20 techniques efficaces de gestion du temps

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Organisez votre vie pour ne pas perdre une minute.

1. Règle 1-3-5

Vos heures de travail pendant la journée sont limitées et la règle 1-3-5 vous permet de les dépenser plus judicieusement. Son essence est la suivante: en une journée, vous ne pouvez effectuer qu'une seule grande tâche, trois moyennes et cinq petites. Il y a neuf cas au total, ni plus ni moins. La règle aidera à déblayer progressivement les décombres, en étant à temps et sans trop de travail.

2. La règle de trois

Pour ceux qui ne sont pas en phase avec les chiffres ou qui ne peuvent pas faire neuf choses par jour, Chris Bailey, auteur de My Productive Year, a proposé la règle de trois. Il dit que faire les trois choses les plus importantes chaque jour est suffisant pour être productif.

Au lieu de disperser votre énergie et votre attention sur quelques douzaines d'éléments sur une liste de contrôle, choisissez simplement les trois tâches les plus importantes de la journée et concentrez-vous sur elles. Sélectionnez-en trois autres le lendemain, et ainsi de suite. Cela vous permettra de rester concentré. La même règle peut être appliquée pour fixer des objectifs pour la semaine, le mois ou l'année.

3. Méthode 10 minutes

Vous avez une tâche que vous ne voulez pas commencer ? Dites-vous: « Je ne ferai cela que pendant 10 minutes, puis je vais me reposer. » Très probablement, pendant cette période, vous serez attiré par le travail et ne pourrez plus vous arrêter.

4. Pomodoro

Ce système a été inventé par Francesco Cirillo pour se préparer plus facilement aux examens. Cela aide à se concentrer sur les personnes qui sont facilement distraites. C'est aussi un bon moyen de contrôler le temps que vous passez sur un travail particulier.

Voici comment fonctionne Pomodoro: vous prenez une minuterie et vous la réglez sur 25 minutes. Après cela, concentrez-vous sur votre travail. Lorsque les 25 minutes sont écoulées, vous vous reposez pendant 5 minutes puis recommencez. Après quatre cycles, vous aurez une grande pause d'une demi-heure.

5. Méthode 90/30

La méthode 90/30 est utilisée par l'écrivain et blogueur Tony Schwartz, le co-fondateur de Buffer Leo Widrich, le critique littéraire Benjamin Che Kai Wai et l'entrepreneur Thomas Oppong.

Son essence est la suivante: vous travaillez dur pendant 90 minutes, puis vous vous reposez pendant une demi-heure, puis répétez le cycle. Dans ce cas, les 90 premières minutes que vous consacrez à la tâche la plus importante que vous avez à faire dans la journée et les segments suivants que vous consacrez à des choses moins importantes.

Selon les recherches menées par le spécialiste de Yale Peretz Lafee, The Enchanted World of Sleep, 90 minutes est le moment optimal pour qu'une personne se concentre efficacement sur une tâche. Et une demi-heure suffit pour un repos complet, ce qui est confirmé par les recherches de Sleep and Wakefulness du neurophysiologiste Nathan Kleitman.

6. Méthode 52/17

Il s'agit d'une version privée de la méthode précédente. Ce n'est pas différent, sauf en chiffres: vous travaillez 52 minutes, puis vous vous reposez pendant 17 minutes. Selon l'expérience The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, menée par le service d'emploi The Muse à l'aide de l'application DeskTime, ces périodes vous aident à rester productif et à éviter le surmenage. Par conséquent, utilisez la méthode 52/17 si vous sentez que vous n'avez pas la force de travailler pendant 90 minutes d'affilée.

7. Manger des grenouilles

La méthode a été inventée par Eat That Frog: Brian Tracy explique la vérité sur les grenouilles, conférencier motivateur et auteur d'auto-assistance Brian Tracy. Il appelle « grenouilles » des tâches désagréables et difficiles que vous devez accomplir, malgré votre réticence. Faites une chose dès le début de la journée: mangez la grenouille. Et puis ce sera plus facile pour vous: vous jeterez cette pierre de votre âme et vous assurerez une bonne humeur pour toute la journée.

8. Blocs horaires

Une chose désagréable à propos des listes de tâches est qu'elles ne vous donnent pas une idée de la durée d'une tâche. « Acheter du pain » et « Terminer le rapport » occupent une ligne dans la liste, mais ces tâches sont incomparables en complexité et en importance.

