Comment envoyer des employés en voyage d'affaires sans paperasse : expérience personnelle

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Nous vous expliquons les principaux problèmes liés aux voyages d'affaires et vous expliquons comment vous pouvez les résoudre.

Problème n° 1. Système d'approbation lent

Chaque voyage est un tas de correspondances dans lesquelles je joue le rôle d'intermédiaire. Cela prend beaucoup de temps pour envoyer des messages, en plus il y a une chance de se perdre et de faire des erreurs, surtout quand plusieurs personnes volent.

Une fois, j'ai mal compris un employé et j'ai accepté un billet pour le mauvais vol. Ce n'était pas remboursable, la société a donc dû dépenser de l'argent pour un deuxième billet, avec la date correcte, et perdre environ 10 000 roubles.

Comment résoudre le problème

Court: automatiser le processus.

Les services de réservation en ligne de voyages font face à cette tâche - je l'ai testé. Il peut être utilisé pour planifier des voyages d'affaires, acheter des billets d'avion et de train et réserver des hôtels. Vous n'avez pas besoin de payer pour vous connecter et utiliser le service.

Le service peut être utilisé non seulement par le chef d'entreprise, mais aussi par tous les employés de l'entreprise. Il n'y a pas de limite sur le nombre d'utilisateurs, j'ai donc immédiatement téléchargé les données de tous les gars qui partent en voyage d'affaires sur le profil de Lifehacker sur OneTwoTrip for Business. Vous pouvez l'ajouter manuellement ou à partir de fichiers XLS et CSV. Pour ce faire, dans la section « Employés » se trouve un bouton « Importer ».

Lors de l'ajout d'un utilisateur, vous pouvez saisir immédiatement les données des passeports russes et étrangers, afin de ne pas les remplir à nouveau à chaque fois.

Pour chaque employé, vous pouvez définir une limite de déplacement et restreindre les droits d'accès. Par exemple, définissez une limite pour une commande et sélectionnez un hôtel jusqu'à trois étoiles. Lorsqu'un employé part, son profil est bloqué. Il ne pourra pas entrer dans son compte personnel, mais tout l'historique et les rapports le concernant resteront.

Cela a grandement simplifié mon travail: un employé peut se connecter à son compte personnel avec son mot de passe, sélectionner le vol et l'hôtel souhaités et les réserver sans payer. Pour se mettre d'accord sur les billets, vous n'avez pas besoin d'envoyer de captures d'écran à Telegram: le directeur, en tant qu'administrateur, voit les réservations et les commandes de tous les employés dans la section « Commandes ».

Problème n° 2. Coûts élevés

Nous essayons de planifier les voyages à l'avance afin d'acheter des billets moins chers. Certes, cela ne fonctionne pas toujours.

Comment résoudre le problème

Court: économisez sur les billets et les hôtels en les achetant via le service de voyage en ligne.

OneTwoTrip for Business garantit que les billets d'avion coûtent le même prix ou moins cher que pour les particuliers.

Des économies sont réalisées grâce à un chiffre d'affaires élevé et à des contrats directs avec les compagnies aériennes et les hôtels.

Le site propose environ 2 millions d'options d'hébergement pour différents budgets: hôtels, appartements, auberges. Plus de 1 000 des plus populaires ont leurs propres relations avec OneTwoTrip for Business. Si l'objet dont le client a besoin n'est pas dans le système, le service peut conclure un contrat avec lui sur demande.

Si les plans sont confirmés et le voyage approuvé, les billets peuvent être achetés en deux clics. Sinon, annulez simplement votre réservation. Toutes les cartes de fidélité des compagnies aériennes sont valables, vous pouvez donc continuer à accumuler des miles. Le service organise des promotions avec les banques: par exemple, il peut retourner du cashback avec des bonus pour les achats avec une carte d'entreprise.

