Un guide du débutant à GTD

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

La technique de gestion du temps GTD vous aide à organiser et suivre les tâches, à sortir toutes les informations de votre tête et à commencer à agir.

Qu'est-ce que GTD

Notre cerveau propose facilement de nouvelles idées, mais il lui est beaucoup plus difficile de se souvenir de toutes. Par exemple, il se souvient que vous devez acheter le cadeau d'anniversaire de votre mère la semaine prochaine. Plutôt que de vous le rappeler lorsque vous passez devant son magasin préféré, votre cerveau vous donnera simplement l'impression que vous auriez dû acheter quelque chose.

GTD (Getting Things Done) est une technique qui aide à transformer les idées vagues, les impulsions, les idées et les réflexions nocturnes en action. Lorsque vous apprendrez à vous fier à ce système, votre cerveau ne contiendra pas toutes les informations. Cela réduira le stress et vous aurez la force nécessaire pour des activités plus productives.

Comment fonctionne cette technique

GTD est basé sur un système de liste avec lequel vous organisez tout ce qui vous vient à l'esprit. Pour le mettre en œuvre dans votre vie, vous devez enregistrer et traiter les informations entrantes. De plus, vous devrez créer de telles listes: "Entrant", "Prochaines actions", "Liste d'attente", "Projets" et "Un jour". Tout ce qui nécessite votre attention ira d'abord dans la "Boîte de réception", puis dans l'une des autres listes.

1. Collecte

Rassemblez toutes les informations qui nécessitent votre attention, des lettres dont vous avez besoin pour répondre aux idées ingénieuses qui vous viennent à l'esprit pendant que vous prenez votre douche. Le point de collecte peut être un cahier papier, une pièce jointe ou un e-mail auquel vous vous enverrez des lettres.

Lorsque vous avez commencé à utiliser la technique GTD, essayez de vous libérer de toutes les informations accumulées. Notez tout ce dont vous avez besoin ou envie de faire, tout ce qui vous a occupé au cours des derniers jours ou semaines, a gêné votre concentration, ou dont vous vous êtes souvenu au moment inopportun.

2. Traitement

Considérez les informations accumulées. C'est la règle principale de tout le système. Faites-le régulièrement pour ne pas en récolter trop. Pour traiter l'information, posez-vous une série de questions.

• Est-ce résoluble ? Vous vous demandez si quelque chose peut être fait pour supprimer cet élément de la liste. Sinon, supprimez-le ou déplacez-le vers la liste Un jour. Enregistrez les informations utiles avec lesquelles vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit, comme une recette ou un article intéressant, dans un endroit séparé. Choses que vous voulez faire dans un avenir lointain (apprendre le japonais, écrire un livre), déplacez-les vers la liste "Un jour" afin qu'elles ne fassent pas partie des "Prochaines actions".
• Est-il possible de compléter un dossier en une seule étape ? Dans GTD, tout ce qui nécessite plus d'une étape s'appelle un projet. Si vous avez plusieurs tâches connexes dans votre boîte de réception, créez un projet distinct pour elles. Ajoutez son nom à votre liste de projets et sélectionnez une action à ajouter à "Suivant".
• Cela prendra-t-il plus de deux minutes? Sinon, faites-le tout de suite. C'est plus rapide que de l'ajouter à votre prochaine liste de tâches ou de la déléguer à quelqu'un d'autre. Si la tâche prend plus de temps, demandez-vous si vous seul pouvez la faire ou si vous pouvez la déléguer à quelqu'un.
• Puis-je le déléguer à quelqu'un ? Si oui, déléguez. Lorsque vous devez suivre les progrès, déplacez l'élément vers la « Liste d'attente ». Si vous ne pouvez pas déléguer une tâche, ajoutez-la à votre calendrier ou à la liste "Suivant".
• Y a-t-il un délai précis ? Si c'est le cas, ajoutez-le à votre calendrier. N'écrivez pas tout ce que vous voulez faire en une journée. N'inscrivez que ce qui doit être fait: une visite chez le dentiste, un rendez-vous, un vol. S'il n'y a pas de date limite spécifique, déplacez le cas vers les prochaines étapes.

3. Organisation

Triez tout en place: dans l'une des cinq listes, dans un dossier contenant des informations utiles pour l'avenir, dans votre calendrier ou dans la corbeille.

Ajoutez à la « Liste d'attente » tous les cas qui sont bloqués pour une raison quelconque. Par exemple, lorsque vous ne pouvez pas continuer tant que vous n'avez pas reçu de réponse à votre e-mail, ou lorsque vous attendez la livraison. N'oubliez pas d'inclure la date à côté de chaque élément.

Les prochaines étapes devraient comporter des tâches qui doivent être terminées le plus rapidement possible. Formulez-les comme des actions physiques réalisables, il sera donc plus facile de passer aux choses sérieuses. Par exemple, il est préférable d'écrire « appeler Lena et faire en sorte qu'elle s'assoie avec l'enfant jeudi soir » que « prendre des dispositions pour que quelqu'un s'assoie avec l'enfant », bien que ce soit essentiellement la même chose.

Idéalement, vous devriez ajouter une balise de contexte à chaque élément dans "Suivant". Il vous dira où vous devez être, avec qui, ce que vous devez emporter avec vous. Par exemple, vous pouvez avoir des balises "shopping", "au travail", "avec des enfants", "téléphone", "ordinateur". Vous pouvez également indiquer de combien de temps vous disposez pour ce dossier ou de quelle priorité il a. Ensuite, si nécessaire, vous pouvez rapidement trier tous les cas par balises.

4. Aperçu

Assurez-vous de vérifier toutes les listes une fois par semaine. Plus vous laissez des choses dans la boîte de réception, plus il sera difficile de les traiter plus tard.

• Une prochaine action doit être définie pour chaque projet.
• Chaque élément sur "Suivant" devrait être quelque chose que vous voulez faire dans la semaine à venir. Déplacez toutes les choses inutiles dans la liste « Un jour » ou supprimez-les complètement.
• De temps en temps, essayez de déplacer quelque chose de la liste « Un jour » vers « Prochaines étapes ».

5. Exécution

Passer à l'action! Si vous avez organisé votre système correctement, ce sera l'étape la plus simple. En répétant régulièrement les quatre premières étapes, vous serez totalement convaincu que toutes les choses sur la liste sont nécessaires pour que vous puissiez progresser et vous rapprocher de vos objectifs.