Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse en ligne et comment choisir la bonne

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le 1er juillet, un autre report pour l'installation des caisses enregistreuses se termine. Vérifiez si vous avez respecté les exigences de la loi.

Qu'est-ce qu'un paiement en ligne

Comme son nom l'indique, il s'agit d'une caisse enregistreuse avec accès Internet. Il imprime non seulement les reçus et stocke les informations sur les transactions, mais transmet également les données au bureau des impôts. De plus, avec son aide, des chèques peuvent être émis aux clients sous forme électronique - en les envoyant par e-mail ou par SMS.

Les caisses enregistreuses en ligne ont commencé à être progressivement introduites en 2017. La dernière étape de "l'opération" est maintenant en cours.

Qui a besoin de caisses en ligne

Il est plus facile de dire qui n'en a pas besoin. Vous pouvez vous passer de l'appareil si vous vendez au comptant:

1. Journaux et magazines en kiosques spécialisés.
2. Titres.
3. Marchandises sur les marchés, foires, expositions (sauf celles indiquées dans la liste).
4. Livraison de marchandises, à l'exception des produits non alimentaires et alimentaires techniquement complexes avec des conditions de stockage particulières.
5. Glaces et boissons des étals.
6. Kvass, lait, beurre, poisson vivant, kérosène des camions-citernes.
7. Légumes de saison roulés.
8. Produits d'art populaire faits maison.
9. Couvre-chaussures.
10. Billets pour les théâtres d'État ou municipaux.

Certains services font également partie des exceptions:

1. Fourniture de repas aux élèves et au personnel des écoles.
2. Réception de récipients en verre et de matériaux de rebut de la population.
3. Réparation de chaussures et peinture.
4. Production et réparation de clés et de mercerie métallique.
5. Creuser des jardins et couper du bois de chauffage.
6. Encadrement et prise en charge d'enfants, de malades, de personnes âgées et de personnes handicapées.
7. Services de porteurs dans les gares, les ports et les aéroports.
8. La location de logements et de parkings, si vous en êtes propriétaire et que vous êtes inscrit en tant qu'entrepreneur individuel.

Il n'est pas nécessaire d'établir des caisses enregistreuses en ligne pour les entrepreneurs qui sont passés à l'impôt sur le revenu professionnel, les pharmacies rurales et les centres de soins médicaux, les organisations religieuses, ainsi que les entrepreneurs individuels et les organisations qui effectuent exclusivement des paiements sans espèces avec d'autres représentants commerciaux.

Les établissements de culture physique, sportifs et éducatifs, ainsi que ceux opérant dans le domaine de la culture et des loisirs, pourront se passer des caisses en ligne, mais uniquement pour les paiements ne nécessitant pas la présentation d'espèces ou d'une carte bancaire. Une exception est également faite pour ceux qui travaillent dans des zones incluses dans la liste spéciale des territoires agréés par le sujet de la Fédération qui sont éloignés des réseaux de communication.

Dans de nombreux cas, un entrepreneur individuel dans le système de taxation des brevets peut également travailler sans caisse enregistreuse, mais pas toujours. Il est préférable de préciser si vous avez besoin d'un appareil directement dans le texte de loi: pour cela, vous devez trouver la liste des exceptions au paragraphe 2.1 de l'article 2 de la loi sur les caisses enregistreuses, puis vérifier la liste des activités en le code des impôts.

Même si vous êtes sur la liste des bénéficiaires, mieux vaut consulter un avocat ou le fisc: des nuances peu évidentes peuvent apparaître.

Mais ce n'est pas tout. Il y a un report pour certaines catégories d'entreprises - pour elles, les caisses enregistreuses en ligne ne sont requises qu'à partir du 1er juillet 2019. Voici qui ont encore le temps de se procurer un appareil:

1. Entrepreneurs individuels et organisations sur UTII et sur un brevet qui effectuent des services ou fournissent du travail et ont des employés.
2. Propriétaires de distributeurs automatiques qui n'ont pas d'employés dans leur personnel.
3. SP sur UTII et un brevet qui revendent des biens, même s'ils n'ont pas de salariés.
4. Entrepreneurs individuels titulaires d'un brevet qui ne sont pas dispensés de l'installation de caisses enregistreuses en ligne.
5. Organisations et entrepreneurs individuels qui émettaient auparavant des formulaires de déclaration stricts, y compris lors de la vente de billets par un conducteur ou un conducteur dans un véhicule.

