7 conseils Gmail d'un ancien employé de Google

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Si des centaines d'e-mails entrants et des distractions constantes pour vérifier votre courrier ne vous permettent pas de vous concentrer sur votre activité principale, alors cet article est pour vous. Rudolphe Dutel, un ancien employé de Google, a expliqué comment travailler correctement avec Gmail sans prise de tête.

En 2011, Rudolf Dutel a pris un emploi chez Google. "Mon premier jour au bureau de Google était comme l'arrivée d'Harry Potter à Poudlard: tu es très inquiet, comme un écolier à un premier rendez-vous, et on ne sait pas quoi faire", se souvient Rudolph. "Par conséquent, j'étais heureux de tout travail qui m'était confié et de l'opportunité d'apprendre quelque chose de nouveau dans le processus."

Les deux années suivantes, il était destiné à s'engager étroitement dans la formation des employés de l'entreprise pour travailler avec le service de messagerie Gmail, ainsi que ses ventes d'entreprise.

Dütel n'est plus membre de Google, il est désormais employé de Buffer et fondateur du projet Remotive, un hebdomadaire électronique pour les télétravailleurs. Cependant, il utilise encore certaines des astuces qu'il a enseignées à ses anciens collègues.

Comment former votre e-mail: 7 astuces pour travailler avec Gmail

Parfois, ouvrir votre boîte de réception le lundi matin est une révélation. Il semble physiquement impossible de trier le flot incessant de lettres.

Aujourd'hui, le courrier électronique n'est pas utilisé, sauf dans les villages reculés, où il n'y a pas d'électricité ni de tours de téléphonie cellulaire. Selon une étude du McKinsey Global Institute, nous passons en moyenne un tiers de notre journée de travail à répondre à des e-mails.

L'ouvrier qualifié moyen passe jusqu'à 28 % de son temps utile à analyser ses e-mails. Cela fait environ 13 heures par semaine.

Bien sûr, je ne veux pas être d'accord avec des statistiques aussi tristes. De plus, tout le monde veut consacrer son temps à quelque chose de plus utile. À cette fin, Dutel a passé beaucoup de temps à tester les capacités de Gmail, les utilitaires et les services, en soulignant les sept plus utiles, à son avis, pour une utilisation quotidienne. Peut-être que la correspondance de travail n'est pas une si longue affaire.

1. Utilisez le bouton "Annuler l'envoi"

Avez-vous déjà remarqué quelques fautes de frappe ennuyeuses dans votre lettre après avoir cliqué sur « Envoyer » ? Je suis sûr que oui.

Désormais, il n'y a plus rien à craindre: vous disposez de la fonction d'annulation d'envoi, utilisation qui est un prérequis strict pour ceux qui ont décidé de se lancer sérieusement dans la gestion d'un temps de travail précieux.

Vous pouvez activer la fonction en allant dans le menu et en cochant la fonction correspondante: "Paramètres" → "Général" → "Annuler l'envoi". En option, la période d'annulation peut être définie sur 10, 20 ou 30 secondes.

Essayez-le vous-même, je l'ai personnellement aimé!

2. Appliquez des modèles pour gagner du temps

Nous écrivons un grand nombre de lettres du même type, semblables les unes aux autres comme deux gouttes d'eau. Parfois, nous prenons comme base pour de nouvelles lettres celles que nous avons déjà écrites à d'autres personnes. Par exemple, pour les vendeurs, c'est pratique et peut considérablement gagner du temps.

Alors pourquoi ne pas préparer quelques modèles pour ce genre de message au lieu de réécrire la même chose encore et encore ? Après tout, remplacer quelques mots et phrases est beaucoup plus facile que d'écrire à nouveau. L'essentiel est de ne pas oublier de le relire plus tard.

Préparez et enregistrez des modèles de réponses que vous pourrez utiliser plus tard si nécessaire.

Pour activer la fonction "Modèles de réponse", rendez-vous dans l'onglet "Laboratoire" du menu des paramètres.

Grâce à cette fonctionnalité incroyablement utile, Rudolph et son frère ont réussi à envoyer manuellement leurs coordonnées aux 1 500 premiers abonnés de Remotive dans une lettre postale standard.