Problème n° 3. Billetterie longue et facturation

Lorsque les billets et l'hôtel ont été convenus avec le responsable, je contacte la compagnie aérienne et l'hôtel pour recevoir une facture de paiement. Chaque organisation a ses propres règles de paiement pour les personnes morales: quelque part vous devez écrire par e-mail, quelque part vous devez remplir un fichier Excel avec les détails de l'entreprise, quelque part - un formulaire sur le site Web. Il m'est arrivé de devoir appeler à plusieurs reprises la hotline pour obtenir des documents. Cela prend beaucoup de temps, et l'émission des billets prend parfois plusieurs jours. Certaines entreprises n'émettent pas du tout de factures aux personnes morales. Dans de tels cas, vous devez renoncer à l'achat et chercher un autre vol ou hôtel.

Comment résoudre le problème

Court:payer les billets et l'hôtel avec une seule facture sur le site Internet du service d'organisation de voyages d'affaires.

Sur OneTwoTrip for Business, moi-même et d'autres employés disposant d'un accès approprié pouvons réserver et payer des billets et des hôtels aussi facilement que des particuliers. L'ensemble du processus prend 2-3 minutes: vous entrez votre compte personnel, remplissez la date et la destination et sélectionnez le vol souhaité. Vous n'avez pas besoin d'entrer les données du passeport et le numéro de la carte bonus, ils seront chargés automatiquement lorsque vous sélectionnez un employé dans la liste.

De plus, vous pouvez créer un itinéraire complexe ou organiser votre voyage de manière plus flexible. Par exemple, volez un jour avec différentes compagnies aériennes: le matin d'Oulianovsk à Moscou avec Aeroflot, et le soir de retour sur Pobeda. Ceci est autorisé car le service en ligne peut « coller » des billets de différentes compagnies aériennes en une seule commande. Si vous organisez vous-même votre voyage, dans ce cas, cela prendrait plus de temps: correspondance avec deux compagnies aériennes, deux factures à régler, deux fois plus de documents de clôture.

Vous pouvez payer les billets et l'hôtel de deux manières: avec un acompte et avec une carte bancaire d'entreprise. J'utilise un acompte - vous devez le reconstituer à l'avance pour n'importe quel montant en facturant à partir de la section "Compte". L'achat a lieu immédiatement, et pas seulement pendant les heures d'ouverture de la banque.

Pour tout problème, vous pouvez contacter l'équipe de support du service. Elle travaille 24 heures sur 24 et fournira une assistance, même en cas de force majeure le soir ou le week-end.

Problème n°4. Fermeture des documents

Le voyage d'affaires ne se termine pas avec l'achat de billets et les réservations d'hôtel. Beaucoup plus d'efforts sont nécessaires pour préparer les documents de clôture. Ils doivent être demandés séparément à la compagnie aérienne et à l'hôtel, qui les envoient exclusivement sous forme papier. Souvent, les envois n'arrivent pas par la poste et sont perdus. Ceci est révélé au cours de la période de référence, vous devez donc rechercher de toute urgence le contact de quelqu'un qui peut dupliquer les documents de clôture.

Comment résoudre le problème

Court:confier la formation des documents de clôture OneTwoTrip for Business.

Dans OneTwoTrip for Business avec factures et rapports, tout est beaucoup plus simple. Chaque mois, nous recevons un acte pour tous les services et une facture pour les hôtels avec TVA, chaque trimestre - un acte de réconciliation. Toutes les factures et les rapports sont stockés dans la section « Documents ». Vous pouvez configurer lequel des employés y a accès - secrétaire, comptable, gestionnaire. Les documents n'ont pas de limitation de durée de conservation dans votre compte personnel et sont disponibles à tout moment.

Quelle est la ligne de fond

L'organisation de voyages d'affaires à travers permet d'économiser de l'argent et du temps. Le service vous permet de:

• refuser les longues correspondances avec les compagnies aériennes et les hôtels;
• coordonner les déplacements directement avec le chef;
• réserver les options de vol et d'hébergement les plus rentables;
• émettre des billets et l'hôtel en 2-3 minutes en un seul endroit;
• payer les billets sans attendre la facture;
• simplifier la préparation et le stockage des documents de clôture.