Comment faciliter l'adaptation à un nouvel emploi

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Conseils de l'un des directeurs RH les plus performants de la CEI, Mikhail Prytula, en particulier pour les lecteurs de Lifehacker.

Le sujet de l'adaptation des employés, ou, comme on l'appelle en Occident, de l'intégration, est consacré à de nombreuses recherches, articles, recommandations et même des livres comme « Vos 90 premiers jours dans un nouvel emploi ». Je ne vais pas vous surcharger de références de livres, de statistiques, de liens, etc., mais allez droit au but et vous donnerai quelques conseils tirés de mes 12 années d'expérience en RH.

L'adaptation ne se fait pas toute seule

Peu importe à quel point le professionnel est cool. Il existe une croyance répandue selon laquelle si nous embauchons un pro super cool, il saura certainement quoi faire et comment s'adapter. Comme, c'est presque un signe d'un professionnel. Ne pas s'adapter signifie pas un pro. Prochain!

En effet, dans le meilleur des cas, l'adaptation sera retardée et l'employé atteindra sa pleine capacité en 3 à 6 mois (selon le niveau du poste et la complexité du poste). Avec une adaptation de qualité, cette période est réduite de moitié.

Combien payez-vous votre nouveau directeur marketing là-bas ? 5 000 $ par mois ? Et comment pensez-vous que vos efforts valent les 15 000 $ que vous ferez économiser à l'entreprise ? C'est dommage de payer des agences pour rechercher des candidats pour trois salaires, mais sur l'adaptation vous les perdez facilement ?

Le premier jour est critique

Donc, vous avez l'idée que l'adaptation est extrêmement utile. Que faire, où courir ? Embaucher en urgence un responsable RH qui s'occupera de l'adaptation de vos collaborateurs ? Non, calme-toi d'abord. 90% du succès de l'adaptation est inhérent au premier jour de travail, et le manager est capable de le faire qualitativement lui-même. Mais il faut se préparer.

Les documents

Assurez-vous que les documents ont été signés à ce moment-là (les employés n'aiment pas que la signature des documents avec l'entreprise soit retardée de plusieurs jours). Il est préférable de le faire à l'avance, si possible.

Au STB, par exemple, nous avons envoyé un questionnaire de candidat, qu'une personne a rempli à domicile et nous a envoyé. Dans "1C", nous avions des modèles de tous les contrats, où nous avons téléchargé le questionnaire du candidat et imprimé tous les documents en 5 minutes. L'employé n'a pas à attendre que votre responsable RH saisisse ses données à la main.

Chez Preply, nous signons généralement tous les contrats chez DocuSign, nous n'avons même pas l'idée d'aller au service RH. La personne envoie un scan du passeport, nous l'inscrivons dans le contrat, le téléchargeons sur DocuSign et l'envoyons au PDG et à l'employé pour signature. La signature est numérique, vous pouvez même la mettre sur votre téléphone.

Lieu de travail et accès nécessaires

Tous les comptes doivent être configurés: mail, Slack, etc. Nous le faisons immédiatement après la signature du contrat.

Vérifiez que l'ordinateur est prêt, la table et la chaise attendent le propriétaire. La cerise sur le gâteau, c'est un forfait débutant: un stylo et un cahier avec un logo d'entreprise, un t-shirt, un ensemble d'autocollants, un badge pour un badge, un badge d'entreprise (budget - 10-15 $).

Connaissance du bureau et des employés

Les employés doivent être informés. Si l'entreprise emploie moins de 100 personnes - écrivez dans Slack, qui nous a rejoint, déposez le lien vers le profil sur LinkedIn (en Russie - sur Facebook). Si l'entreprise compte plus de 100 personnes, nous faisons de même, mais uniquement au sein du département (qui compte également jusqu'à 100 personnes).

Le premier jour, organisez une visite du bureau: ici on a une cuisine, ici des toilettes, ici une salle de réunion (qu'on réserve comme ça), on fume juste là, voici le service comptabilité, et voici celui de notre directeur poney préféré.

Présentez le nouveau venu à ceux qui sont assis à côté de lui: « Collègues, un moment d'attention, il nous a rejoint (…), s'il vous plaît aimez et favorisez.

Comment se comporter si vous…

Superviseur

Félicitations, vous avez le privilège d'accueillir un nouvel employé. Personne ne le fera à votre place, mais ils pourront certainement vous aider. Alors, qu'est-ce qui vous est demandé:

1. Rencontrez l'employé le matin. Notez-le immédiatement sur votre calendrier ou demandez aux RH de toujours marquer les dates de libération des nouveaux employés.
2. Emmenez-le dans le bureau. Montrez le lieu de travail, vérifiez que l'employé est connecté partout.
3. Passez une heure à parler avec le débutant. Parlez de votre entreprise, de votre service, des tâches principales (générales et personnelles). Expliquez ce que l'employé doit apprendre au cours de la première semaine, ce qu'on attend de lui au cours des trois premiers mois. Voici les documents dont vous avez besoin. Voici les noms de ceux avec qui j'aimerais que vous parliez de ceci et de cela. Il vaut mieux communiquer avec moi de telle ou telle manière, prendre des rendez-vous de cette manière, me contacter sur de telles questions. La prochaine fois, nous nous rencontrerons sur place.
4. Le sourire. C'est extrêmement important. Même si la moitié de votre visage est paralysée, souriez avec le reste. Je suis sérieux, ne soyez pas un alcoolique, les employés viennent dans l'entreprise, mais quittent le manager.
5. Fixez les tâches et fixez-les par écrit, envoyez-les au moins sous forme de lettre par courrier (c'est après la réunion, lorsque les tâches ont été discutées oralement).
6. Donnez tous les documents nécessaires et l'accès.
7. Choisissez une personne expérimentée et sociable dans votre équipe et nommez-la pour encadrer l'employé. Un débutant pourra le contacter pour toutes questions.