Un calendrier est bien mieux qu'une liste de tâches: il vous permet de contrôler visuellement l'heure. Vous voyez un gros bloc et vous vous rendez compte que la tâche n'est pas facile. Essayez donc la technique des « blocs de temps »: placez-les sur le calendrier et allouez du temps à chacun en fonction de la complexité de la tâche. Et en faisant telle ou telle tâche, ne vous laissez pas distraire par les autres.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) est un système de productivité inventé par le coach d'affaires David Allen. Ses grands principes sont les suivants:

1. Notez toutes vos actions et vos idées en un seul endroit, la boîte de réception.
2. Triez périodiquement le contenu de votre boîte de réception en hiérarchisant et en chronométrant les tâches. Placez les notes dans des dossiers en fonction de leur contenu - "Travail", "Maison", "Shopping", etc.
3. Effectuez des révisions - jetez les notes inutiles, rayez les cas terminés, déplacez les documents qui ont perdu leur pertinence pour les archives.
4. Lorsque tout est planifié, procédez à l'exécution. Les tâches qui peuvent être accomplies en quelques minutes, résolvent immédiatement. D'autres peuvent être délégués ou placés sur un calendrier.

Vous pouvez découvrir toutes les subtilités de GTD dans notre guide.

10. ZTD

Leo Babauta, auteur du blog de productivité Zenhabits, pense que le système GTD de David Allen est très complexe et demande trop d'efforts. Il propose son système Zen to Done. Pour le suivre, vous devez développer 10 habitudes simples.

1. Collectez toutes les informations dans la boîte de réception.
2. Traitez tous les enregistrements sans les laisser en veilleuse.
3. Planifiez vos principaux objectifs pour chaque jour et vos plus grands objectifs pour la semaine.
4. Concentrez-vous sur une seule chose à la fois, sans disperser votre attention.
5. Créez des listes de tâches simples et courtes.
6. Organisez vos notes en catégories en fonction de leur contenu, comme dans le GTD d'origine.
7. Révisez régulièrement vos notes et débarrassez-vous des choses inutiles.
8. Simplifier. Réduisez la liste de vos tâches et objectifs, écrivez court et clair.
9. Pour vous mettre au travail, maintenez une certaine routine quotidienne à tout moment.
10. Faites ce que vous voulez vraiment faire.

11. Kanban

Méthode de productivité japonaise qui vous aide à garder une trace de ce que vous faites, de ce que vous avez déjà fait et de ce qui doit être fait à l'avenir. Kanban visualise visuellement le workflow.

Vous prenez un tableau d'autocollants (ou inscrivez-vous à un gestionnaire de tâches comme Trello) et dessinez trois colonnes dessus: À faire, À faire, Fait. Ensuite, écrivez vos affaires sur des notes autocollantes et placez-les dans la colonne appropriée en fonction de ce que vous faites et de ce que vous avez déjà fait.

12. La règle des deux minutes

Cette règle fait partie intégrante de GTD, mais elle peut être utilisée même si vous n'êtes pas fan de la technique d'Allen. Si la tâche prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Alors vous déchargez votre cerveau, parce que vous n'avez plus à vous souvenir de cette affaire.

13. Zéro boîte de réception

Zero Inbox a été inventé par l'écrivain et expert en performances Merlin Mann, et il fonctionne bien avec GTD. Mann l'a appliqué aux e-mails, mais vous pouvez gérer des cas, des documents, des notes et d'autres informations de la même manière. Comme son nom l'indique, le but de cette technique est de garder votre boîte de réception vide.

Dans le système GTD d'origine, la boîte de réception accumulait un tas d'entrées. Vous devez prendre le temps de les trier et il est facile d'oublier quelque chose d'important dans une boîte de réception remplie. Mann recommande de désassembler le contenu dès qu'il arrive. Vous ouvrez une boîte de réception et décidez quoi faire avec chaque élément: supprimer, déléguer, répondre, différer ou terminer. Ne le fermez pas tant que vous n'avez pas effectué l'une des actions spécifiées avec tous les éléments.

De plus, des filtres automatiques dans le courrier, des dossiers intelligents et des programmes de tri de documents vous permettront de gagner du temps.

14. Frais ou frit

Frais ou frit se traduit par "Frais ou frit". Cette philosophie a été créée par Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" Prioritization System par la blogueuse Stephanie Lee. Selon elle, lorsque vous vous réveillez le matin, votre cerveau est « frais », mais au fur et à mesure que la journée avance, il « frit ». Cela signifie que vous devez déterminer l'heure de votre pic de productivité et avoir le temps de faire toutes les choses les plus importantes dans une journée pendant cette période. Voilà comment cela fonctionne.

1. À la fin de la journée, lorsque vous êtes déjà fatigué, prenez 15 minutes pour créer une liste de choses à faire pour demain.
2. Déplacez les tâches les plus importantes au début de la journée, dans la section Frais. Les choses que vous n'aimez pas y sont envoyées - les mêmes "grenouilles". Ils doivent être faits pendant que vous avez encore de la force.
3. Les choses moins urgentes, moins difficiles et plus agréables vont à la section Fried - c'est-à-dire l'après-midi, selon votre emploi du temps. Ils chargeront moins votre cerveau.
4. Suivez votre liste le lendemain matin. Puis composez-en un nouveau le soir.

