5 conseils pour vous aider à organiser votre journée de travail

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Des astuces simples qui vous sauveront si vous n'avez constamment pas assez de temps pour quoi que ce soit.

1. Prioriser

Il existe un moyen très simple mais efficace de classer vos affaires en fonction de leur urgence et de leur importance. Il s'agit d'un circuit appelé la matrice d'Eisenhower. Il a été inventé par Dwight D. Eisenhower, président américain, général de l'armée américaine et juste une personne très productive.

J'ai deux types de choses: urgentes et importantes. Les choses importantes sont rarement urgentes, et les choses urgentes sont rarement importantes.

Dwight D. Eisenhower

La matrice d'Eisenhower comporte quatre sections. L'axe horizontal montre l'urgence du cas, et l'axe vertical montre l'importance. La matrice vous permet d'organiser facilement toutes vos tâches en catégories: « Non urgent et pas important », « Urgent mais pas important », « Important et non urgent » ou « Urgent et important ».

Essayez de donner la priorité à la matrice d'Eisenhower et vous serez étonné du temps que vous passez sur des choses urgentes mais pas très importantes. Par exemple, des messages sans fin de collègues ou des appels téléphoniques qui ne font que vous distraire des tâches urgentes.

Prenez le temps pour les bonnes choses. S'il y a quelque chose d'important et d'urgent, faites-le immédiatement. Planifiez des tâches importantes, mais pas urgentes, estimez le temps approximatif de leur achèvement et décidez quand vous le ferez. Les questions sans importance mais urgentes peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre. Reportez les tâches non urgentes et sans importance pour plus tard ou refusez-les complètement.

2. Prenez le temps de travailler en profondeur

Le capital-risqueur Sam Altman a dit un jour: « La distraction numérique est l'un des plus gros problèmes psychologiques de notre époque. Pensez-y: nous vérifions nos smartphones en moyenne 50 fois par jour. Et, selon le scientifique et écrivain Cal Newport, cela nuit considérablement à notre capacité à penser clairement et à être créatif.

Dans son « Travailler avec la tête. Modèles de réussite d'un informaticien ", il introduit le concept de " Deep Work ". Ce type de travail implique une concentration totale et une immersion dans une tâche précise. Aucune distraction - effort et concentration maximum. C'est la seule façon d'effectuer des tâches vraiment difficiles avec le bon niveau de qualité.

Newport cite les tactiques utilisées par son collègue, le professeur Adam Grant de l'Université de Pennsylvanie. Il consacre le semestre d'automne à l'enseignement, le printemps et l'été à la recherche, et ne mélange jamais les deux. Au cours de recherches intenses, le professeur s'expose à un isolement complet afin que les étudiants n'interfèrent pas avec lui.

Il est probable que vous n'ayez pas la possibilité de suivre le même chemin et de vous cacher des sources d'irritation pendant plusieurs mois. Ne vous découragez pas: vous n'êtes pas obligé de vous plonger dans un "travail en profondeur" pendant un semestre entier. Newport crée votre propre horaire en fonction de vos préférences personnelles.

Décidez à quel moment vous vous sentez le plus énergique et alerte, et faites le travail le plus difficile exactement à ce moment-là, en éteignant votre smartphone et en refusant de consulter vos e-mails. Par exemple, Newport lui-même commence à travailler tôt le matin, mais ne le fait jamais après 17h30.

3. Estimer les heures de réunion

Paul Graham, co-fondateur de l'incubateur de startups Y Combinator, qu'il existe deux types d'horaires de travail: l'horaire « gestionnaire » et l'horaire « créateur ».

La première option est pour les organisateurs et les patrons. Selon eux, le temps de travail est facile à gérer. Vous devez diviser la journée en intervalles d'une heure. Et lorsqu'une nouvelle tâche apparaît, il vous suffit de lui réserver quelques heures, en la marquant dans l'organiseur. Ainsi, si le « manager » a besoin de prévoir un rendez-vous d'affaires ou de brainstorming, il consulte son agenda, trouve une heure inoccupée et rassemble ses collègues.

