6 conseils pour une gestion efficace des e-mails

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le courrier électronique est l'un des meilleurs outils de communication et, peut-être, le seul utilisé par tous les utilisateurs sans exception. Vous pouvez ou non aimer les messageries instantanées, utiliser le chat Skype ou Facebook, mais vous avez probablement une adresse e-mail.

Chaque jour, nous recevons dans notre boîte de réception non seulement des messages d'amis et de collègues, mais aussi des dizaines de lettres publicitaires, des notifications, juste du spam. Pour éviter de se noyer dans le volume considérable de messages entrants, il est très important de développer et d'appliquer des compétences de messagerie efficaces.

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Planifiez une heure de vérification des e-mails

Si vous pensez que vous passez trop de temps à traiter le courrier et que le nombre de lettres dans votre boîte de réception ne diminue toujours pas, essayez de planifier plus rigoureusement le temps de vérification de votre boîte aux lettres. Habituellement, nous commençons à vérifier le courrier, trouvons un lien intéressant dans la lettre, allons sur le site, de là à un autre … et après une demi-heure, nous nous souvenons et revenons à l'analyse des lettres. En conséquence, le temps a passé, mais l'affaire n'a pas bougé.

Par conséquent, essayez de vous réserver un certain temps limité pour travailler avec le courrier. Chacun peut définir lui-même la fréquence et la durée de ces intervalles de manière indépendante, en fonction du volume de sa correspondance. Ce sera peut-être une heure le matin et une heure à la fin de la journée de travail, ou il peut être plus pratique pour vous de vous connecter à votre compte de messagerie toutes les heures pendant cinq minutes. Plus important encore, essayez de respecter strictement le calendrier qui vous est fixé et de ne pas vous laisser distraire par quoi que ce soit d'extérieur. Conscience que votre temps est limité, entraînera inévitablement une augmentation de l'efficacité du traitement des récépissés postaux.

Chaque lettre signifie une action

La règle principale que vous devez appliquer lors de l'analyse du courrier est que chaque lettre ouverte vous oblige à faire quelque chose. Si vous avez ouvert une lettre, vous ne devez en aucun cas la laisser à nouveau dans la boîte de réception. Vous devez soit répondre immédiatement à la lettre, soit la transmettre à quelqu'un qui sait mieux gérer ce problème, soit planifier une tâche pour vous-même dans Google Task ou le calendrier - dans tous les cas, à la suite de votre action, la lettre devrait être supprimé ou déplacé vers l'archive, c'est-à-dire quitter la boîte de réception … Si vous suivez cette règle simple, votre boîte de réception sera nettoyée tôt ou tard.

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Filtres et raccourcis

Si vous recevez un grand nombre d'e-mails chaque jour, leur analyse prend beaucoup de temps et d'efforts de votre part. Pourquoi n'utilisez-vous pas les ressources du service postal pour cela, d'autant plus que la plupart des services ont cette fonctionnalité et sont parfaitement implémentés ?

Il s'agit de mettre en place des filtres pour le traitement automatique du courrier. Au lieu de cliquer manuellement sur chaque publication, et chacun de vos clics représente le même temps et les mêmes efforts, définissez simplement les filtres que vous souhaitez une fois. Par exemple, tous les messages provenant des adresses de vos proches iront automatiquement dans le dossier Famille et seront marqués d'un marqueur comme importants. Tous les communiqués de presse sont placés dans un dossier séparé en contournant le dossier Boîte de réception et les notifications des réseaux sociaux sont immédiatement envoyées dans la corbeille.

De cette façon, vous pouvez catégoriser les messages selon les thèmes principaux et préparer en conséquence leur traitement. Vous n'aurez plus une situation où votre cerveau, lors de l'analyse du courrier, passe des tâches ménagères aux problèmes commerciaux, puis immédiatement aux envois de divertissement, puis inversement.

Il existe un grand nombre d'options pour créer divers filtres, et je suis sûr qu'une fois que vous aurez créé un système de filtrage automatique, vous gagnerez des jours et des mois. De plus, grâce aux étiquettes attribuées ou à la répartition par dossiers, vous pouvez facilement trouver les lettres dont vous avez besoin dans l'archive (vous souvenez-vous que notre dossier Boîte de réception est complètement vide ?).

Utiliser la recherche

De nombreux utilisateurs, en particulier les débutants, conservent tous leurs e-mails dans leur boîte de réception car ils ont l'impression de ne plus jamais les retrouver lors de l'archivage. Si vous mettez en place un système de filtres et de raccourcis, comme décrit dans le paragraphe précédent, alors votre archive est déjà organisée et beaucoup plus facile à parcourir. Mais n'oubliez pas non plus la barre de recherche. Par exemple, dans Gmail, le système de recherche de lettres est tellement parfait (qui en douterait !) qu'il ne sera pas difficile de trouver n'importe quelle lettre.

Utiliser des marques

De nombreux services de messagerie ont une fonctionnalité pour marquer les messages avec des marqueurs spéciaux (dans Gmail, ce sont des étoiles). Avec leur aide, il est facile de mettre en évidence les messages nécessaires qui nécessitent votre attention et de les placer dans un dossier séparé. Dans Gmail, vous pouvez choisir votre propre ensemble d'indicateurs et les utiliser de manière assez flexible. Ainsi, un seul coup d'œil au contenu de votre boîte de réception suffira à distinguer les emails selon leur importance.

Utiliser les raccourcis clavier

L'utilisation de raccourcis clavier peut accélérer le traitement de la correspondance à un point tel qu'il vaut la peine de passer quelques heures à les étudier. Mais avant cela, jetez un œil aux paramètres (dans Gmail, c'est Paramètres - Général - Raccourcis) et assurez-vous qu'ils sont activés. Après cela, appuyez simplement sur le point d'interrogation du clavier et vous verrez une invite avec tous les raccourcis clavier Gmail.

Le courrier électronique est un excellent outil de communication, mais cela ne signifie pas que vous devez consacrer la moitié de votre vie à ce processus. L'automatisation maximale de tous les processus, les réponses rapides ou la transmission des messages, la planification de votre temps, ainsi que d'autres conseils de cet article, vous permettront de traiter un nombre quelconque de lettres assez rapidement et de gagner plus de temps pour des activités plus agréables.