Le système GTD, éprouvé au fil des années de pratique

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Notre lecteur Oleg Bondarenko partage son système GTD éprouvé pour organiser les affaires et toute la vie. Ce n'est un secret pour personne que nous savons presque tout sur GTD et les mécanismes similaires, mais que nous sommes rarement capables de les utiliser pendant longtemps. Nous sommes sûrs que la success story dans ce domaine vous intéressera.

Ce qui suit est un résumé d'une implémentation GTD personnelle sous une forme qui a résisté à l'épreuve des années. Peut-être que cela aidera quelqu'un.

Je divise les tâches entrantes, les idées, les pensées comme suit:

• Ce qui peut être poussé immédiatement sur un autre interprète, je le pousse immédiatement. J'ajoute une tâche de rappel "Vérifier l'exécution".
• Ce qui peut être fait maintenant en 5-15 minutes. Je m'assois et je le fais.
• Ce qui prend plus de temps ou ne peut pas être fait pour le moment. Cela inclut également les tâches de rappel du type "Vérifier l'état du projet XXX". Immédiatement, je le place dans la liste des tâches de mon téléphone ou de Google Tasks - tout est synchronisé.
• Ce qui est intéressant et peut être prometteur. Je le dépose dans un tas d'Evernote. Je le révise environ une fois par semaine, je le trie par cahiers. Quelque chose se transforme en tâches.

Plus de détails sur le 3ème point.

Pour maintenir avec succès une liste de tâches, une formalisation stricte est requise, minimisant les coûts de gestion et d'obtention des données. Ceci est réalisé de la manière suivante.

Chaque tâche a un nom structuré comme: Projet | Objet | action

Projet - c'est un grand regroupement de tâches, un code abrégé tel que MAISON, BUREAU, CLIENT1, … Pour chaque projet, il devrait y avoir en moyenne 1 à 10 tâches. S'il y a systématiquement plus de tâches pour le Projet, j'affecte une partie à un Projet supplémentaire. Ainsi, le regroupement des tâches est toujours à un niveau. Comme la pratique l'a montré, un regroupement plus visuel des tâches sous la forme d'une arborescence à plusieurs niveaux prend en réalité inutilement du temps et réduit la motivation pour une utilisation efficace du système.

La recherche de tâches dans un projet se fait avec des fonctions de base: la recherche ou le tri est ma méthode préférée.

Un objet - il s'agit d'un objet ou d'une personne sur lequel vous devez effectuer une action. Tout est simple ici.

action - une action élémentaire qui doit être effectuée sur l'Objet.

Autre point primordial: chaque tâche contient date d'échéance … Si vous n'êtes pas sûr de la date d'échéance de la tâche, définissez la date actuelle. Si vous fixez la date du jour et ne faites rien d'autre, demain la tâche sera sur la liste des retards et vous devrez prendre une décision à ce sujet. Par exemple, supprimez des notes de vie.

Parfois, pour un certain projet, une liste de tâches apparaît, dont le calendrier et la séquence d'exécution ne sont pas clairs pour le moment. Dans ce cas, je recherche une tâche générale de la forme: Tâches de projet. Dans les commentaires, je liste la liste des tâches. Au fil du temps, la situation devient plus claire, quelque chose est supprimé, quelque chose est accompli, quelque chose devient une tâche distincte. Dans tous les cas, même à partir d'une telle entrée de groupe, je détermine la date - à laquelle il est nécessaire de s'y référer et de procéder à un audit.

Et la dernière chose. Dans ma pratique, environ 50% des tâches ne sont pas exécutées (ou non exécutable) à la date sélectionnée. Beaucoup ne dépend pas de moi. Les tâches de type "Contrôle de l'état du projet" sont généralement longues et nécessitent une attention périodique. Quelque chose est spécifié et complété. De telles tâches sont constamment reportées à des dates ultérieures. C'est normal (d'ailleurs, c'est un énorme plus des organisateurs électroniques). Le travail manuel de report des échéances est aussi utile dans le sens où il amène parfois à des réflexions importantes.