Stéphanie recommande FoF aux personnes qui découvrent chaque nuit qu'elles sont complètement épuisées, mais n'ont pas eu le temps, alors qu'elles ont travaillé toute la journée.

15. Méthode de l'iceberg

Ramita Sethi, auteur de I Will Teach You to Be Rich, utilise cette méthode pour enregistrer des informations pour plus tard. Cela fonctionne comme ceci: vous enregistrez tous les e-mails, notes, articles, listes en un seul endroit - par exemple, dans un service de prise de notes comme Evernote ou Notion, ou en tant que documents. Ensuite, distribuez ces documents à l'aide d'étiquettes, de dossiers et de catégories - comme vous le souhaitez.

Examinez ces informations toutes les 4 à 6 semaines et déterminez si elles peuvent être appliquées dans la pratique. Si quelque chose est inutile, jetez-le ou archivez-le. Cela vous permet de créer votre propre base de connaissances.

16. Mise au point automatique

L'autofocus a été inventé par The Autofocus Time Management System par l'expert en performances Mark Forster. Ce système de planification convient aux créatifs qui ont du mal à suivre GTD.

Écrivez toutes vos activités dans un cahier sans ordre. Ensuite, parcourez la liste, choisissez celles qui doivent être faites dès que possible et triez-les. Lorsque les tâches urgentes sont résolues, passez à celles que vous préférez maintenant. Si vous n'avez pas terminé quelque chose - déplacez-le à la fin de la liste, vous y reviendrez plus tard. Et répétez ces étapes jour après jour.

17. Matrice d'Eisenhower

Ce schéma a été créé par le président américain Dwight D. Eisenhower. La matrice comporte quatre sections pour les tâches: Non urgent et non important, Urgent mais non important, Important et non urgent, et Urgent et important. Divisez vos tâches en sections et vous pourrez découvrir ce sur quoi vous passez le plus de temps et quelles tâches devraient recevoir plus d'attention.

18. Méthode 4D

4D a été inventé par Edward Ray, un écrivain et consultant motivateur. La méthode est destinée à aider les personnes qui sont horrifiées à la vue de leur to-do list et ne savent pas comment aborder tous les éléments accumulés.

Ray soutient que vous n'avez besoin de mémoriser que quatre mots pour la lettre D, et vous ne perdrez pas courage devant des montagnes de travail. Les voici:

• Faire - Si une tâche vous a été assignée, il est préférable de la faire maintenant et de la rayer de la liste.
• Déléguer - lorsque vous ne pouvez pas ou n'avez pas le temps d'exécuter quelque chose, mais que vous avez un assistant relativement libre, transférez-lui la tâche.
• Supprimer - Certaines choses ne sont pas si importantes. Jetez-les en les supprimant définitivement de la liste des tâches. S'ils essaient de vous imposer des responsabilités inutiles, apprenez à dire « non » poliment.
• Retard - Lorsqu'une tâche est trop volumineuse ou ne nécessite pas d'exécution immédiate, elle peut être reportée. Mais vous devez absolument lui fixer des délais clairs, sinon elle restera un poids mort.

Sélectionnez une tâche, effectuez une action 4D avec, puis passez à la suivante.

19. Calendrier

Habituellement, les gens qui essaient d'être productifs gardent une trace du temps qu'ils passent sur des choses importantes et oublient complètement de considérer les périodes pendant lesquelles ils font des bêtises. Ce problème est résolu par la technique du "Timing", qui a été inventée par l'expert dans le domaine de la gestion du temps Gleb Arkhangelsky. Il vous permet de comprendre où est passé votre temps, vous apprend à être plus attentif à ce que vous faites et à moins vous distraire.

Prenez un cahier et notez toutes vos actions et combien vous les avez faites, avec une précision de 5 à 10 minutes. Enregistrez les moments de travail, les négociations, les réunions et même le temps passé sur YouTube et dans les jeux. Prenez quelques semaines pour cela. Ensuite, feuilletez le cahier, reconnaissez vos «chronophages» à vue et tirez des conclusions. Peut-être que vous avez besoin de regarder des vidéos moins drôles, ou de passer moins de temps à boire du café, ou votre ennemi est les appels téléphoniques.

20. Méthode Tim Ferriss

Timothy Ferriss est un gourou de la productivité qui a mis au point sa propre méthode d'organisation du travail en deux règles. La première est la règle des 80/20, ou principe de Pareto, qui stipule que 80 % de notre travail peut être effectué dans 20 % du temps. Les 20% restants prendront 80% du temps. La seconde est la loi de Parkinson: le travail remplit tout le temps qui lui est imparti.

L'implication de cela, dit Ferriss, est que vous n'avez pas à travailler plus fort pour tout faire - vous devez mieux vous concentrer. Laissez-vous travailler avec un dévouement total seulement 20% du temps de travail, mais vous pouvez refaire toutes les choses vraiment importantes. Et les 80 % restants peuvent être consacrés à une routine simple afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches prioritaires et éviter le surmenage.