Comment mieux utiliser le système GTD

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

L'écrivain et blogueur Leo Babauta explique comment planifier et éliminer tout ce qui vous empêche d'être productif.

Pourquoi ce système est-il nécessaire

Getting Things Done (GTD) est un système bien connu pour faire avancer les choses par David Allen. Lors de son utilisation, absolument toutes les informations entrantes sont enregistrées et divisées en listes. L'objectif est de faire avancer les choses en consacrant plus de temps à ce qui compte vraiment.

Avec le système GTD, vous pouvez obtenir un très grand succès. Voici quelques-uns d'entre eux:

• Vous gérez beaucoup de tâches.
• Vous devenez plus confiant en vous.
• Vous tergiversez moins et êtes moins distrait.
• Ils vous font davantage confiance: les autres savent que vous amenez toujours tout à la fin.
• Vous êtes plus souvent invité à travailler car une approche solide des affaires est en demande.
• Vous changez pour le mieux - vous réalisez ce qui est vraiment important pour vous, vous devenez curieux, vous commencez à apprendre, à établir des relations solides avec les gens et à vous débarrasser des vieux schémas de perception qui vous gênent.
• Vous gagnez plus.
• Vous êtes capable de créer une startup réussie ou de construire une grande entreprise.
• Vous pouvez partager vos idées - dans un livre, un blog ou une conférence.

Mais pour obtenir tous ces avantages, vous devez comprendre comment utiliser le système efficacement et découvrir ce qui l'empêche. Leo Babauta, écrivain et auteur du blog populaire Zen Habits, explique ce que vous devez faire pour cela.

Comment utiliser le système GTD plus efficacement

Découvrez ce qui vous empêche d'être productif

L'habitude de tergiverser. Vous hésitez à aborder la tâche en raison de sa complexité: soit vous sentez que vous ne pourrez pas y faire face, soit vous ne l'avez pas du tout comprise. C'est la procrastination.

L'habitude de la distraction. Vous avez réussi à démarrer, mais vous passez immédiatement à une autre tâche. Tous les mêmes doutes et incertitudes vous poussent à le reporter au profit d'un exercice plus facile ou tout simplement à commencer à tuer le temps. Cette commutation constante entraîne une perte de concentration. En même temps, il semble que vous serez sans cesse occupé.

Perfectionnisme. Vous ne pouvez pas vous mettre au travail pendant longtemps, car ce n'est pas le bon moment pour cela. Ou vous avez remis à plus tard le terminer parce qu'il n'était pas parfait.

Par exemple, vous voulez créer un blog, mais vous ne le faites pas, car jusqu'à ce que vous trouviez la plate-forme et le thème parfaits pour cela, vous n'avez pas assez de temps libre et vous n'avez toujours pas de liste de bonnes idées. Ou vous avez écrit un article et ne le publiez pas parce que le matériel doit encore être finalisé - en fait, vous n'osez tout simplement pas.

Environnement. Les gens déjouent vos plans, ne font rien à temps, compliquent tout, gâchent tout, se plaignent et agacent. Et, en s'appuyant sur les autres, il est parfois difficile d'atteindre ses objectifs. Le plus souvent, ce n'est qu'une excuse pour vous-même.

Distractions. Ce sont des gens, des événements, des problèmes. Ils interfèrent avec votre travail. Quelque chose que vous pouvez contrôler, d'autres non.

Fatigue. Vous êtes fatigué, affamé, épuisé, confus ou ennuyé. Des problèmes comme ceux-ci nuisent à la concentration et à l'accomplissement des tâches.

Dans ce cas, il suffit de se ressourcer: faire une sieste, se promener, méditer.

Ou assumer des tâches qui ne demandent pas beaucoup d'énergie: trier votre courrier, faire la routine administrative. Si la fatigue est observée depuis longtemps, revoyez votre alimentation et votre sommeil.

Peurs, doutes, sentiments d'impuissance et de doute de soi. Ils sont au cœur de la plupart des obstacles mentionnés ci-dessus.

Déterminez ce qui vous manque pour travailler plus efficacement

Les points sélectionnés seront la solution aux problèmes mentionnés ci-dessus.

Capacité à prioriser. Vous pouvez réussir si vous consacrez la plupart de votre temps à des tâches importantes. Lorsque vous êtes occupé par des activités non essentielles ou que vous passez constamment d'une activité à l'autre, vous êtes moins efficace. Vous devez choisir un problème important et vous concentrer uniquement sur lui.

Progressivement, vous apprendrez à identifier les tâches et les projets qui vous sont d'une grande valeur. Est-il plus important de répondre aux messages que d'écrire un article ? Quoi de plus bénéfique pour votre carrière, votre bonheur, votre santé ?

Capacité à démarrer une entreprise correctement. C'est la tendance à tergiverser qui est l'un des problèmes les plus courants et les plus douloureux qui empêchent d'atteindre un objectif. Par conséquent, la chose la plus importante dans l'accomplissement des tâches est de commencer.

Concentrez-vous sur la première et la plus petite étape. Le plus petit possible. Créez un environnement qui facilite le démarrage. Par exemple, lorsque Leo lui-même a voulu prendre l'habitude de courir, il s'est uniquement concentré sur l'enfilage de ses baskets et sur la sortie de la maison.