Pour deux catégories d'entreprises, le report a été prolongé jusqu'au 1er juillet 2021 sur les modifications de la loi fédérale «sur l'utilisation d'équipements de caisse enregistreuse dans la mise en œuvre des règlements dans la Fédération de Russie». La liste comprend:

1. Entrepreneurs individuels qui effectuent des travaux et fournissent des services sans travailleurs embauchés.
2. Entrepreneurs individuels qui vendent des biens de leur propre production.

Le reste des caisses enregistreuses en ligne devrait déjà l'être. Pour l'absence d'appareil, ils peuvent être condamnés à une amende d'un montant de 10 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, article 14.5. La vente de biens, l'exécution de travaux ou la fourniture de services en l'absence d'informations établies ou la non-utilisation de milliers de roubles dans les cas établis par les lois fédérales sur les caisses enregistreuses - dépend de la forme de l'entreprise.

Quelles sont les caisses enregistreuses en ligne

Le Service fédéral des impôts dispose d'un registre qui répertorie tous les appareils qui relèvent de la loi sur les caisses enregistreuses. Ils sont de trois types:

1. Caisses enregistreuses autonomes

Il s'agit d'un appareil standard familier qui a été mis à niveau avec un module de communication Internet et un lecteur fiscal. Une option relativement bon marché, qui perd par rapport à ses homologues plus modernes en termes de vitesse et de nombre de fonctions supplémentaires.

2. Registraire fiscal

Il s'agit d'un appareil d'impression de reçus qui se connecte à un ordinateur, une tablette, un smartphone. Le coût total de l'équipement dépendra du gadget auquel vous décidez de connecter l'enregistreur: il y a une différence de plusieurs dizaines de milliers de roubles entre une tablette chinoise et un iPad. L'opérabilité sera déterminée par le logiciel: ici, vous pouvez automatiser les processus, installer un système de comptabilité des marchandises, ce qui augmentera la vitesse du service client et facilitera la vie du caissier.

3. Borne intelligente

Assez cher, mais aussi un gadget plus avancé dans le monde des caisses enregistreuses en ligne. Il possède son propre écran tactile, avec lequel vous pouvez accéder rapidement aux catégories de marchandises les plus demandées, automatiser les processus, etc.

Cependant, lors du choix, vous ne devez pas chasser la forme. Il est plus important de savoir quelles tâches vous devez résoudre à l'aide de l'appareil et de commencer déjà à partir de là.

Que rechercher lors du choix d'une caisse en ligne

1. Nombre suffisant de connecteurs

L'important n'est pas qu'il y en ait le plus possible. Le nombre de connecteurs dépendra du type d'activité que vous faites. Vous devrez peut-être vous connecter à la caisse:

• Balances, si vous avez quelque chose à peser.
• Scanner de code-barres (s'il n'y en a pas intégré). Vous ne pouvez pas vous en passer si vous avez un flux important de clients et que vous n'avez tout simplement pas le temps de saisir manuellement les informations sur le produit.
• Terminal bancaire. Mais il peut aussi être connecté en Wi-Fi.

2. Vitesse d'impression des reçus

La vitesse pour différents appareils peut différer de plus de deux fois. Avec un flux de clients important, c'est un critère essentiel, car une machine plus rapide augmentera l'indicateur quantitatif de service.

3. Mobilité de la caisse en ligne

Il existe des appareils fixes, il y a des appareils mobiles - choisissez en fonction du type d'entreprise. Les téléphones portables sont bien adaptés pour le service sur le terrain et les ventes. Si la caisse enregistreuse a pour fonction d'accepter les paiements par carte, il sera plus pratique pour les clients de payer, ce qui peut stimuler leur intérêt.

