Comment passer moins de temps dans les e-mails

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

La vérification des e-mails est devenue une dépendance pour beaucoup. Mais vous pouvez vous en débarrasser et augmenter votre productivité.

La vérification des e-mails ressemble beaucoup à une dépendance. Il y a plusieurs raisons à cela.

• Tout comme pendant les rapports sexuels, le jeu ou la consommation de drogues, la dopamine, une hormone du plaisir, est libérée dans le cerveau lors de la vérification des e-mails.
• Nous continuons de vérifier notre boîte de réception parce que nous voulons rester à jour et nous avons peur de manquer quelque chose.
• Nous analysons les e-mails pour pouvoir nous détendre et ne pas faire des choses plus difficiles.

Mais ce temps pourrait être bien mieux utilisé. Kevin Cruz, auteur de 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, propose cinq conseils pour vous aider à réduire de moitié votre temps de courrier électronique.

1. Ajoutez l'analyse à votre planning

Ne vérifiez pas votre courrier électronique, mais traitez-le. Traitez les messages d'analyse comme vous le feriez pour tout autre travail. Planifiez-le, ajoutez-le à votre calendrier, puis lancez-vous. Cruz conseille de trier son courrier trois fois par jour: matin, après-midi et soir.

Ce n'est pas le temps passé à travailler avec le courrier qui compte. Quelqu'un prendra trois heures par jour pour analyser les messages, tandis que d'autres prendront 30 minutes. L'essentiel est d'aborder ce métier de manière consciente, comme un travail régulier.

Kevin Cruz

2. N'envoyez pas à tout le monde une copie de la lettre

Moins vous envoyez d'e-mails, moins vous en recevez en retour. Essayez donc de ne pas mettre autant de personnes dans la copie de la lettre. Notamment, ne cochez pas la case "Répondre à tous".

Certains ont réussi à réduire de 50 % le trafic des e-mails lorsqu'ils se sont entraînés à réfléchir à deux fois avant d'envoyer un nouvel e-mail.

3. Filtrer les messages

Configurez des filtres pour placer différents types de lettres dans différents dossiers. De cette façon, vous ne pouvez perdre votre temps que sur les messages vraiment importants et ne pas être submergé par le reste.

4. Arrêtez d'utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches

De nombreuses personnes s'envoient des messages avec différentes tâches pour plus tard, transformant la boîte aux lettres en une autre liste de tâches. Mais cela ne fait que nuire à la productivité.

Cruz suggère cette approche. Lorsque vous ouvrez un nouvel e-mail, demandez-vous d'abord si vous pouvez le supprimer. Sinon, demandez-vous si vous pouvez le déléguer à quelqu'un. Si ce n'est pas possible, déterminez si vous pouvez vous en occuper en moins de cinq minutes. Si c'est le cas, super. Sinon, mettez la lettre de côté pour plus tard. Mais ne le laissez pas dans votre boîte de réception, mais transférez-le dans votre calendrier et sélectionnez une date et une heure spécifiques pour le faire.

5. Communiquez votre intention aux autres

Discutez-en avec vos collègues afin qu'il vous soit plus facile de vous en tenir au plan. Dites à votre patron que pour améliorer votre productivité, vous désactiverez les nouvelles alertes par e-mail et n'analyserez les e-mails qu'à certains moments.

Convenez également de la manière dont vous pouvez être contacté en cas d'urgence.

En essayant de réduire le temps de travail avec le courrier électronique, vous devez changer vos habitudes, et c'est toujours difficile à réaliser tout de suite. Soyez patient et soyez prêt à réaliser qu'il n'est pas nécessaire de passer autant de temps sur le courrier.