Mais pour les « créateurs », de telles rencontres, même planifiées à l'avance, sont une catastrophe. Après tout, les créateurs, programmeurs, écrivains ou artistes, ne divisent pas leur emploi du temps en « managers ». Ils doivent généralement utiliser au moins une demi-journée pour accomplir les tâches, et en une heure, ils ne s'échauffent au mieux. Et quand, au milieu de leur activité de travail, les « créateurs » doivent rompre et aller à une réunion avec des collègues, ils perdent leur rythme et il leur est alors très difficile de reprendre le travail.

L'emploi du temps du manager et l'emploi du temps du créateur fonctionnent très bien tout seuls. Mais quand ils se croisent, les problèmes commencent.

Paul Graham

Par conséquent, si vous êtes manager, renseignez-vous à l'avance auprès de vos subordonnés quand il est préférable d'organiser des réunions communes afin de ne pas interrompre les gens du travail aux moments les plus inopportuns.

4. Contrôlez votre consommation d'énergie

Tony Schwartz et Jim Loer dans Life at Full Power ! soutiennent que la principale ressource pour un travailleur productif n'est pas le temps, mais l'énergie. Vous pouvez passer une journée entière sur une tâche difficile, mais si vous manquez de force physique et mentale, vous stagnerez et ne ferez rien d'utile. Mais lorsque vous avez suffisamment d'énergie interne, vous pouvez régler un problème difficile en quelques heures et consacrer le reste de la journée à quelque chose de plus simple.

Schwartz et Loer distinguent quatre types d'énergie: physique, émotionnelle, mentale et spirituelle. Et si vous manquez l'un d'entre eux, votre productivité baissera.

• Énergie physique affecte directement votre capacité à réagir à l'environnement et à prendre les bonnes décisions. Le manque de cette ressource est associé à une mauvaise alimentation, au manque de sommeil et à la fatigue.
• Énergie émotionnelle affecte la capacité de gérer correctement vos émotions dans des situations stressantes.
• Énergie mentale vous permet de vous concentrer sur une tâche et de ne pas vous laisser distraire. Une personne qui en a une grande quantité peut se concentrer même dans une situation stressante, lorsque tout le monde autour d'elle essaie de la distraire.
• Énergie spirituelle vous permet de voir le but dans vos activités afin de maintenir la motivation. Elle alimente l'enthousiasme, la ténacité et l'engagement.

Pour maintenir les quatre indicateurs au bon niveau, mangez bien, dormez suffisamment et faites de l'exercice (l'exercice stimule l'activité cérébrale). Et utilisez des techniques simples pour refaire le plein d'énergie.

La vie n'est pas un marathon. La vie est une série de sprints.

Tony Schwartz

Une bonne méthode pour alterner travail en immersion totale et repos court est la technique Pomodoro, qui correspond parfaitement au concept de Deep Work de Cal Newport. Le principe est simple: nous mesurons 25 minutes avec un chronomètre et effectuons une tâche importante tout ce temps sans distractions. Puis - une pause de 5 minutes. Pendant ce temps, nous faisons le plein d'énergie. Ensuite, nous répétons le cycle quatre fois de plus et faisons une longue pause de 20 minutes.

5. Mangez des grenouilles au petit-déjeuner

C'est déjà arrivé à tout le monde comme ça: vous rencontrez une tâche que vous devez accomplir, mais vous ne voulez vraiment pas le faire. Vous commencez à le reporter, et à mesure que l'échéance approche, cela vous pèse de plus en plus, vous distrayant d'autres choses et vous faisant à nouveau vous inquiéter.

L'écrivain populaire Brian Tracy appelle ces problèmes des "grenouilles". Et il recommande de ne pas les remettre à plus tard, mais de les faire le plus tôt possible.

Si vous mangez une grenouille le matin, le reste de la journée s'annonce merveilleux, puisque le pire d'aujourd'hui est passé.

Mark Twain

Après vous être débarrassé d'une tâche difficile, vous ressentirez de la satisfaction, vous aurez un regain d'énergie positive pour le reste de la journée et vous pourrez passer aux éléments suivants de votre liste la conscience tranquille.