Les appareils fixes conviennent aux points de vente où le caissier n'a pas besoin de se déplacer.

4. Type de connexion Internet

Le réseau filaire est un excellent choix pour les caisses fixes. Pour la version mobile qui est utilisée à l'intérieur de l'établissement, le Wi-Fi convient. Et pour un appareil voyageant dans la ville avec un coursier, vous avez besoin d'un Internet mobile.

Cependant, il n'y a pas de restrictions strictes ici et vous pouvez facilement connecter une caisse enregistreuse fixe au réseau mobile en l'absence d'alternatives dans votre région. L'essentiel est de faire attention à ce point à l'avance et de choisir le bon appareil.

5. Assortiment de produits et nombre de points de vente

Plus il y a de produits dans le magasin, plus vous avez besoin d'une solution moderne. S'il y a plus de 50 articles, ce ne sera pas facile avec une caisse enregistreuse hors ligne. D'autre part, le registraire fiscal et le terminal intelligent automatiseront les processus. Par exemple, ne saisissez pas les produits manuellement, mais chargez simplement un fichier avec un tableau.

En outre, vous devez faire attention à ces appareils si vous disposez de plusieurs prises. Cela permettra à toutes les caisses enregistreuses d'être connectées à un système unifié de comptabilité des marchandises, ce qui simplifiera la gestion des affaires.

6. Type d'activité

Ici encore, la loi intervient dans les questions de choix.

• Si vous vendez de la viande, du poisson, du lait et d'autres produits soumis à un contrôle vétérinaire, il est nécessaire que la caisse supporte le travail avec le FSIS "Mercure".
• Si vous vendez de l'alcool, la caisse enregistreuse doit être équipée d'un module de transfert de données vers le système d'information automatisé de l'État unifié et d'un scanner 2D de timbres d'accise.

Quelle caisse en ligne choisir en fonction du type d'entreprise

Tatiana Glazacheva, directrice exécutive de Robokassa, vous aidera à gérer les types de caisses enregistreuses en ligne.

Achats en ligne sur les réseaux sociaux avec paiement à la livraison

On parle ici de petites vitrines en ligne basées sur Instagram, VKontakte ou Facebook. Ils peuvent proposer des produits de beauté, des vêtements de sport, des bijoux tendance, des produits pour bébé, des accessoires automobiles, des fournitures pour animaux de compagnie, etc. En règle générale, le vendeur lui-même livre et accepte les paiements. "Dans ce cas, vous pouvez vous débrouiller avec un terminal mobile ou une caisse enregistreuse en ligne autonome: un modèle budgétaire à motivation fiscale coûte environ 15 000 roubles", conseille Tatiana Glazacheva.

Selon elle, en plus du bas prix, de tels modèles présentent d'autres avantages: ils sont très peu exigeants et faciles à utiliser. Vous n'avez besoin d'aucun logiciel spécial et vous pouvez le charger avec un chargeur de téléphone. La mémoire de tels modèles ne peut contenir plus d'une centaine de marchandises, mais avec de petits volumes d'échanges, cela suffit amplement.

Bien sûr, il existe également sur le marché des caisses enregistreuses mobiles plus avancées - avec des écrans tactiles, la possibilité d'accepter les paiements par carte bancaire et d'autres fonctionnalités. Mais ces modèles sont plus chers. Ils sont généralement achetés par de grands services de messagerie. Les options de base sont plus adaptées aux petites et micro-entreprises: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" ou "ATOL 91F Nuger".

Boutique en ligne avec point de retrait et/ou plus de 100 articles

En règle générale, les propriétaires de magasins en ligne possèdent au moins un ordinateur ou un ordinateur portable, et un grand volume de la nomenclature nécessite un logiciel de trading spécial (1C ou programmes similaires). Tatiana Glazacheva conseille d'acheter un registraire fiscal qui se connecte à un ordinateur, s'intègre au logiciel de trading et charge les noms des marchandises à partir de la base de données existante.

