10 astuces pour rendre vos documents Google plus faciles et plus rapides

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Nous attirons votre attention sur une traduction adaptée de l'article de Saikat Basu, qui contient dix conseils pour travailler avec Google Docs.

2006 a marqué une étape importante dans l'histoire de Google: l'Oxford English Dictionary a adopté le mot « google ». Le concept est devenu un nom familier. Depuis lors, rechercher sur le Web signifie googler. Good Corporation a un impact énorme sur notre comportement en ligne: nous suivons l'étiquette commerciale de Gmail, ouvrons une fenêtre sur le monde en lançant Chrome tous les matins et utilisons Google Drive pour être productif.

La raison de la popularité de "Google Docs" dans le principe du cloud de travail. De tous les outils de Google Drive, un éditeur de texte est le plus essentiel pour les tâches quotidiennes.

Pour rendre votre expérience Google Docs plus productive, suivez les dix consignes suivantes.

Bonus: ajoutez Google Docs au lanceur d'applications Chrome sur votre barre des tâches Windows ou Mac. Deux clics - et vous êtes dans les "Documents".

Recherche rapide

Vous pouvez rapidement et facilement trouver un fichier ou un dossier particulier en entrant une phrase clé dans la barre de recherche en haut. La petite flèche à droite vous aidera à affiner vos critères de recherche:

• type de fichier (dossier, document, photo, PDF, etc.);
• ouvrir avec Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, tout module complémentaire installé;
• propriétaire (moi, pas moi, personne).

Une autre chose qui facilite la recherche est d'utiliser la citation exacte pour le fichier que vous souhaitez trouver. Google Drive ouvrira le document et mettra en surbrillance la phrase de recherche utilisée. De plus, comme pour la recherche sur Google, vous pouvez utiliser des opérateurs booléens comme ou pour étendre la portée de votre recherche.

Appuyez sur "/" pour accéder au champ de recherche.

Pour une liste complète des options de recherche de Google Drive, voir. Enfin, n'oubliez pas de rechercher dans votre panier.

Saut rapide au menu des commandes "cachées"

Google Docs est similaire aux autres suites bureautiques. C'est peut-être plus simple que Microsoft Word, mais il y a aussi de nombreuses commandes utiles dans le menu. Appuyez sur Alt + / pour accéder à la recherche de menu. Entrez ce que vous recherchez dans le champ qui s'ouvre et la fonction démarrera.

En effectuant une recherche dans le menu, vous pouvez trouver d'autres outils d'édition disponibles dans Google Docs.

De l'idée sur Google Keep au brouillon sur Google Docs

est un excellent service pour créer et stocker des notes. Ses meilleures caractéristiques sont la possibilité de dicter des notes et de reconnaître le texte des photos. Mais saviez-vous que vous pouvez transformer une note en document en un clic ?

Grâce à cet export, vous pouvez éditer et « peaufiner » vos idées déjà dans Google Docs. Indispensable pour les étudiants et les écrivains - cela fait gagner beaucoup de temps.

Analyser votre vocabulaire avec Word Cloud

Les rédacteurs, les blogueurs, les étudiants et les enseignants peuvent utiliser un nuage de mots ou un nuage de tags pour parcourir rapidement le contenu d'un document. Cela vous aidera également à voir quels mots vous abusez.

Vous pouvez utiliser un générateur de nuage de mots - par exemple, Tag Cloud Generator - sur n'importe quel document de 50 mots ou plus. Le module complémentaire gratuit de Google-Drive peut être trouvé et installé à partir du menu Modules complémentaires → Obtenir des modules complémentaires ….

Vous pouvez utiliser le nuage de mots via le même menu. Il sera affiché dans une petite fenêtre sur la droite. Si le document n'est pas terminé, vous continuez à le modifier, puis de temps en temps, cliquez sur le bouton Actualiser le nuage pour actualiser le nuage de tags.

Tag Cloud Generator fonctionne également sur les tables. Le seul inconvénient est que le panneau affichant les mots utilisés ne peut pas être mis à l'échelle.

Rechercher et coller en un clic

Avec l'outil de recherche, vous n'avez pas besoin de quitter le document sur lequel vous travaillez pour rechercher des informations sur Google. Après tout, ouvrir un nouvel onglet dans le navigateur prend également du temps. Cet outil intégré vous permet de rechercher et d'insérer des informations dans le document ou le tableau que vous utilisez. Ouvrez Outils → Recherche (Ctrl + Alt + Maj + I).