Nouvel employé

1. Pensez aux informations qui vous manquent et où vous les obtiendrez. Sentez-vous libre de poser des questions.
2. Comprenez vos objectifs pour la première semaine, le mois, les trois mois. Si le leader n'a pas exprimé, demandez-vous.
3. Notez les noms de toutes les personnes que vous rencontrez. En général, dans un premier temps, je recommande de tout noter: la quantité d'informations est importante, elle sera définitivement oubliée.
4. Parlez-nous très brièvement de vous à chaque fois que vous vous rencontrez, par exemple: je suis Misha, 12 ans dans les RH, j'ai travaillé chez Alfa-Bank, STB, Wargaming, j'ai fait les cours RH en ligne les plus réussis à Laba, auteur d'un article sur les hacks de vie pour les CV, qui a été lu 1 million de fois. Dans un environnement de démarrage, cela s'appelle le pitching ou le discours d'ascenseur. Préparez-vous à l'avance. Pour les nouveaux employés, vous n'êtes personne tant que vous n'avez pas parlé de vous. Ne manquez pas l'occasion de faire bonne impression tout de suite.
5. Si le poste implique l'introduction de changements dans l'entreprise, il est plus facile de les faire dans les 60 premiers jours, alors ce sera plus difficile. Surtout si vous devez prendre des décisions impopulaires ou simplement difficiles: embaucher, licencier des employés, muter à un autre poste, passer à un nouveau logiciel, une nouvelle forme de reporting, reconstruire le processus, investir dans quelque chose de nouveau.
6. Prévoyez de petites victoires, elles vous aideront à bâtir la confiance en vous. Par exemple, choisissez de petites tâches que vous pourriez résoudre au cours des 60 premiers jours et concentrez-vous sur elles. Mettez de côté les tâches qui nécessitent plus de 60 jours de votre travail pour l'instant. Ici, je citerais une analogie avec l'approche Agile en programmation, lorsque nous n'essayons pas de faire un produit très volumineux et très complexe à la fois, mais le diviser en parties et le développer par étapes.
7. Prenez des rendez-vous de 30 minutes avec toutes les personnes avec qui vous travaillez. Préparez une liste de questions à l'avance et notez les réponses.
8. Demandez ce qui fonctionne bien, ce qui est mauvais, ce qui doit être changé. Recueillez beaucoup d'informations et renforcez la confiance.
9. Réalisez un audit et présentez les résultats si vous êtes un leader ou un expert.
10. Organisez une réunion individuelle régulière avec votre responsable pour partager les résultats et obtenir des commentaires.
11. Souriez à vos collègues. Personne ne veut travailler avec des employés maussades, même si vous êtes stressé.

HEURE

Je pourrais écrire un livre entier, mais voici quelques-uns des conseils les plus importants:

1. Créez des journées pour les débutants: rassemblez-les devant d'anciens employés et demandez-leur de se présenter brièvement (5 minutes). C'est ce que nous faisons chez Preply, et cela fonctionne très bien.
2. Utilisez un logiciel spécial pour configurer des notifications pour l'employé et toutes les personnes impliquées afin qu'ils n'oublient pas quoi faire lorsque l'employé part. Nous utilisons BambooHR, qui dispose d'une section d'intégration qui vous permet de personnaliser les notifications pour tout employé avec des tâches et des délais. Par exemple, trois jours avant le départ d'un employé, l'administrateur reçoit une notification concernant la création d'un compte et le jour de la libération, le responsable reçoit une notification concernant la nécessité de définir des tâches.
3. Discutez régulièrement avec les débutants. Si vous n'avez pas de partenaire commercial RH, demandez à vos recruteurs d'interagir avec les nouvelles recrues une fois par semaine.

Collègue

Bien sûr, en tant que collègue, vous n'avez aucune responsabilité pour adapter les nouveaux arrivants, mais vous pouvez certainement en bénéficier. Les gens se souviennent bien de ceux qui les ont aidés dans les moments difficiles (bien qu'ils n'en parlent pas toujours publiquement), vous avez donc toutes les chances de construire une bonne relation avec un nouveau venu et de compter ensuite sur son aide. Voici quelques conseils:

1. Soyez le premier à vous rencontrer. Montez et dites: « Bonjour, je m'appelle Misha, je suis responsable des ressources humaines ici. Je vois que tu es nouveau, faisons connaissance."
2. Dites-lui de vous contacter pour toute question.
3. Dites-nous ce que vous pensez être important et nécessaire.
4. Inviter à dîner.
5. Demandez au débutant des expériences passées, des plans et des objectifs. Fournir des informations utiles pour les atteindre.

Conclusion

L'adaptation dans de nombreuses entreprises n'est pas réalisée ou est très mal mise en œuvre, ce qui en souffre à la fois pour l'entreprise et pour l'employé. La raison en est le manque de compréhension du processus des deux côtés. Les conseils simples ci-dessus vous aideront à améliorer considérablement le processus d'intégration dans votre entreprise, même si vous n'avez pas d'employés RH.