Le prix d'un registraire fiscal complet avec un accumulateur fiscal est d'environ 20 000 roubles. Il n'est pas nécessaire d'installer des programmes supplémentaires sur un tel appareil, et sa mémoire peut contenir jusqu'à mille articles. Les modèles suivants appartiennent à cette catégorie: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

Il convient également de mentionner les caisses enregistreuses en ligne conçues spécifiquement pour les petites entreprises dans le domaine du commerce sur Internet (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Ils s'intègrent facilement au CMS du site et peuvent être utilisés pour les ventes en ligne et hors ligne. Une telle caisse enregistreuse est capable à la fois d'imprimer des reçus papier au moment de l'émission des commandes et d'envoyer des reçus numériques aux acheteurs en ligne.

En règle générale, divers périphériques peuvent être connectés aux registres fiscaux - scanners de chèques, terminaux d'acquisition. Si nécessaire, ce type de caisse enregistreuse se transforme en KKM mobile - il suffit de se connecter à un smartphone sur lequel l'application correspondante est installée.

Micro magasins, îlots dans les centres commerciaux

Si nous parlons de micro et petites entreprises hors ligne, alors les terminaux de point de vente économiques ou les terminaux intelligents peuvent être recommandés à ces entrepreneurs. Glazacheva explique qu'il s'agit de petits ordinateurs qui sont aussi des caisses enregistreuses en ligne. Ces appareils peuvent mémoriser autant de noms commerciaux que vous le souhaitez, prendre en charge la connexion de périphériques et parfois même accepter les cartes bancaires. Cette catégorie comprend "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (coût - 27 000 roubles et plus).

Les terminaux de point de vente ont un logiciel préinstallé qui vous permet non seulement de suivre les ventes, mais également d'utiliser divers outils marketing - bonus, cartes de fidélité, date d'expiration des remises et autres. De plus, à l'aide d'un terminal intelligent, vous pouvez tenir votre comptabilité et utiliser certaines fonctions CRM. Cette catégorie de caisses enregistreuses en ligne est la plus chère, mais leur prix est entièrement compensé par leur large fonctionnalité.

Petite entreprise dans le domaine des services ou de la restauration

Tatyana Glazacheva note que le secteur des services est trop diversifié pour recommander un type spécifique de paiement en ligne. Beaucoup est déterminé par le public cible et le nombre de clients. Par exemple, si vous prenez des salons de beauté, ils auront besoin d'une caisse enregistreuse en ligne avec de nombreuses fonctionnalités et un support pour les programmes de fidélité: terminaux de point de vente ou registraires fiscaux connectés à un gadget avec une application EKAM ou similaire. Dans le même temps, un simple salon de coiffure avec un ensemble de services standard peut utiliser avec succès la caisse enregistreuse autonome la moins chère pour les micro et petites entreprises (ATOL 90F et autres).

Quant au café, ici beaucoup dépend de l'assortiment. S'il n'y a pas d'alcool et que le menu contient moins de 100 plats, un paiement en ligne hors ligne fera l'affaire. Si le café propose des boissons alcoolisées, vous avez besoin d'au moins un terminal intelligent avec un module UTM intégré qui transmet les données à EGAIS.

Choses dont il faut se rappeler

1. Si vous n'avez toujours pas de caisse enregistreuse en ligne, il est probable que vous n'en ayez pas besoin - vérifiez la dernière version de la loi.
2. Si vous êtes tombé sous l'avant-dernier délai, mais pas sous le dernier, dépêchez-vous: il ne reste plus beaucoup de temps avant le 1er juillet.
3. Lorsque vous choisissez une caisse enregistreuse en ligne, soyez guidé par les spécificités de votre entreprise - vous n'avez peut-être pas besoin d'un appareil coûteux.
4. Avant d'acheter, vérifiez auprès du registre du Service fédéral des impôts et assurez-vous que l'appareil que vous avez choisi s'y trouve.