Comment 7 fonctionnalités d'un organisateur m'ont aidé à mettre les choses en ordre

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

MyLifeOrganized (MLO) peut changer radicalement la qualité de votre vie et vous aider à mettre les choses en ordre. Il propose une méthodologie efficace de gestion des affaires et du temps.

Toutes les personnes qui planifient ou vont simplement planifier leur vie sont constamment à la recherche de la méthode la plus efficace pour gérer leurs affaires et leur temps. Et cette recherche peut prendre des années. Il est difficile d'argumenter avec le dicton "Vous planifiez votre vie ou cela vous arrive".

Savez-vous comment ils planifient dans l'armée? Une fois par mois, tous les officiers sont assis dans la classe, où ils doivent écrire dans un cahier spécial les tâches typiques du mois, le plan pour le mois et le plan pour chaque semaine. Tout cela est peint aux crayons de couleur et approuvé par le commandant de l'unité. Après cela, le plan est oublié jusqu'au mois prochain, et, pour être honnête, c'était juste pour le spectacle. Et si c'est encore plus simple, alors dans la FIG, personne n'en a besoin. Je planifie ça depuis 13 ans…

Après avoir quitté l'armée, ma femme et moi avons été invités à la formation "Planification stratégique pour l'année prochaine". Et la plus grande découverte a été que tout ce que j'avais prévu pour l'année a été réalisé en trois mois. La planification, désormais « réellement réalisable », est devenue une partie intégrante de ma vie.

Au début, tout était sur papier. Avec le développement de la technologie, il a commencé à chercher des options alternatives pour un ordinateur, et plus tard pour des gadgets mobiles.

Dans le livre "Comment mettre les choses en ordre", David Allen a dit qu'il n'y avait pas de logiciel de ce type qui contrôlerait complètement tous les processus de la vie, des affaires, etc. Peut-être qu'au moment de la rédaction du livre, c'était le cas. Mais pas maintenant…

J'ai arrêté cette recherche de méthodes efficaces à partir du moment où je me suis familiarisé avec MaVieOrganisée (MLO). Cela a considérablement affecté la qualité de ma vie, et maintenant je me concentre uniquement sur l'achèvement des activités prévues.

En quoi MLO diffère-t-il des autres organisateurs ?

Voici une liste des sept premiers points que je voudrais partager avec vous aujourd'hui.

1. Hiérarchie

L'apparence de la fenêtre principale de l'organisateur n'est limitée par aucun modèle ou règle. Vous créez votre propre diagramme de structure d'objectifs, de projets et d'autres tâches, qui sont affichés schématiquement dans une hiérarchie et sont organisés dans une arborescence.

Au cours des trois années d'utilisation de MLO, j'ai suivi de nombreux schémas de création de listes de tâches et j'ai finalement opté pour une hiérarchie de la roue de la vie. La "roue de la vie" est une technique psychologique très puissante, un développement polyvalent d'une personne dans toutes les sphères de la vie, qui ne permet pas à un homme d'affaires d'être malheureux dans les relations personnelles, et à un bon père de famille et à un bon père de rester à la maison sans argent. C'est-à-dire que mon diagramme commence par les directions de vie (bien sûr, tout est peint de différentes couleurs):

• Travail;
• Entreprise;
• Loger;
• famille et relations;
• santé et sports;
• éclat de vie;
• développement personnel, etc…

Cela me permet de voir dans quel secteur quels objectifs je me suis fixé, lequel doit être renforcé, et où se situe la force brute avec une charge annuelle. Et même ainsi, c'est très pratique si vous devez vous concentrer sur un secteur en particulier.

Soit dit en passant, dans une telle hiérarchie, la tâche ne sera pas active dans la liste des tâches tant que toutes ses sous-tâches ne seront pas terminées, et pour cela grâce à l'algorithme interne de création de liste de tâches intégré à MyLifeOrganized.

2. Planification automatique de vos affaires

La fonctionnalité MLO la plus cool que je n'ai vue dans aucun organisateur est l'ordre automatique de votre liste de tâches, en tenant compte de la priorité de la tâche, qui est définie par la date de début, la date d'échéance, l'importance et l'urgence de la tâche. Dans le "Schéma", vous définissez vos paramètres de tâche, et c'est tout ! Le programme compile ensuite une liste de tâches ordonnée pour vous.

Si vous êtes adepte du tri manuel des tâches, il y a une telle chose pour vous …

3. Flexibilité. Fonctionne comme vous le souhaitez: filtres, vues, focus, mise en forme automatique

La flexibilité des paramètres et des fonctions de cet organisateur est tout simplement incroyable. Comparé aux arts martiaux, le MLO est un « octogone sans règles » où littéralement tout est permis. L'essentiel est que tout cela soit efficace et conduise au résultat souhaité !

Tout type de planning (GTD, Covey, "Autofocus" et autres) ! Gestion des affaires courantes ! Réalisations d'objectifs !

Vous pouvez:

• Créez vos propres types de tâches et de listes, que seule votre imagination peut dessiner dans votre tête.
• Colorez votre système à l'aide de la mise en forme automatique (icônes, couleurs, remplissage selon les règles que vous spécifiez).
• Avec l'aide de la concentration, concentrez-vous sur une direction, un objectif, un projet spécifique.
• À l'aide de filtres, personnalisez la liste des tâches actives pour toutes les conditions nécessaires (contextes, délais, temps d'exécution, effort requis, respect de tout autre paramètre).
• Tout ce que vous pouvez faire avec les fonctions de ce programme. Mais l'essentiel est que tout cela ne puisse être utilisé que lorsque cela est nécessaire. Besoin d'une simple liste de choses à faire - s'il vous plaît. Le programme n'est pas surchargé de réglages inutiles pour le moment.