3. Utilisez la fonction d'accès hors ligne

Une autre astuce que nous avons apprise de Dutel est de savoir comment continuer à travailler avec Gmail sans accès à Internet.

Peut-être que certains d'entre vous aiment se déconnecter des autres pendant un certain temps afin de se consacrer pleinement à des tâches créatives. Cependant, dans la plupart des cas, vous ne pouvez tout simplement pas vous passer du dossier "Boîte de réception", où vous avez, par exemple, laissé tomber la tâche technique. Comment être?

Pour tous les déplacements en train, les cas avec accès payant ou limité au réseau Wi-Fi et autres imprévus, vous pouvez utiliser la fonction « Hors ligne ». Il vous permet de lire, de répondre, de rechercher et d'archiver des e-mails sans accès à Internet.

C'est vraiment très pratique, car ce mode vous permet de travailler non seulement avec le courrier, mais aussi avec Google Drive et Google Docs.

4. Vous n'avez pas le temps ? Pause

Parfois, les messages entrants tombent dans la boîte les uns après les autres, ennuyeux et distrayant du travail sur lequel nous nous concentrons. Une, deux, quatre, dix nouvelles lettres… Et s'il y avait quelque chose d'important ?

La meilleure solution à ce problème, selon Dutel, était la fonction Pause de la boîte de réception. Le sens de cette fonction est très simple: vous suspendez le flux de la correspondance entrante si vous êtes occupé par quelque chose d'important, et lorsque vous êtes libéré du fardeau des soucis et d'un calendrier chargé d'événements, vous y revenez comme si vous les aviez reçus. dans la même seconde en allant sur la page avec l'onglet mail.

5. Se désinscrire des listes de diffusion inutiles

Il se trouve qu'il est difficile de se débarrasser complètement de toutes sortes de courriers entrant dans votre boîte de réception professionnelle. Comment vous débarrasser de ceux qui ne vous intéressent pas du tout ?

Découvrez Unroll.me, un utilitaire qui peut vous aider à organiser vos e-mails de la meilleure façon possible en quelques minutes. Une fois que vous vous êtes inscrit au service, ouvrez la liste de diffusion à laquelle vous êtes abonné. Ensuite, désabonnez-vous des inutiles.

6. Activez la vérification en deux étapes

Il semble que Gmail sache presque tout sur nous: avec qui nous communiquons, quelles images nous recherchons dans la recherche, ce que nous stockons dans les "Documents". On peut dire qu'il s'agit d'une sorte de centre de contrôle de vol et de quartier général de commandement principal - tous les liens mènent ici, comme les routes vers Rome. Cela signifie que la sécurité doit être prise en compte en premier.

La vérification en deux étapes est la meilleure solution pour cette tâche. "Deux-", car pour protéger vos informations, vous aurez besoin non seulement de votre mot de passe pour la boîte aux lettres, mais aussi d'un code unique, que vous recevrez chaque fois que vous tenterez d'accéder à votre boîte aux lettres à partir d'une application mobile ou d'un message SMS.

Rudolph conseille également de prêter attention au service 1Password.

De nombreux autres services populaires tels que Dropbox, Facebook et Twitter utilisent également la vérification en deux étapes pour l'accès.

D'ailleurs, pour la sécurité de vos données, il est important de s'assurer que votre compte Gmail n'est pas utilisé sur plusieurs appareils à la fois, par exemple sur deux ordinateurs en même temps.

7. Utilisez des notifications plus informatives

De nombreux messagers utilisent plusieurs statuts pour les messages à la fois: "Envoyé", "Envoyé", "Lu". Dans certains endroits, comme Facebook, des icônes sont utilisées pour représenter ces notifications.

Pour le service Gmail, il existe une solution similaire - Sidekick. C'est une bonne application pour ceux qui recherchent un emploi, ou ceux dont les activités sont liées à la vente: c'est très pratique pour obtenir les statuts de vos emails envoyés.

Vous en savez maintenant un peu plus sur la sécurité et le gain de temps lorsque vous travaillez avec Gmail. Nous espérons que les conseils d'un spécialiste chevronné vous aideront à devenir plus productif.