2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55
L'employé de TED, Michael McWaters, a partagé 10 conseils sur son blog pour garder sa boîte de réception bien rangée.
A qui, si ce n'est les rédacteurs et directeurs de TED, pouvez-vous parler des méthodes de traitement du courrier encombré. Selon eux, des centaines de lettres arrivent chaque jour dans l'entreprise, et le compteur d'e-mails entrants pour certains employés a déjà dépassé le millier il y a bien longtemps.
Michael McWaters, TED UX Architect, propose 10 solutions à ce problème.
Vous n'aurez pas plus de temps dans le futur que maintenant
Michael a remarqué que de nombreuses personnes remettent l'envoi à plus tard parce qu'elles pensent qu'à un moment donné dans le futur, elles auront plus de temps pour le faire. Ne fera pas. Votre niveau d'emploi est susceptible de rester dans la semaine, le mois, l'année à venir. Vous pouvez même en être heureux. Mais il y aura le même temps pour le courrier. Alors commencez à travailler avec elle dès maintenant.
Essayez de repartir de zéro
Il y a deux façons de le faire:
- Prenez le temps de nettoyer votre courrier en plusieurs étapes. Selon le nombre d'e-mails que vous avez, il vous faudra jusqu'à dix passes pour les effacer. Si cela est difficile, divisez le travail en plusieurs morceaux de 15 minutes.
- Le tout pour le tout. Réservez trois ou quatre heures et faites de votre Inbox l'idéal de la propreté et de l'ordre.
Prenez du temps chaque jour
Pour Michael, c'est la partie la plus difficile du plan. Vous devrez travailler avec votre courrier plusieurs fois par jour. Il conseille de réserver 15 minutes toutes les quatre heures et de se concentrer uniquement sur votre boîte de réception.
Si la lettre n'est pas très importante - supprimer
Il y a une tentation d'envoyer chaque lettre plus ou moins importante dans un dossier séparé afin de la traiter plus tard. Mais si la lettre ne mérite pas votre attention en ce moment, supprimez-la.
Désabonnez-vous de tout envoi inutile
Je pèche souvent en supprimant simplement des e-mails de mailings qui ne m'intéressent pas. Michael est plus catégorique:
Si la newsletter ne vous intéresse pas, supprimez non seulement la lettre, mais aussi désabonnez-vous.
Au bas de chaque lettre se trouve un bouton "Se désinscrire" ou Se désinscrire. Utilisez-le comme indiqué. Et le plus souvent le mieux. Vous pouvez également utiliser le service Unroll.me, dont nous avons parlé ici. Il vous désabonnera automatiquement des envois inutiles.
Si le message est toujours dans votre boîte de réception, lisez-le
Si la lettre a été vérifiée et que vous ne vous êtes pas désabonné et ne l'avez pas supprimée immédiatement, lisez-la. S'il est court, lisez-le tout de suite. S'il est long, envoyez l'e-mail dans le dossier de lecture précédemment créé et revenez-y lorsque vous aurez plus de temps libre. Michael pense que si vous êtes honnête avec vous-même, le pourcentage minimum de toutes les lettres tombera dans ce dossier.
Il est préférable de répondre tout de suite à de courts e-mails
Si l'e-mail que vous avez envoyé nécessite une réponse rapide, veuillez répondre … immédiatement. N'attend pas. Après avoir envoyé votre réponse, supprimez l'e-mail. Si la lettre contient une copie envoyée à un autre destinataire et qu'il n'a pas besoin de connaître votre réponse, supprimez-la des destinataires.
Transférer des e-mails à des collègues s'ils peuvent répondre de manière plus compétente
Redirigez l'e-mail avec une petite explication et supprimez-le de votre boîte de réception.
S'occuper du tri
Tout service de messagerie donne aux utilisateurs la possibilité de créer des dossiers. C'est le meilleur outil pour traiter le courrier encombré. J'ai créé un dossier pour le travail, les photos, l'étude et d'autres choses. Michael suggère de créer des dossiers "Projets", "Autre", "Répondre plus tard". L'essentiel est que vous vous sentiez à l'aise.
Choisissez la bonne application
Pour moi, Mailbox est devenu une telle application. Michael l'a également choisi. Mais il existe de nombreuses options. Vous pouvez saisir le mot "mail" et le nom de l'OS pour lequel vous recherchez un client dans la recherche de Lifehacker. Je vous promets que vous trouverez quelque chose de convenable.
Résultat
Si vous n'avez pas pu lire l'article (dites-nous pourquoi), voici une courte liste de toutes les étapes:
- Démontez votre boîte de réception en quelques tours.
- Décidez quoi faire de la lettre dès qu'elle arrive.
- Nettoyez votre courrier de temps en temps.
- Désabonnez-vous des envois inutiles.
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