Je suis un visuel fort ! Par conséquent, pour moi, tout ce qui touche à « voir » est très important pour la perception. Et ici, il ne s'agit même pas de la beauté de votre système, mais du fait que tout cela m'aide clairement à être plus efficace.

Dans MLO, tout cela est disponible via les fonctions de formatage automatique. Et surtout, il n'y a pas de règles strictes et rapides, seulement mes fantasmes:

• Toutes les tâches importantes sont surlignées en rouge et en gras.
• À l'aide de drapeaux, je délègue des tâches et les contrôle entièrement (définir une tâche, la garder sous contrôle, attendre l'achèvement), ainsi que réaliser et contrôler les tâches qui m'ont été confiées par la direction (elles doivent être complétées par moi).
• Les dossiers de différentes sections ont des couleurs différentes pour moi, et vous pouvez voir s'il y a des tâches dans ce dossier ou non. C'est très pratique et permet de gagner du temps sur le travail avec les tâches et les dossiers.
• J'ai affecté mes icônes à certains groupes de tâches (appels, impression), etc.

Comme on dit, il vaut mieux voir une fois que d'entendre cent fois, alors voici un écran de mon diagramme de travail personnel dans toute sa splendeur:

4. Dépendances

Certaines tâches ne peuvent pas être effectuées tant qu'une autre tâche n'est pas terminée:

• Nous ne pouvons pas accrocher un tableau tant que nous n'avons pas acheté une vis avec un goujon et que nous n'avons pas emprunté un perforateur à un voisin.
• Nous ne pouvons pas cuisiner de bouillie avant d'avoir acheté des céréales et d'autres ingrédients.

Et il existe de nombreux exemples similaires. MyLifeOrganized prend en compte toutes ces dépendances, organise et affiche clairement.

De plus, vous pouvez non seulement configurer la dépendance d'une tâche à une autre, mais également spécifier l'intervalle de temps après lequel la prochaine tâche deviendra active.

5. Aperçu

Il y a des tâches et des idées qui ne peuvent pas être terminées pour le moment. Ces problèmes dans GTD sont classés comme Un jour / Peut-être et sont recommandés pour être examinés dans la revue hebdomadaire afin que vous ne manquiez pas une idée importante au bon moment.

Pour de telles tâches dans MyLifeOrganized, il existe une vue "Aperçu" distincte, où vous pouvez définir la fréquence à laquelle vous souhaitez les afficher (actualiser en mémoire pour prendre une décision d'agir ou de reporter davantage).

D'accord, toutes les idées, rêves et tâches pour l'avenir ne nécessitent pas un rappel hebdomadaire de vous-même.

• Ce que je veux acheter un jour, je le mets en place dans le programme pour le voir une fois par mois avant le salaire.
• Les endroits où je veux visiter / me détendre / voyager, je les organise pour une visite annuelle ou semestrielle.

6. Analyse

Pour la commodité de saisir rapidement des tâches à la fois avec certaines propriétés, le programme dispose d'une analyse de la saisie de texte.

Qu'est-ce que c'est?

Il suffit d'écrire lors de la saisie de la tâche "Exécuter le devoir demain à 10h00, rappel à 5 @ Travail" et d'appuyer sur Alt + Entrée, et le programme lui-même attribuera à la tâche "Exécuter le devoir" la date de début et l'échéance date, fixer un rappel, attribuer le plus haut degré d'importance et le contexte nécessaire.

Et ce n'est qu'un exemple, et il existe un grand nombre d'options de ce type dans MLO.

Voici des exemples tirés du manuel de référence MyLifeOrganized d'entrées correctes pouvant être converties en un nombre et une heure donnés:

• demain à 15h00;
• en 5 jours;
• vendredi (le futur vendredi le plus proche);
• Mar 11:20;
• 26 janvier;
• après 3 semaines 14h00;
• après 30 minutes;
• 2 mois plus tard;
• aujourd'hui dans 1 heure 25 minutes;
• dans un an.

7. Rappel sur place

Les rappels sur les appareils Android et iOS peuvent être non seulement limités dans le temps, mais également spécifiques à l'emplacement.

Vous vous souvenez de l'exemple des piles de lampes de poche de David Allen ? C'est bien, disent-ils, que le système rappelle les piles mortes dans le magasin, et pas à la maison quand on a besoin d'une lampe de poche.

Ainsi, MyLifeOrganized vous rappellera exactement dans le magasin.

Sortir

Cet organisateur peut être comparé à un secrétaire personnel qui est constamment avec vous, résout complètement tous les problèmes de votre vie et vous rappelle tout à temps.

Dans cet article, je me suis concentré uniquement sur les sept points les plus importants de cet organisateur pour moi. Je suis sûr que, après avoir maîtrisé les fonctionnalités de ce programme, vous serez aussi efficace et efficient que possible et n'oublierez jamais rien.

Si soudainement vous ne pouvez pas résoudre des questions de planification avec votre organiseur d'occasion ou si vous avez des exigences individuelles pour votre agenda, écrivez-le dans les commentaires de cet article.

Je vais vous prouver que rien n'est impossible dans ce sens !

Bonne chance et un maximum de résultats.

mavieorganisée