22 fonctionnalités Google Docs peu connues pour rendre votre travail plus facile et plus pratique

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Profitez au maximum du service.

Google Docs permet de gagner beaucoup de temps car il n'est pas encombré de fonctionnalités inutiles. Mais si vous creusez un peu plus, vous trouverez de nombreuses fonctionnalités supplémentaires dans le service.

Éditez comme un pro

1. Déplacer du texte d'un endroit à un autre est possible non seulement par copier-coller. Sélectionnez la partie souhaitée du document et faites-la simplement glisser avec la souris. Vous pouvez également déplacer un paragraphe entier. Pour ce faire, placez le curseur dedans, appuyez sur Shift + Alt et appuyez sur les flèches haut et bas.

2. Sélectionnez le texte que vous souhaitez, maintenez les touches Ctrl / Commande + Maj enfoncées et cliquez sur un point pour augmenter la taille de la police d'un point, ou sur une virgule pour la diminuer.

3. En quelques clics, vous pouvez appliquer une mise en forme d'une partie du texte à une autre. Il suffit de placer le curseur là où vous souhaitez prendre le style, de cliquer sur l'icône du rouleau en haut à gauche et de sélectionner le texte que vous souhaitez modifier. Si vous double-cliquez sur l'icône, vous pouvez appliquer une mise en forme à plusieurs mots, phrases ou paragraphes à la fois.

4. Afin de ne pas rechercher les fonctions requises pendant une longue période, utilisez le raccourci clavier Alt + /. Une recherche de menu s'ouvrira, avec laquelle vous pourrez rapidement trouver n'importe quelle fonctionnalité de Google Docs.

5. Le service peut structurer rapidement du texte contenant des en-têtes. Cliquez sur Afficher et sélectionnez Afficher la structure du document. Un panneau avec des paragraphes apparaîtra sur la gauche, chacun étant un titre dans le texte. Cliquez sur l'élément souhaité pour y accéder rapidement.

6. Reposez vos doigts et essayez de taper avec votre voix. Dans l'onglet "Outils", sélectionnez "Saisie vocale", cliquez sur l'icône du microphone et parlez. Vous pouvez utiliser les commandes "point", "virgule", "point d'exclamation", "point d'interrogation", "nouvelle ligne" et "nouveau paragraphe".

7. La fonction de saisie vocale peut également être utilisée pour transcrire des enregistrements audio. Il peut s'agir d'interviews, de podcasts, etc. Le service fait un bon travail de reconnaissance de la voix enregistrée.

8. Pour voir la définition d'un mot, utilisez la combinaison Ctrl + Maj + Y ou Commande + Maj + Y. Cependant, cela ne fonctionne qu'avec les formes initiales.

9. Vous pouvez rechercher des informations sur le Web sans quitter Google Docs. Appelez la fonction Parcourir à l'aide du raccourci clavier Ctrl + Alt + Maj + I ou Commande + Alt + Maj + I. Les sujets sur lesquels vous avez écrit précédemment seront affichés. Vous pouvez également trouver les informations dont vous avez besoin sur Google et les joindre au document.

Établir des documents

10. Il est possible d'ajouter des images de Google Photos aux documents. Ouvrez le menu Insertion, sélectionnez Image et cliquez sur Ajouter à partir de Google Photos. Vous pouvez également insérer des images depuis Google Drive ou simplement depuis Internet.

11. Le service dispose d'un outil de recadrage et d'édition d'images. Cliquez sur l'image, ouvrez le menu "Format" et sélectionnez la fonction souhaitée dans la rubrique "Image". Ainsi, par exemple, vous pouvez choisir la couleur de l'image et ajuster sa transparence.

Travailler avec d'autres utilisateurs

12. Ne laissez pas la barrière de la langue entraver votre travail. Google Docs peut traduire des textes entiers. Pour ce faire, vous devez ouvrir "Outils", cliquer sur "Traduire le document" et sélectionner une langue.

13. Vous pouvez mentionner une autre personne dans un document pour attirer son attention. Passez le curseur sur le côté droit du fichier, cliquez sur le bouton "Ajouter un commentaire" qui apparaît, mettez le symbole "@" ou "+" et sélectionnez la personne souhaitée parmi les contacts. Alternativement, vous pouvez simplement entrer l'adresse e-mail de l'utilisateur. Si la personne n'a pas encore accès au document, le service lui proposera de le lui fournir.

14. Pour envoyer rapidement un document à la personne sur laquelle vous travaillez, ouvrez le menu Fichier et cliquez sur Partager. Le message viendra de votre boîte aux lettres principale liée à votre compte Google.

15. Vous pouvez également écrire un e-mail à n'importe quel utilisateur extérieur en joignant un document à la lettre. Pour ce faire, dans le menu Fichier, sélectionnez Joindre à l'e-mail. courrier.

16. Vous pouvez rendre un document accessible au public en le publiant sur le Web. Il est possible de l'intégrer dans une page web ou de créer un lien vers celle-ci. Ceci est de la responsabilité de la fonction "Publier sur Internet", accessible via le menu "Fichier".

17. Pour obtenir un lien direct vers une partie spécifique du texte, placez le curseur à l'endroit souhaité, ouvrez le menu "Insertion" et sélectionnez "Signet". N'oubliez pas de donner à la personne que vous souhaitez partager le lien avec l'accès au document.

18. Vous souhaitez envoyer un lien vers une version PDF de votre document ? Lors de l'édition, ouvrez la barre d'adresse et au lieu d'éditer à la toute fin, entrez export?Format = pdf. Copiez l'intégralité du lien. En l'ouvrant, une personne pourra télécharger le document sous forme de fichier PDF.

19. De la même manière, vous pouvez créer un modèle à partir d'un document. Au lieu de modifier, entrez copie, et le lien permettra à l'utilisateur d'enregistrer une copie du fichier pour lui-même dans le référentiel.

Élargissez vos horizons

20. Google Docs propose une bibliothèque de modèles de CV, de brochures, de lettres, de newsletters, etc. Utilisez-les comme point de départ pour créer vos propres documents uniques.

21. Ajoutez docs.google.com/create aux favoris de votre navigateur afin de pouvoir créer un nouveau document à tout moment.

22. Ne vous limitez pas aux polices standard - téléchargez des polices supplémentaires qui vous conviennent personnellement. Cliquez sur le bouton de sélection de police, puis sur "Autres polices". Vous pouvez les trier selon différents paramètres et les ajouter à votre bibliothèque.