Un champ de recherche apparaîtra sur la droite. Là, vous pouvez mettre un lien vers le devis en un clic en le saisissant manuellement ou simplement en le mettant en surbrillance.

Les formats de citation disponibles sont MLA, APA et Chicago.

De plus, les citations joliment encadrées ne sont qu'une des caractéristiques de l'outil de recherche. Vous pouvez également vous référer aux statistiques dans les tableaux. Lorsque vous utilisez la recherche, vous pouvez également personnaliser le SERP pour afficher vos publications Google+, vos e-mails, etc. Il existe des filtres spéciaux pour tout cela.

Formatez rapidement du texte à différents endroits

Google Docs dispose d'un outil de formatage Paint qui vous permet de créer des modèles de formatage et de les appliquer à n'importe quelle section de texte. Sélectionnez un mot, une phrase ou tout autre texte, modifiez-le: définissez la taille, la police, etc. Cliquez ensuite sur Format de peinture. Après cela, vous pouvez appliquer les paramètres de formatage spécifiés à un autre fragment, il vous suffit de cliquer dessus.

"Pfff ! Cela ne fonctionne qu'une seule fois !" - diront les sceptiques. Si vous devez appliquer plusieurs fois les paramètres de formatage spécifiés, cliquez deux fois sur l'icône de formatage Paint. Appuyez à nouveau sur ce bouton pour arrêter la magie de fonctionner.

Utiliser des images libres de droits

Google Docs inclut une recherche Google Images qui vous permet de trouver et d'insérer rapidement une image dans un document. Mais il existe deux autres sources riches d'images - LIFE et Stock Photos. Les images des archives LIFE ont une licence qui donne le droit d'utiliser l'œuvre même commercialement, mais il est nécessaire d'indiquer la paternité. En 2012, Google a sélectionné 5 000 nouvelles photos dans les catégories Nature, Météo, Animaux, Sports, Nourriture, Éducation, Technologie, Musique et autres.

Google avertit que les images ne sont disponibles que pour un usage personnel et commercial dans Google Drive et doivent être utilisées dans le cadre de la politique du service.

Vous pouvez insérer des images à l'aide d'une URL. L'image sera enregistrée dans votre document et sera disponible même si l'original est supprimé du Web.

Mentionner quelqu'un dans un commentaire

La collaboration dans Google Docs est basée sur les commentaires. Cela étant dit, il existe un moyen rapide d'attirer l'attention d'une personne sur un commentaire particulier. Mettez en surbrillance le morceau de texte requis et cliquez sur "ajouter un commentaire" (Insérer → Commentaire). Dans le champ de commentaire qui s'ouvre, saisissez "@" ou "+" et commencez à taper le nom de la personne que vous souhaitez.

Google Docs sélectionnera automatiquement une personne dans votre liste de contacts Gmail et l'informera par e-mail. Si cette personne n'a pas la permission de voir ce document, vous devez lui donner accès.

Raccourcis pour les formules mathématiques

Google Docs dispose d'un éditeur d'expression mathématique pratique: Insertion → Equation. Avec lui, vous pouvez non seulement taper des expressions mathématiques, mais aussi les travailler facilement avec des collègues.

Utilisez des raccourcis pour accélérer le processus. Par exemple, si vous saisissez "alpha" suivi d'un espace et d'une parenthèse, Google Docs le convertit en α. Vous pouvez également facilement ajouter un exposant ou un indice en saisissant respectivement "^" et "_". Pour les fractions, entrez "frac".

Liste complète des raccourcis pour les expressions mathématiques. Pour des formules plus complexes, utilisez l'extension gratuite g (math) Google Drive Chrome.

D'autres raccourcis pour gagner du temps

Appuyez sur "Ctrl + /" et vous verrez une grande liste de modèles pour une gestion rapide des documents. La plupart des touches de navigation sont les mêmes que Gmail. De plus, vous pouvez créer vos propres raccourcis.

Allez dans Outils → Préférences → Substitution automatique.

Vous pouvez l'utiliser pour insérer automatiquement des mots fréquemment utilisés, des adresses e-mail, des abréviations ou même des mots que vous orthographiez constamment.

Il est également nécessaire de cocher "Détection automatique de lien" et "Détection automatique de liste" dans la boîte de dialogue des paramètres.

Bien sûr, vous pourriez affirmer que le moyen le plus rapide de créer un beau document est de l'utiliser. Mais les petites astuces décrites aideront à accélérer le travail avec eux.

Faites-nous savoir dans les commentaires quelles astuces vous utilisez dans votre travail quotidien avec Google Docs.