Un moyen non évident mais efficace de réduire votre temps d'envoi

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Pour optimiser le temps que vous passez à travailler avec votre courrier, n'essayez pas de mettre vos e-mails en parfait ordre. Tout est beaucoup plus simple, explique un employé de MailChimp. Quelques étapes simples - et vous n'aurez besoin que d'une heure et demie par jour pour traiter toutes les lettres.

Jon Smith de l'équipe d'assistance de MailChimp a trouvé la formule de courrier électronique parfaite par essais et erreurs. Tout d'abord, il a créé de nombreux dossiers, puis a supprimé chacun d'entre eux, mais aucune de ces approches n'a fonctionné. Et puis il est venu à un système complètement différent.

Malgré le fait que les réponses aux lettres soient presque au centre de son travail, il a pu réduire le temps consacré aux différentes actions avec le courrier à une heure et demie par jour. Il a découvert que même lorsque la boîte aux lettres est pleine de lettres, quelques actions simples peuvent changer les choses.

Ce sur quoi vous ne devriez pas perdre votre temps

Comme le dit John, il a d'abord essayé de classer les lettres et a créé toutes sortes de dossiers: pour les messages du patron, pour les informations sur divers projets, les messages sur lesquels il fallait agir, etc. Il pensait que cela devrait lui faire gagner du temps. Mais en fait, il a commencé à passer plus de temps à essayer de mémoriser son système de classification et moins de temps sur le travail lui-même.

Par exemple, j'ai reçu un message de mon patron au sujet d'un projet sur lequel je travaillais, et ce message m'a également demandé de prendre certaines mesures. Dans quel dossier doit-il être placé ? Et quelle était la probabilité que je me souvienne où chercher cette lettre plus tard ?

John Smith

Alors John a décidé de se débarrasser de tous les dossiers, et le chaos complet régnait dans son courrier. L'absence d'un système ne valait pas mieux qu'un système trop complexe. Ensuite, John a décidé de reconsidérer une fois de plus son approche du travail avec le courrier. Il décida de trier les lettres non pas par sujet, mais par type d'action qu'elles devaient entreprendre. Voici comment procéder.

Ne compliquez pas trop

Ne laissez dans votre boîte de réception que les messages auxquels vous devez répondre. Les plus importants, si vous ne pouvez pas les comprendre tout de suite, marquez-les comme non lus.

Cela vous semblera peut-être illogique, car les choses les plus brûlantes doivent être faites le plus rapidement possible. C'est le cas, et il est parfois vraiment nécessaire de répondre immédiatement à de tels messages. Mais en marquant les messages importants comme non lus, vous ne les perdrez certainement pas dans la masse générale. De plus, de cette façon, vous n'avez pas besoin de déplacer ces e-mails: ils restent dans votre boîte de réception et continuent d'attirer l'attention jusqu'à ce que vous les atteigniez.

J'essaie de m'assurer que plus de 60 à 70 messages ne s'accumulent pas dans ma boîte aux lettres à la fois. C'est exactement le nombre de lettres que je peux facilement traiter en une seule fois.

John Smith

Créez vous-même un calendrier de diffusion régulier

John réserve une heure chaque matin pour nettoyer la boîte aux lettres. Comme déjà mentionné, il laisse souvent des messages urgents « non lus ». John parcourt rapidement les newsletters et les communications internes de l'entreprise et répond à autant de messages non urgents qu'il peut gérer dans cette heure.

Lorsque l'heure du publipostage touche à sa fin, John Smith ne ferme pas la boîte aux lettres, mais y fait beaucoup moins attention. Au fur et à mesure que de nouveaux messages arrivent, il analyse rapidement leur contenu et les noms des expéditeurs pour les hiérarchiser. S'il est possible de répondre à un message sans interrompre les autres activités pendant une longue période, John le fait. Mais il ne recommence pas à poster.

Vers la fin de la journée de travail, John réserve 30 minutes supplémentaires pour les consacrer exclusivement au travail du courrier. À ce stade, il est engagé dans des lettres qui l'obligent à prendre des mesures: donner son approbation, rédiger une réponse détaillée ou prendre une décision. C'est alors qu'il prête attention aux messages qu'il a marqués comme non lus.

Je pourrais passer beaucoup plus de temps à travailler avec le courrier, mais de telles contraintes de temps m'aident à mieux me concentrer et à être plus productif.

John Smith

Classer les e-mails par type de réponse

Pour certains messages, John a quand même créé des dossiers séparés. Certaines lettres qu'il ne marque pas comme non lues, il ne les distribue que dans deux sens. Les messages qui nécessitent une action ou une réponse d'un collègue (pas forcément urgent), Jean les place dans le dossier « A faire ». C'est pour les e-mails qui peuvent être traités le lendemain ou plus tard dans la semaine.

Lettres encore moins urgentes que Jean déplace dans le dossier "Lire". De plus, il utilise des filtres spéciaux qui placent automatiquement la newsletter dans ce dossier. L'installation des filtres ne prend que quelques minutes, mais cette étape simple vous fera gagner beaucoup de temps et d'efforts par la suite.

Si vous utilisez cette méthode, vous obtiendrez trois dossiers actifs, différant par l'urgence de répondre aux messages: Boîte de réception avec messages non lus, À faire et Lire.

Archiver les messages

Pour tout le reste, John Smith utilise la fonction d'archivage des messages. Cela l'aide à vider la boîte aux lettres et la tête des tâches inutiles.

Dès que j'ai lu le message et fait le nécessaire, que ce soit une actualité de l'entreprise ou une newsletter à laquelle je me suis abonné, je l'archive.

John Smith

Si un message contient des informations importantes que Jean souhaite conserver pour référence future, il marque le message archivé d'un astérisque afin qu'il puisse être retrouvé plus rapidement.

Soyez particulièrement prudent lorsque vous décidez de supprimer un message

John utilise rarement la fonction de suppression de message. C'est une leçon qu'il a apprise de la pratique réelle. Un jour, John a supprimé un message d'un collègue contenant des informations qu'il ne considérait pas importantes à l'époque. Après que cet employé ait quitté l'entreprise, John avait besoin d'informations sur cette lettre. Puis il s'est rendu compte qu'il avait des ennuis.

Après cela, j'ai commencé à supprimer uniquement les lettres qui ne me seront certainement pas utiles à l'avenir. Ne soyez pas offensés, chers collègues, qui m'envoient de jolis gifs avec des chats, mais ce sont les messages qui finissent dans la "Corbeille".

John Smith

Pour arriver à ce système, John Smith a essayé de nombreuses approches différentes qui n'étaient pas assez efficaces pour lui. Il a testé les méthodes utilisées par d'autres personnes, mais très vite, il s'est rendu compte qu'il devait essayer quelque chose de différent. John est arrivé à la conclusion que tout système ne fonctionne que s'il s'intègre bien dans les conditions de votre travail particulier.

Essayez cette méthode ou trouvez quelque chose par vous-même. Vous pourrez peut-être trouver un moyen de passer encore moins de temps sur le courrier.