7 erreurs de liste de tâches qui nuisent à votre productivité

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Selon les experts, ces activités doivent être évitées afin de tirer le meilleur parti de la liste des choses à faire.

1. Faites une liste le matin

Il semble naturel d'écrire des plans pour la journée dès le matin. Cependant, il est déjà trop tard. C'est ce que dit Eileen Roth, auteur d'Organisation pour les nuls. « Si vous faites une liste de tâches le matin et qu'à 8h00 vous avez un rendez-vous de l'autre côté de la ville, il est peu probable que vous ayez le temps pour cela », dit-elle.

Faites une liste à la fin de la journée. Cela vous permettra de laisser vos affaires de travail derrière vous et de reposer en paix. « Vous rentrez du travail et ne pensez plus à la liste de choses à faire, car vous l'avez déjà établie et savez ce que vous devrez accomplir demain. Votre esprit peut enfin se reposer », déclare Eileen.

2. Trop de tâches à énumérer

Si votre liste de tâches peut prendre des semaines ou des mois, vous vous préparez à l'échec à l'avance. Cela vous fera vous sentir dépassé.

Selon Kyra Bobinet, auteur de Vivre bien organisé: 10 leçons de psychologie cognitive et de réflexion conceptuelle pour une vie consciente, saine et significative, trois tâches constituent le nombre idéal pour une liste. «Notre cerveau perçoit des informations regroupées en trois parties», dit-elle. « Alors commencez par énumérer les trois principales choses à faire. »

La plupart des gens ne réalisent même pas à quel point il y a peu d'heures vraiment productives dans une journée.

« Notre force mentale est une ressource beaucoup plus limitée que le temps. Nous n'avons que 3 à 6 heures par jour lorsque nous pouvons travailler dur », explique Christina Willner, créatrice de la liste de tâches Amazing Marvin, des applications de productivité.

De plus, beaucoup ne réalisent pas combien de temps cela peut prendre pour accomplir certaines tâches. C'est pourquoi les listes de tâches trop longues sont inefficaces. Vilner conseille d'écrire le temps estimé pour le terminer à côté de chaque tâche. Suivez ce temps afin de faire des calculs plus précis à l'avenir.

3. Incluez des rêves ou de très grands objectifs dans votre liste de choses à faire

Des objectifs ambitieux comme écrire un livre ou escalader le mont Everest ne devraient pas figurer sur votre liste de choses à faire. Au lieu de cela, mettez-les sur une liste de souhaits distincte.

La liste de choses à faire doit contenir des plans clairs.

Si vous devez terminer un grand projet, vous devez le diviser en plusieurs petites tâches réalisables et ensuite seulement les écrire sur la liste. Ceci est conseillé par Paula Rizzo, auteur de List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Successful, and Less Anxious.

En regardant une longue liste de tous vos objectifs, vous vous sentirez dépassé. De plus, vous serez insatisfait du fait que vous ne pouvez pas terminer tous les plans écrits. En effet, certains d'entre eux nécessitent beaucoup de temps et d'efforts.

4. Évaluez chaque tâche de manière égale

La coach en productivité Nancy Gaines soutient que la liste de choses à faire devrait être une liste prioritaire. « N'apportez que les éléments qui font avancer votre carrière ou votre entreprise », explique Gaines. - S'il ne s'agit pas d'une priorité, il ne devrait pas figurer sur la liste. Cela ne fera que vous distraire."

Elle recommande de suivre le système « 3-3-3 » lors de la création de la liste: rayez les trois tâches les moins importantes de la liste, déléguez trois tâches qui ne valent pas votre temps et terminez les trois tâches les plus importantes.

5. Fixez-vous des objectifs vagues

Si les tâches de la liste sont formulées de manière vague, vous devrez à l'avenir réfléchir à la manière de les exécuter et même vous rappeler ce qu'elles signifient. Il faut donc accorder toute l'attention voulue à l'établissement de la liste.

« Passez un peu plus de temps à planifier et rendez votre liste de tâches aussi précise que possible », conseille Maura Thomas, auteur de Secrets of Personal Productivity. Par exemple, au lieu d'écrire une « note de frais », écrivez « saisissez les données dans une feuille de calcul ».

Évitez les mots vagues tels que « planifier », « mettre en œuvre » ou « développer ». "Si vous manquez de temps, en regardant le mot" développer "sur la liste, vous voudrez probablement sauter ce point", explique Mora. "Gardez ces mots pour votre grande liste de projets."

6. Utilisez la même liste jusqu'à ce que toutes les tâches soient terminées

« Le problème, c'est que chaque jour apporte quelque chose de nouveau. Par conséquent, ce que vous avez fait aujourd'hui ne devra pas nécessairement être fait demain. Et vos plans pour demain peuvent changer avant même que celui-ci ne se termine », explique Eileen Roth. Vous devez donc créer une nouvelle liste de tâches chaque jour.

7. Ne liez pas la liste à votre calendrier

Si la liste et le calendrier ne sont pas liés les uns aux autres et qu'ils contiennent des tâches différentes, vous ne pourrez alors guère les terminer toutes. « Dans ce cas, vous n'aurez pas le temps de terminer les tâches de la liste. À moins que vous ne deviez sacrifier le sommeil, les week-ends, les vacances ou le temps que vous aimeriez passer avec votre famille », met en garde Katie Mazzocco, auteur de Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Essayez de toujours réserver du temps sur votre calendrier pour effectuer les tâches de la liste.