Comment sortir de la « routine » et enfin s'attaquer aux tâches stratégiques

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

« Qui sinon moi ? » - une pensée typique qui vous entraîne dans une routine. Une bonne préparation vous aidera à trouver du temps pour les choses vraiment importantes.

La gestion de l'actualité de l'organisation, ou gestion opérationnelle, est une partie nécessaire du travail de projet. Cela inclut, par exemple, l'interaction quotidienne avec les subordonnés ou la réponse immédiate à toutes les tâches entrantes. Mais cela n'apporte de réels bénéfices que si le travail est construit sur la base d'une stratégie bien pensée et approuvée, ce que le propriétaire de l'entreprise devrait faire. Sinon, c'est un processus sans fin et chaotique qui consomme toutes les ressources.

Dans tout manuel sur les activités de gestion, il est écrit comment bien organiser le travail: concevoir, mettre en œuvre, puis déléguer le système de gestion opérationnelle de l'entreprise à la haute direction. Mais en pratique, tout s'avère beaucoup plus compliqué. Avant d'introduire un nouveau système de gestion, il est important de créer les conditions nécessaires.

Former le personnel

Pour sortir de la « routine », les tâches doivent être déléguées. Et de le faire pour ne pas être constamment distrait par le contrôle.

Pour que l'entreprise prospère et que le propriétaire puisse s'engager dans des tâches stratégiques, l'équipe doit avoir des leaders proactifs et des interprètes consciencieux.

Il existe de nombreux systèmes de typologie des employés, mais tous, d'une manière ou d'une autre, se résument au fait que des personnes motivées et intéressées doivent travailler dans l'entreprise. Par conséquent, à ce stade, il est très important de procéder à une évaluation de haute qualité du personnel. Les meilleures façons de résoudre ce problème sont des façons dont le critère principal est la performance et non la compétence. Par exemple, vous pouvez utiliser la méthode "360 degrés" - il s'agit d'une évaluation d'un employé par ses collègues, ses subordonnés, sa direction, ses clients et lui-même.

Que faire de ceux qui se sont révélés être des employés inefficaces ? Pour commencer, nous allons essayer de les "réparer", c'est-à-dire de les motiver. Ici, vous devez identifier ceux qui sont inspirés par les réalisations: ils travailleront plus en s'amusant si on leur promet un prix. Mais ceux qui sont motivés par la punition, et ceux qui ne réagissent pas du tout à la stimulation (c'est encore pire), ont besoin de s'en débarrasser. Il est important de faire ce processus étape par étape et pas évident pour l'équipe. Sinon, vous avez toutes les chances de ruiner l'entreprise.

Aux autres, vous devez clairement transmettre l'idée de ce que vous attendez d'eux, ou plutôt de la raison pour laquelle vous donnez votre salaire. Un salarié doit comprendre que ses actions rapportent un tel profit à l'entreprise, c'est pourquoi il reçoit un tel salaire et une telle prime. Autrement dit, mettre en place un système transparent de motivation matérielle basé sur des indicateurs de performance - KPI (Key Performance Indicator).

Traiter les finances

Donc, l'équipe a été triée. Passons au sujet le plus brûlant pour tout homme d'affaires - la finance d'entreprise.

Parfois, surtout lors d'une croissance rapide, le propriétaire et la direction oublient la chose la plus importante - l'économie du projet. Pour que vous compreniez clairement comment l'argent va et vient, vous devez effectuer un certain nombre de procédures.

• Calculez l'économie unitaire du projet - la rentabilité ou la perte d'une unité de biens ou de services par client. Cela vous permettra de comprendre quels produits doivent être renforcés et lesquels doivent être complètement abandonnés, afin que l'entreprise dans son ensemble reste rentable.
• Identifier et promouvoir le produit le plus marginal. Laissez-vous guider par le principe: renforcer le fort pour développer le faible. S'il n'y a pas de profit, vous n'aurez tout simplement pas de ressources pour de nouvelles directions.
• Vérifiez la paie (paie) pour la pertinence. Vous serez surpris, mais avec un calcul correct de l'économie du projet, il se peut que "deux excavatrices et demie" vous suffisent. Parfois, au lieu de garder trois salariés, il vaut mieux répartir (contre rémunération supplémentaire) une partie supplémentaire des tâches entre deux salariés - cela permettra d'économiser considérablement la masse salariale.

