livres crée une atmosphère dans laquelle l'apprentissage continu et l'auto-éducation sont un processus naturel.

Où commencer

1. Assemblez la première étagère

Très probablement, cela se produira spontanément. Parlez-en à vos employés, suivez leur réaction. Proposez de nouveaux produits qui intéresseront certainement les travailleurs les plus actifs.

Tout a commencé pour nous lorsque nous avons commencé à collecter les documents des formations organisées dans l'entreprise dans le bureau du service RH. Au fil du temps, de plus en plus de personnes sont venues chercher du matériel et ont demandé de la documentation supplémentaire. Nous avons réalisé qu'il était temps de construire notre propre bibliothèque.

2. Nommer un responsable du projet - le conservateur de la bibliothèque

Nous avons nommé un employé du service RH. Bien sûr, ce n'est pas son activité principale, mais si un spécialiste gère les livres, il devient avec le temps un véritable expert et peut acheter un livre pour n'importe quel employé dans n'importe quel but.

3. Identifier les principales rubriques de la bibliothèque

En règle générale, ils correspondent au secteur d'activité de l'entreprise. Recueillez les commentaires, découvrez quels livres manquent, écoutez les opinions des employés. Au début, notre bibliothèque n'avait que des livres sur le marketing Internet. Au fil du temps, il y a eu de plus en plus de publications sur la gestion, la gestion des processus, l'auto-développement et la conception.

4. Allouer un budget pour l'achat de livres

Il est important de prendre en compte le fait que certains livres coûtent 300 roubles, et certains, par exemple, sur la programmation ou la langue anglaise sur la gestion, - jusqu'à 1, 5-2 000, hors livraison.

La liste des nouveaux produits à acheter est constituée par les employés eux-mêmes: ils disent au conservateur comment tel ou tel livre les aidera, eux et leurs collègues, dans leur travail. Et puis le conservateur priorise les achats dans le budget.

5. Organisez un espace de stockage pour les livres

Nous distribuons tous les livres, une pièce séparée pour la salle de lecture n'est pas nécessaire. Par conséquent, des étagères compactes sont situées le long du mur du bureau des ressources humaines et n'interfèrent pas avec le travail. L'avantage d'une telle organisation est que le conservateur, spécialiste de la formation et du développement du personnel, pendant son temps libre à la bibliothèque, fait son propre travail avec des collègues des RH.

Comment automatiser le processus

1. Saisissez la comptabilité des livres, même si la bibliothèque est petite

Le conservateur doit garder une trace de la période où le livre est avec l'employé et envoyer un rappel: « N'oubliez pas de rendre le livre. Dans une petite entreprise, les listes de diffusion avec une demande de laisser des commentaires peuvent également être envoyées manuellement, l'essentiel est d'effectuer ce travail systématiquement. Au début, notre bibliothèque n'existait que hors ligne. Il fallait venir, choisir un livre, et l'employé de la bibliothèque (conservateur) a fait une marque dans Excel.

2. Soyez prêt pour la croissance de la bibliothèque et la complexité du système

En 2011, la bibliothèque s'est dotée d'une coque technologique - un analogue d'un catalogue électronique avec un système de comptabilité. Nous avons créé une nouvelle section sur le portail de l'entreprise - un système avec lequel nous avons automatisé le processus de commande et de suivi des livres, en le liant à la base de données de toutes les publications. Dès qu'une nouvelle instance arrive à la bibliothèque, un identifiant lui est attribué et saisi dans le registre et la base de données. Ensuite, le livre apparaît sur la page principale du portail d'entreprise dans la section nouveaux produits. Les livres électroniques, que nous achetons si les livres papier sont trop chers ou rares, y vont aussi.

3. Organisez une file d'attente pour les livres

S'il existe un catalogue électronique sur le portail, les employés peuvent consulter la liste des livres, lire des critiques et commander l'exemplaire souhaité. Lorsqu'un employé clique sur le bouton "Je veux lire", il reçoit une notification indiquant si le livre est disponible ou s'il devra attendre.

Gratuit - le conservateur reçoit une lettre indiquant que le livre doit être envoyé à un employé de l'un des bureaux. Non - l'employé entre dans la file d'attente électronique et attend que le livre soit disponible.

Vous pouvez organiser la file d'attente pour les classeurs dans Excel ou Google Sheets, mais ce sera plus difficile. Dans une petite entreprise, les employés eux-mêmes peuvent décider à qui transférer le livre après la lecture. L'essentiel est que le conservateur soit informé du changement de lecteur. Vous pouvez entrer une liste d'attente pour les livres les plus populaires, où les employés entreront eux-mêmes les noms et les rayeront avant de remettre le livre.

4. Commandez des exemplaires supplémentaires de livres populaires

S'il y a une file d'attente constamment longue pour un livre (pas seulement dans les premiers mois après sa commande), notre conservateur reçoit une notification. S'il y a un grand nombre de critiques positives, si le livre est vraiment utile, des exemplaires supplémentaires sont commandés.

Comment assurer le bon fonctionnement de la bibliothèque

La bibliothèque elle-même ne suffit pas. Tous les employés doivent le savoir, voir des mises à jour constantes, comprendre ce que lisent leurs collègues et échanger leurs expériences.

1. Organisez un système de feedback

Dès que l'employé rend le livre, il reçoit une lettre de remerciement et une demande de rétroaction. Les commentaires de personnes ayant un champ d'information similaire permettent aux autres de comprendre à quel point ce livre leur est utile. Vous pouvez poser des questions à l'auteur de la revue, clarifier des détails ou discuter d'une publication déjà lue.

2. Discutez des livres que vous lisez

En l'absence d'une plate-forme électronique d'entreprise, introduisez une règle pour vous rencontrer régulièrement et discuter des livres que vous avez lus. Des éditions spécifiques peuvent être indiquées dans le plan de développement des employés ou recommandées pour un service particulier.

3. Partagez les actualités de la bibliothèque

Nous avons une section spéciale pour les informations dans notre résumé mensuel des nouvelles. Il y a des nouveautés publiées, des recueils de la littérature la plus populaire ou des critiques des meilleurs livres selon l'un des employés. Parfois, des sélections personnelles d'employés se retrouvent dans un blog d'entreprise.

4. Concevez vos racks de bibliothèque

J'aimerais donc parcourir les livres et parler avec le conservateur. Placez les titres les plus pertinents au niveau des yeux - en particulier pour ceux qui sont entrés dans le bureau des ressources humaines pour leur propre entreprise, afin qu'une personne ne passe probablement pas par les publications populaires. Placez des petites choses lumineuses sur les étagères: attirez l'attention, laissez l'employé rester plus longtemps, feuilletez et sélectionnez un livre.

5. Tenir compte des risques

Les livres sont souvent retardés, même s'ils ont au moins un mois à lire. Des rappels doivent être envoyés à la fois aux spécialistes et à la haute direction. Si les notifications standard ne fonctionnent pas, le conservateur de la bibliothèque écrit des messages en personne après quelques mois. Parfois, les livres sont déchirés, moins souvent les employés les perdent. Cela signifie que le livre populaire devra être commandé hors tour.

Si rien n'est manqué, la bibliothèque, son effet et les résultats obtenus seront comme une boule de neige: d'une part, l'entreprise investit dans la formation, crée un environnement pour le développement des employés, d'autre part, les employés investissent du temps et de l'énergie dans le développement personnel, aspirez à quelque chose de nouveau et montrez l'exemple.