Travail de sprint. Cette approche vous aide à faire face au multitâche et aux distractions. Cette technique est aussi appelée Pomodoro. Il est basé sur la division du travail en courts intervalles de 15-25 minutes (sprints), pendant lesquels vous devez vous concentrer sur une seule tâche, sans être distrait par autre chose.

Ceci est suivi d'une courte pause, après quoi vous démarrez un nouveau sprint. Si vous n'avez jamais utilisé cette méthode, vous pouvez organiser quelques segments de travail par jour et, après une semaine, commencer à augmenter progressivement leur nombre.

Gestion des listes de tâches. Aide à se concentrer et à faire face à tout ce qui est prévu. Mais essayez de ne pas trop compliquer. Trouvez un programme de planification simple, écrivez tout ce que vous devez faire dans un proche avenir et choisissez chaque jour les tâches sur lesquelles vous vous concentrerez aujourd'hui.

Prévoyez trois tâches importantes et trois tâches mineures pour la journée - ce nombre peut changer en fonction de la durée de votre journée de travail, de la complexité des tâches et de la rapidité de leur exécution.

Capacité à accepter les erreurs. Le perfectionnisme empêche de faire avancer les choses. Par conséquent, ne vous souciez pas tant de la perfection de votre travail que de son achèvement. Tenez-vous en à la règle du "premier brouillon moche" de l'écrivain Ann Lamotte.

Elle est convaincue que la seule façon de bien commencer à écrire (et de commencer à le faire du tout) est d'esquisser un brouillon faible et inutile. Après un certain temps, vous reviendrez au résultat et le polirez.

Travailler dans un mode d'incertitude. Les peurs et les difficultés vous hantent souvent. Par conséquent, il est très utile d'apprendre à travailler dans un état d'incertitude: garder le contrôle, ne pas se cacher des tâches et des expériences intérieures, et ne pas se plaindre.

Pour ce faire, chaque fois que vous remarquez quelque chose comme ça derrière vous, mettez tout de côté et essayez de ressentir votre état. Accepte-le. Faites attention à vos sensations physiques. Assurez-vous que l'insécurité et l'inconfort sont acceptables. Apprenez à apprécier les moments tels qu'ils sont.

Capacité de voir la grande image. C'est une chose d'être complètement concentré sur une seule tâche, et une autre de pouvoir regarder la situation dans son ensemble. Une analyse générale de la situation doit être effectuée le matin et le soir, ainsi que plusieurs fois pendant la journée - au cas où vous auriez besoin d'ajuster le plan d'action.

Nous sommes tous parfois distraits, interrompus et confrontés à des difficultés imprévues. Pour rester productif, vous devez apprendre à changer d'orientation en cas de besoin.

Capacité à être responsable. Tout d'abord, cela signifie ne pas blâmer les autres pour toutes les difficultés que vous rencontrez pour atteindre votre objectif. Assumez l'entière responsabilité de votre part du travail.

Soyez un leader - faites preuve d'initiative, suivez le succès de toute l'équipe, même si vous en êtes un simple subordonné.

Communication ouverte. De telle sorte que chacun comprenne clairement ses responsabilités et ses limites, ainsi que les conséquences du non-respect. Cela aidera à créer une structure dans laquelle toutes les personnes impliquées pourront travailler plus facilement et plus efficacement. Essayez de traiter les gens de manière sincère et positive, malgré tous leurs défauts.

Capacité à planifier. L'abondance des tâches dans l'agenda ne contribue en aucune manière à la réalisation de l'objectif. Au lieu de cela, il est préférable de faire une liste minimale en répondant à des questions simples. Comment commencer la journée pour accomplir des tâches importantes ? Comment faire des sprints pour que personne ne vous distrait ? De quoi devez-vous assumer la responsabilité ? Quand vaut-il la peine de récupérer votre courrier ? À quelle heure dois-je programmer des réunions ? Comment évaluerez-vous votre journée ?

Les réponses vous aideront à planifier votre journée. Ne cherchez pas à ce qu'il soit parfait. En analysant ce qui se passe, au fil du temps, vous trouverez la meilleure option.

Par où commencer l'amélioration

Faites un plan simple. Il n'est pas du tout nécessaire d'essayer de maîtriser toutes les compétences manquantes à la fois. Pour commencer, mieux vaut se concentrer sur les quatre premiers que vous pratiquerez au quotidien:

• Prioriser et définir les tâches de la journée.
• Travail de sprint.
• Méditation - lorsque vous ressentez de la peur, de l'incertitude ou de l'insécurité.
• Analyse en fin de journée et révision du plan.

Notez ce que vous allez faire et comment. Montrez le plan résultant à quelqu'un que vous connaissez et faites-lui rapport tous les jours pendant une semaine. Promettez chaque semaine de partager vos réussites, vos défis et la façon dont vous vous préparerez au début d'une nouvelle période de sept jours.

Prenez 10 minutes chaque soir pour revoir comment s'est déroulée votre journée et si vous avez terminé tous les points de votre plan. Notez ce qui s'est passé, ce qui a empêché, comment vous pouvez accélérer le mouvement vers l'avant.

Au fil du temps, les sprints, la méditation et d'autres compétences deviendront plus faciles pour vous. Ensuite, commencez à apprendre de nouvelles approches efficaces au fur et à mesure que vous améliorez progressivement votre système. L'essentiel est de ne pas oublier de pratiquer.