Comment être plus productif : conseils du créateur du service Asana

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le merveilleux service Quora continue de nous ravir avec d'excellentes réponses aux questions urgentes. Cette fois, nous voulons vous dire ce que Justin Rosenstein, un excellent programmeur et entrepreneur Internet, qui a mis ses efforts pour créer des projets aussi célèbres que Gmail, Facebook et Asana, a dit en réponse à l'invitation à partager ses secrets de productivité.

Au cours de son mandat en tant que programmeur et chef de projet, Justin a appris de première main à quel point la bonne organisation est importante, et il a consacré beaucoup d'efforts à ce problème. En conséquence, il s'est rendu compte que l'efficacité de toute activité dépend de nombreux paramètres et nécessite une optimisation dans trois directions à la fois: ordonner votre environnement, votre esprit et le processus de travail réel.

Optimisation de l'environnement

Evitez toute distraction

Commençons tout de suite: le multitâche nuit à votre productivité !

Oui, vos sentiments peuvent vous tromper et vous pouvez vous sentir comme un génie de la productivité tout en travaillant sur plusieurs tâches en même temps. Mais en réalité ce n'est pas le cas, et de nombreuses études scientifiques le prouvent. La commutation constante et répétée entre les tâches vous ralentit vraiment !

Par conséquent, la première et la plus importante chose est la concentration.

• Activez Ne pas déranger sur votre téléphone mobile.
• Fermez toutes les fenêtres et tous les onglets du navigateur qui ne sont pas liés à la tâche en cours.
• Si vous devez envoyer une lettre, n'allez pas après cela pour voir la correspondance non lue.
• Désactivez les nouvelles notifications par e-mail sur votre ordinateur.
• Déconnectez-vous de toutes les discussions.

Rechercher l'état du flux

Si vous êtes constamment distrait et que toute votre journée se compose d'un fouillis de réunions, d'appels et de conversations avec des collègues, il est alors très difficile de trouver cet état spécial appelé flux. C'est dans cet état que les meilleures performances sont obtenues et que les solutions aux problèmes les plus complexes sont trouvées.

• Prévoyez des moments privilégiés pour les réunions et conférences. Faites savoir à tous vos collègues qu'il est préférable de vous contacter uniquement à ce moment-là.
• Si possible, demandez à la direction de votre entreprise de réserver un jour par semaine où il n'y aura pas de réunions.
• Suivez vos performances à différents moments de la journée. Essayez de répartir les tâches en fonction des observations faites.

Maîtriser les outils de travail

Si votre travail principal est connecté à l'ordinateur, chaque fois que vous attrapez la souris, vous perdez quelques secondes et quittez l'état de flux. Apprenez et utilisez les raccourcis clavier les plus essentiels qui non seulement vous font gagner du temps, mais réduisent également les distractions.

• Les touches de raccourci sont présentes non seulement dans n'importe quel programme, mais également dans la plupart des applications Web. Beaucoup d'entre eux sont identiques, donc une fois que vous avez appris un raccourci clavier, vous pouvez l'utiliser tout le temps.
• Utilisez un programme pour organiser rapidement les fenêtres sur votre bureau.

Optimiser l'esprit

Tout ce que vous devez savoir sur la motivation et l'engagement appropriés se trouve dans les livres d'un journaliste et écrivain américain. D'eux, vous apprendrez que vous ne devez vraiment pas gérer le temps ou les tâches, mais votre énergie.

Faites des pauses régulières

Le bon sens nous dit que plus nous passons de temps au travail, plus nous en faisons. Mais ce n'est pas du tout vrai. Les humains ne sont pas des robots, nous avons besoin de temps pour récupérer et nous reposer. La recherche montre que prendre une courte pause toutes les 90 minutes peut augmenter considérablement votre productivité globale.

Méditer

Ici, tout a déjà été écrit sur les bienfaits de la méditation.

Prenez soin de votre corps

• Bois de l'eau. Au début de chaque journée, je mets cinq grands verres d'eau sur ma table. Je les bois tous pour le reste de la journée. Leur apparence ne me permet pas d'oublier le besoin de boire davantage.
• Mange bien. Un repas copieux avec un excès de glucides peut être un véritable désastre pour votre productivité.
• Faire du sport. Faire du cardio au moins deux fois par semaine vous donnera un regain d'énergie supplémentaire.
• Bref, assurez-vous que vous n'utilisez pas votre temps libre pour vous faire du mal, mais plutôt pour restaurer et augmenter vos réserves d'énergie.

Trouvez les causes de la procrastination et corrigez-les

Nous procrastinons généralement non pas parce que nous sommes pathologiquement paresseux, non. Habituellement, la raison en est que la tâche qui nous attend nous cause une sorte d'inconfort latent (ou évident). Vous pouvez éviter cela des manières suivantes:

• Essayez de vous admettre honnêtement quelle est la raison de votre procrastination et de votre procrastination. Notez sur papier ce que vous n'aimez pas spécifiquement dans votre travail ou votre tâche actuelle.
• Divisez la tâche en plusieurs étapes faciles et exécutez-les une à la fois.
• Si vous n'êtes pas en mesure de vous forcer à faire quelque chose pour le moment, passez à une autre, plus facile et plus agréable, et ne vous enfuyez pas immédiatement en feuilletant sans but le fil Facebook. Dans ce cas, votre travail bougera en quelque sorte et ne restera pas immobile.

Optimisation du processus

Ayez un plan de travail clair. Répartissez clairement toutes vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Prioriser précisément les cas est la clé pour être productif.

• Ne commencez pas à travailler tant que toutes les étapes suivantes ne sont pas claires et compréhensibles pour vous.
• Commencez par l'essentiel. Déterminez quel est votre objectif. Pourquoi voulez-vous y parvenir ? Quelles étapes sont nécessaires pour y parvenir ? Qui est responsable de chaque étape ? Dans quel ordre les actions doivent-elles être effectuées ?

Constituez une équipe. Certaines personnes préfèrent travailler seules, mais les grandes choses ne se font pas de cette façon.

• Trouvez un coéquipier avec qui il est le plus facile de travailler. Parfois, il y a des tâches que vous pouvez combattre pendant plusieurs jours seul, mais elles seront également accomplies en quelques heures avec l'aide d'un partenaire. La "programmation par paire" est une technique courante dans le développement de logiciels, mais elle peut être appliquée à tout le reste.
• Si vous préférez toujours travailler seul, organisez parfois de courtes réunions avec vous-même. Vous pouvez vous poser des questions sur ce sur quoi vous travaillez actuellement, quelles difficultés vous avez rencontrées et quelles tâches vous devez résoudre directement dans un éditeur de texte ou un magazine. Formuler et écrire les réponses à ces questions et à d'autres aide beaucoup à regarder le processus de l'extérieur.
• Fixer et annoncer publiquement les échéances. Si vous avez dit avec confiance devant tout le monde que vous finirez ce travail d'ici vendredi, alors vous devrez faire tout votre possible pour ne pas être considéré comme un bavardage.
• Suivez la progression de chaque tâche. Bien entendu, en tant que créateur du service, je le recommande pour organiser le travail individuel et en équipe.
• Prévoyez du temps à la fin de chaque journée pour faire le point. Essayez d'être honnête au sujet de vos réussites et de vos échecs actuels. Tirez des conclusions des erreurs que vous faites.

Les trucs et astuces énumérés ci-dessus signifient à eux seuls trop peu pour faire de vous la personne la plus productive au monde du jour au lendemain. Mais tous ensemble, ils construisent un système puissant qui vous aidera à travailler beaucoup plus efficacement.