12 conseils d'experts pour vous aider à rester sur la bonne voie

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le surmenage est un symptôme d'une mauvaise planification.

La réputation de quelqu'un qui fait toujours le travail à temps vaut beaucoup. Mais cela ne survient pas tout seul, simplement parce que vous faites de gros efforts, que vous ne dormez pas assez et que vous travaillez généralement comme un cheval. Tout ce qui précède sont des mesures extrêmes pour quelqu'un qui ne sait pas planifier.

Voici quelques principes clés pour vous aider à gérer la charge de travail et à terminer votre projet à temps.

1. Sachez que ne pas respecter les délais est toujours un choix personnel

Il y a des domaines où presque la seule façon d'obtenir un bon projet est de mentir au client que vous ferez face à la tâche plus rapidement que vos concurrents. Mais rappelez-vous que travailler dans une telle industrie est uniquement votre choix. Et si cela est fait, alors il vaut la peine d'accepter que les délais seront inévitablement manqués et que vous devrez faire face à l'anxiété et à d'autres émotions désagréables.

2. Envisagez la possibilité de changement

Puisque tout se résume à un choix personnel, envisagez une industrie différente - une industrie où les délais sont attendus et appréciés. Dans ce document, vous pouvez obtenir la satisfaction de tenir vos promesses et de profiter aux gens.

3. Ne faites pas de faux délais

La tentation est grande, car une échéance précoce ressemble à une bonne incitation: tous les membres de l'équipe termineront avec précision leurs tâches avant l'arrivée de la véritable échéance. Mais les gens sont différents. On écoutera vos paroles et fera vraiment tout à temps. Et l'autre considérera la date que vous avez spécifiée comme une simple recommandation.

Une démarche plus efficace consiste à expliquer aux employés dès le début ce que signifie exactement la date limite et quelles seront les conséquences si vous la dépassez tous ensemble. Et la fausse échéance est quelque chose comme la célèbre histoire d'un garçon qui criait inutilement: « Des loups ! Quand il a été vraiment attaqué, personne n'est venu l'aider.

4. Laissez du temps

Ne faites pas de promesses aux partenaires et aux clients sur la base de délais internes. Un projet qui n'a pas de temps à perdre risque d'être retardé. Pas possible, mais c'est sûr. Plus la période entre l'achèvement du projet et la livraison au client est longue, plus la probabilité que vous respectiez le délai est élevée.

5. Appréciez l'effort que vous fournissez

Faire quelque chose correctement à temps coûte plus cher que de faire la même chose dans un format « quand ça marche ». Et si vous ne respectez pas les délais, considérez cela comme une valeur qui devrait être incluse dans votre paie. Ensuite, utilisez l'argent que vous avez gagné pour vous assurer de ne pas manquer la prochaine échéance.

6. Dites-vous le problème principal

Pour respecter les délais, vous avez besoin d'une approche systématique pour planifier et avancer étape par étape. Si vous rognez constamment sur les raccourcis ou que vous vous épuisez à la date d'échéance du projet, vous avez probablement un problème de planification systémique. Et il faut y remédier.

7. Révisez l'affectation si nécessaire

N'effectuer que partiellement le travail convenu, juste pour respecter le délai, est évidemment un geste perdant. Il est beaucoup plus compétent d'être constamment en contact avec le client et, si nécessaire, de réviser ensemble les termes de référence en supprimant ou en ajoutant des blocs séparés. « Maintenant, nous allons le faire, mais ce sera dans la prochaine version » est un message parfaitement acceptable. Surtout quand les gens s'attendent à recevoir le produit à temps.

8. Divisez l'échéance globale en plusieurs échéances locales

Si vous avez un grand projet ramifié, alors fixer une échéance unique est peu judicieux: vous ne serez certainement pas à temps. Mieux vaut diviser le délai total en 10-15 délais intermédiaires. Cela vous permettra de comprendre comment évolue l'entreprise et de réagir aux retards locaux avant qu'il ne soit trop tard.

9. Ne vous attendez pas à prendre de la quantité

Le concept mythique de "mois-homme" est un piège sérieux. Neuf personnes, même avec de très gros efforts, ne pourront pas porter et donner naissance à un enfant en un mois. Il ne sera pas toujours possible d'accélérer un projet en embauchant plus d'employés.

Si vous résolvez le problème des délais de cette manière, vous ne serez probablement pas à temps. Envisagez une alternative: avoir un nombre suffisant de personnes à n'importe quelle étape du projet, et ces étapes se déroulent en parallèle, si possible.

10. Si quelque chose peut être décidé à l'avance, faites-le

Lorsque vous n'avez besoin que d'une seule personne pour approuver chaque étape d'un projet, il est peu probable que vous puissiez exécuter plusieurs processus en parallèle. Mais si un cahier des charges strict est établi à l'avance, beaucoup de choses seront validées avant le démarrage du projet.

11. Séparez les affaires de l'émotion

Lorsque vous discutez de l'approche d'une date limite, la discussion se résume souvent à des questions de confiance, de honte et d'appréciation des efforts de chacun. Pour que de telles discussions soient efficaces, il est préférable de comprendre les complexités systémiques et de s'appuyer sur des données réelles plutôt que sur des émotions.

12. Ne restez pas silencieux sur les problèmes

De telles difficultés ne se résoudront pas d'elles-mêmes. Dans le monde d'aujourd'hui plein de messageries instantanées et d'autres options de connectivité, il n'y a pas de raison technique unique pour qu'un responsable ne puisse pas connaître l'avancement d'un projet et les problèmes qui se posent ainsi que l'équipe.