Secrets de productivité du créateur du populaire service de gestion des tâches Todoist

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

L'auteur Todoist Amir Salihefendic a développé son propre système de productivité qui l'aide à atteindre ses objectifs sans stress depuis 9 ans. Aujourd'hui, Amir parlera de son système et de son intégration avec Todoist.

La plupart des gens ne cherchent pas à rationaliser leur flux de travail, à laisser les choses aller d'elles-mêmes et à espérer le meilleur. Mais si vous avez un système, vous pouvez manœuvrer entre de nombreuses tâches, établir des priorités et ne pas vous sentir dépassé.

J'ai nommé mon système de productivité Systemist. Je l'ai inventé - et Todoist est basé dessus - en 2007. A cette époque, je vivais dans une auberge à Aarhus (Danemark) et j'étudiais l'informatique. J'avais deux emplois à temps partiel et de nombreux projets personnels. Je me sentais dépassé et désorganisé. Tout cela a changé lorsque l'idée Systémiste m'est venue à l'esprit.

Qu'est-ce que ce système m'a aidé à réaliser ?

1. Établir Doist Ltd. et développer un produit qui permet aux gens d'obtenir des résultats étonnants.
2. Combiner avec succès les fonctions de fondateur et de PDG. J'ai le temps pour tout et je ne me sens pas surmené. L'entreprise emploie 50 personnes, et pratiquement aucune d'entre elles ne m'a vu épuisé.
3. Identifiez chaque jour les aspects prioritaires du flux de travail et souvenez-vous toujours des e-mails, rendez-vous et projets importants.
4. Profitez de la vie en dehors du travail: passer du temps avec votre femme, voyager, auto-éducation et sports, soins de santé.

L'équilibre entre le travail et la vie personnelle est la clé de l'efficacité personnelle.

Systemist fonctionne mieux en conjonction avec Todoist. Mais vous pouvez utiliser n'importe quel autre programme et service de gestion des tâches. Les principes de base du système sont beaucoup plus importants que les outils spécifiques.

6 Principes systémiques

1. Appliquez partout

Le système est le système, pour l'utiliser partout et partout. Vous devez avoir accès au planificateur depuis n'importe quel appareil, n'importe où.

Nous avons travaillé dur pour rendre Todoist disponible dans le monde entier. Je recommande de l'installer (ou une autre application similaire) immédiatement sur tous les appareils et plates-formes dont vous disposez: téléphone, tablette, ordinateur portable, navigateurs, etc.

2. Appliquer dans tout

Le système fonctionne s'il couvre tous les aspects de la vie personnelle et professionnelle. Cela vous donnera la liberté. Vous contrôlerez tout ce qui est important et vous n'oublierez plus des choses telles que rencontrer un client ou acheter un cadeau pour un être cher.

Presque toutes mes activités sont rationalisées. Concrètement, j'ai systématisé:

1. Evénements à venir (réunions internes et externes à l'entreprise).
2. Des projets complexes, fragmentés en de nombreuses petites étapes.
3. Tâches répétitives pour contrôler les projets à long terme.
4. E-mail (si je ne peux pas répondre immédiatement à la lettre, je la traduis en tâche avec l'aide).
5. Les rapports de bogues, si les corriger me sont liés.
6. Liste de diffusion (partagée avec des collègues).
7. Liste de courses (partagée avec ma femme).
8. Pages Web sur lesquelles je ne peux pas agir immédiatement. Par exemple, une page de produit d'Amazon.com (pas encore décidé d'acheter ou non), une page de film dans IMDb que je veux regarder, ou un article que je veux lire plus tard. Pour tout cela, j'utilise.
9. Tâches de santé (entraînements hebdomadaires de gym et de jogging).

3. Décomposez les grandes tâches en petites tâches réalisables

Une petite tâche est plus facile à accomplir. Par conséquent, divisez toujours les grands projets en petites sous-tâches qui peuvent être achevées en une heure (ou moins). Premièrement, cela vous aidera à comprendre combien de temps il vous faut pour faire ceci ou cela. Et deuxièmement, vous verrez des progrès.

