6 astuces qui améliorent la productivité mieux qu'une liste de tâches

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Un énoncé de mission personnel, une heure de concentration et un audit d'attention vous aideront.

Une liste de choses à faire est un bon moyen de garder les choses sur la bonne voie et de ne pas les oublier. Cependant, il peut lui-même devenir une distraction, car vous pouvez le reconstituer à l'infini avec de petits détails et ne jamais arriver à ce qui est vraiment important.

« Si vous vivez uniquement sur une liste de choses à faire, vous ne ferez que gérer les crises, pas ce qui est le plus important pour vous », note Stephen Covey, auteur du célèbre livre Les sept habitudes des personnes hautement efficaces. Il n'est pas nécessaire de se débarrasser complètement de la liste - il est préférable de la combiner correctement avec l'une des techniques suivantes (ou toutes).

1. Mission personnelle

La mission personnelle est votre objectif à long terme. C'est une charte que vous pourrez naviguer dans la vie. Intégrez vos valeurs et aspirations dans la mission. « Cela n'a pas besoin d'être long ou réfléchi, dit Covey. "Ce ne sont que quelques phrases qui reflètent votre essence et vos valeurs." Par exemple, votre mission peut être d'aider d'autres personnes ou d'atteindre un objectif spécifique dans un domaine.

Chaque fois que vous aurez besoin de prendre une décision, votre mission personnelle sera votre guide. Il peut également être utilisé dans la planification. Essayez d'allouer votre temps non pas un jour à l'avance, mais une semaine. Choisissez vos priorités pour cette période en fonction de votre mission personnelle. Ensuite, vos activités quotidiennes vous rapprocheront d'objectifs importants.

2. Audit d'attention

L'inconvénient d'une liste de tâches est qu'elle regroupe des tâches complètement différentes. Il nous semble que nous pouvons passer de l'un à l'autre dans l'ordre sans problème, mais selon l'auteur du livre "Attention Management" Maura Thomas (Maura Thomas), notre attention n'est pas agencée de cette façon.

Elle conseille de diviser toutes les tâches en deux catégories: faible et forte attention. Et faites-les tout au long de la journée, en fonction de votre énergie. Par exemple, la première catégorie peut être l'analyse du courrier et la seconde la rédaction d'un article ou la préparation d'une prévision budgétaire. En vous adaptant à vos niveaux de concentration et d'énergie, vous en ferez plus en moins de temps.

3. Un ami à qui signaler

Cela vous donne la motivation pour terminer ce que vous avez prévu pour aujourd'hui. Si vous n'avez pas d'ami pour vous aider, Hillary Rettig, coach d'affaires et rédactrice en productivité, suggère Focusmate. Il sélectionnera un partenaire avec lequel vous travaillerez, afin que vous ne soyez certainement pas distrait.

« Focusmate aide à résoudre l'un des plus gros problèmes (et paradoxes) de la productivité », déclare Rettig. "De nombreuses tâches nécessitent de la solitude pour se concentrer et penser, mais en même temps, nous sommes des créatures incroyablement sociales et nous ne nous débrouillons pas bien avec la solitude." Le programme automatise le processus de recherche et vous donne accès à une communauté mondiale de personnes qui souhaitent également faire du bon travail.

4. Questions du soir

Jones Loflin, consultant et rédacteur en gestion du temps, conseille de rester motivé en s'évaluant. Proposez quelques questions auxquelles répondre à la fin de chaque journée pour vous assurer que vous vous concentrez sur ce qui doit être fait. Et puis évaluez à quel point vous avez bien fait. Par exemple, l'une des questions de Loughlin est: « Ai-je essayé de passer au moins 15 minutes à établir une relation avec quelqu'un ? »

« J'ai des questions sur trois domaines clés de la vie: le travail, le développement personnel et les relations », explique Jones. - Je les change au besoin. J'aime toutes sortes de compétitions et je veux obtenir le meilleur score le soir, donc mes questions me trottent dans la tête tout au long de la journée."

Énumérez vos questions en fonction des domaines de votre vie que vous souhaitez améliorer. Par exemple: « Ai-je été attentif à mes proches aujourd'hui ? », « Ai-je passé au moins une heure à avancer sur le chemin de mon rêve ? », « Ai-je fait quelque chose pour améliorer ma santé ? ».

5. Une heure de concentration

Ajoutez au moins une heure par jour à votre calendrier et, pendant ce temps, concentrez-vous sur le travail qui compte le plus. Aucune distraction ni divertissement. Réglez une minuterie pour savoir quand le temps est écoulé et commencez.

Une heure suffit souvent pour faire beaucoup de choses. Et planifier ce temps sans distractions est plus facile que d'essayer de travailler à une productivité maximale toute la journée. Si vous le pouvez, prévoyez deux ou trois heures de concentration totale.

6. Des objectifs clairs

Être productif signifie passer la plupart de votre temps à faire des choses liées à vos objectifs les plus importants. Le consultant en stratégie d'entreprise Hamish Mackenzie recommande de ne pas avoir plus de trois objectifs annuels clés. Divisez chacun en trois sous-objectifs trimestriels et trois sous-objectifs mensuels, puis en étapes qui ne prennent pas plus de deux heures.

« Au début de chaque semaine, hiérarchisez ces étapes par jour, mais pas plus de trois par jour », explique Mackenzie. - Chaque soir, préparez tout le matériel dont vous avez besoin pour travailler sur une tâche importante pour le lendemain. Faites cette tâche la plus importante tous les matins avant d'entreprendre quoi que ce soit d'autre. »