Tout cela doit être fait afin de préparer l'environnement pour le transfert des processus construits à la haute direction de l'entreprise.

Standardiser les processus

Passons aux actions tactiques. Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les employés des fast-foods sont si rapides ? Car ils ont des process bien définis: ils savent dans quel ordre mettre les burgers, comment se déplacer dans la cuisine pour ne pas blesser un collègue, combien de grammes de sauce ajouter à tel ou tel plat. La même chose devrait être faite avec n'importe quel processus dans votre entreprise.

Vous pouvez commencer avec le même personnel: rédiger des descriptions de poste. Ne téléchargez pas sur Internet, mais écrivez exactement ce qu'un employé spécifique de votre entreprise doit faire. Calculez également le système KPI - nous avons déjà parlé de la nécessité d'utiliser cette technique. Il est préférable qu'il soit approuvé pour tous les employés.

Dans la vente, veillez à mettre en place un système CRM (Customer Relationship Management) afin de ne pas rater un seul client et de ne pas travailler en contournant les normes et les check-lists.

Il est nécessaire de réguler tous les processus: des tâches les plus simples aux décisions de gestion complexes. Bien sûr, les règles peuvent parfois être enfreintes, mais grâce à un système de coordonnées clair, vous ne pouvez pas vous soucier de ce qui se passe à tel ou tel niveau de l'entreprise.

Mettre en œuvre l'automatisation

Au cours du processus de normalisation, vous identifierez les zones qui peuvent et doivent être automatisées, c'est-à-dire éliminer le besoin de répéter le même type d'actions. Par exemple, à la réception d'une demande entrante, un responsable saisit les données client dans un système CRM, puis copie les informations d'un spécialiste du service client dans Excel et, pour le marketing, transfère les informations vers Google Sheets. Toutes ces manipulations peuvent être évitées et ainsi augmenter considérablement l'efficacité des employés et du processus de production dans son ensemble.

Vous serez surpris du temps et des efforts que vous pouvez économiser si vous n'utilisez pas la main-d'œuvre d'un gestionnaire pour les calculs standard, mais passez une fois sur une solution opérationnelle intelligente. De tels systèmes existent maintenant pour le CRM dans les ventes, et pour les tâches comptables, et même pour le recrutement.

Automatisez tout ce que vous pouvez. Ainsi, vous éviterez des erreurs sans fin dues au facteur humain, optimiserez les processus et, éventuellement, économiserez sur les salaires.

Mettre en place une gestion opérationnelle

Ainsi, vous êtes entouré d'employés motivés qui savent ce qu'ils doivent faire pour obtenir un résultat décent. Vous avez un modèle financier clair, et vous avez une idée de vers où vous déplacer afin d'augmenter constamment vos profits. Les processus au sein de l'entreprise sont standardisés et automatisés.

Vous devez maintenant déléguer le contrôle opérationnel. Important: ne liez pas les processus à une seule personne, afin de ne pas vous mettre dans une position où votre entreprise dépend complètement d'un gestionnaire embauché. Après vous être retiré la gestion opérationnelle, ne créez pas un autre pôle, mais essayez de diviser les tâches en plusieurs domaines différents: par exemple, confiez toutes les questions monétaires au service financier et travaillez avec les clients - au service après-vente.

Vous pouvez désormais vous engager dans une gestion stratégique en toute sérénité. Mais assurez-vous de vérifier au moins une fois par trimestre si la partie tactique de la gestion de projet coïncide avec la stratégie que vous mettez en œuvre. Après tout, un contrôle raisonnable est la clé d'un travail stable et à long terme de l'entreprise.