Il est important que la tâche soit réalisable. Vous devez être capable de mettre en œuvre ce que vous mettez sur votre liste de tâches.

4. Prioriser

Je fais 15 à 25 tâches par jour. Ils sont les plus importants en ce moment.

Il est facile de prioriser dans Todoist. Voici comment je fais:

1. Assurez-vous de fixer la date limite à laquelle le dossier doit être terminé. Je fixe des tâches importantes pour aujourd'hui ou demain, j'écris des tâches sans importance pour l'avenir.
2. J'indique les niveaux de priorité. Il y en a quatre sur Todoist. Le service trie automatiquement les tâches en fonction de leur importance.
3. Pour souligner davantage l'importance de la tâche, j'utilise des balises comme @high_impact. Avec eux, il est pratique de garder une trace du nombre de tâches importantes effectuées dans une journée.

5. Videz votre liste de choses à faire tous les jours

Avant de commencer à utiliser la règle de la boîte de réception 0, mon courrier électronique était chaotique. Je me sentais mal à chaque fois que je devais nettoyer les décombres.

Pour gérer les tâches, j'utilise une règle similaire - "0 tâches dans la liste des tâches".

Si vous n'avez pas eu le temps de faire tout ce que vous aviez prévu pour la journée, ne reportez pas les tâches restantes au lendemain. Au lieu de cela, réinitialisez votre liste de tâches et créez un nouveau plan. Cela vous permettra de faire le point, de comprendre où vous en êtes et de redéfinir vos priorités.

6. Obtenez toujours des commentaires

La plupart des systèmes de gestion du temps se concentrent sur ce qui doit être fait plutôt que sur ce qui a déjà été fait. Mais à quoi bon si vous ne voyez pas vos progrès et ne comprenez pas à quel point vous êtes productif ?

Par conséquent, nous avons créé. Il vous permet de suivre, de visualiser et d'améliorer vos performances personnelles.

Todoist Karma est comme un mini-jeu: vous accomplissez des tâches, marquez des points et voyez les nuanciers s'agrandir. C'est très excitant, surtout pour les débutants en gestion du temps. Pour le rendre encore plus intéressant, vous pouvez définir non seulement des objectifs quotidiens, mais également hebdomadaires, ainsi que partager les résultats sur les réseaux sociaux, augmentant ainsi le niveau de responsabilité.

Conseils supplémentaires

Travailler avec le courrier électronique

1. Vérifiez votre courrier électronique deux fois par jour. Par exemple, le matin et l'après-midi.
2. Visez une boîte de réception vide.
3. Si possible, répondez immédiatement à la lettre. Sinon, traduisez-le en tâche, assurez-vous d'indiquer la date d'échéance et la priorité.
4. Désactivez les notifications sur tous les appareils. Cela vous aidera à éviter les distractions.

Travailler avec des messagers

Les messagers sont des tueurs de productivité, ils sont nerveux et distrayants. La recherche montre que l'employé de bureau moyen passe en moyenne plus de deux heures par jour à se distraire et à faire des pauses. Cela signifie que la semaine de travail augmente de plus de 10 heures, car le volume de travail ne diminue pas.

1. Combinez la correspondance dans les messageries avec la navigation sur Internet. Lorsque vous avez juste besoin de travailler (écrire un rapport, dessiner une mise en page, etc.), fermez les applications de chat.
2. Traitez les messages par lots: ouvrez le messager, lisez tout, répondez à tout le monde et refermez-le.
3. Désactivez les notifications de messagerie sur votre téléphone mobile.

Selon Salihefendik, ce système l'aide à être concentré, sain d'esprit et en bonne santé.

Écrivez dans les commentaires ce que vous pensez de Systemist, et partagez également vos secrets de productivité.