Contrôler la "prise d'eau", ou Comment ne pas se noyer dans le flux d'informations et de tâches

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Mitch Kapor, fondateur de Lotus Corporation, a dit un jour qu'obtenir des informations sur Internet, c'est comme boire à une bouche d'incendie. Matthew Lowry, un expert en communications en ligne, a poussé ce sujet plus loin et a appelé le flux continu d'informations qui va vers le PC et le téléphone 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et sans fin, "firehose". Comment ne pas se noyer dans le flux et utiliser son temps de manière rationnelle - à lire dans une traduction adaptée préparée par Lifehacker.

Avec hydrant, votre liste de choses à faire n'est jamais vide. Car la « prise d'eau » n'est pas qu'information, c'est une fabrique de nouvelles tâches. Certains éléments de la liste de tâches sont explicites, tels que les e-mails de votre patron ou de clients qui nécessitent votre attention. Mais beaucoup ne sont pas clairement exprimés.

C'est un article qui mérite d'être lu et réfléchi. Un article à commenter. Partagez ce que vous aimez avec vos amis et collègues.

Peu importe combien d'heures par jour vous êtes impliqué dans une petite entreprise. L'essentiel est qu'ils ne voient pas la fin et le bord. C'est la "prise d'eau".

Et ce concept est bien plus large qu'une simple liste de tâches. Et, malheureusement, il y a encore 24 heures dans une journée.

Alouette

Si vous êtes comme moi, tout travail créatif et stimulant progresse bien tôt le matin. Il y a de nombreuses raisons - psychologiques et physiologiques - pour lesquelles il en est ainsi. Mais la "prise d'eau" est profondément indifférente à vos rythmes intérieurs. Parce que pendant que vous dormez, la quantité d'informations continue d'augmenter.

Après le petit-déjeuner, vous ouvrez votre boîte de réception et le flux de la "prise d'eau" brise l'écran, qui était sous la pression des lettres par la poste, des comptes Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello et autres. Votre calendrier contient des réunions, des demandes et des instructions de votre patron, partenaires, clients, sous-traitants, collègues. Et ce qui n'était pas sur la liste des tâches hier brûle aujourd'hui et nécessite une exécution immédiate.

La borne d'incendie ne vous attendra pas. Cela demande bruyamment votre temps et votre attention.

Soudain, il est 11 heures du matin et vous avez déjà perdu la meilleure partie de votre journée.

Comment répondre à cet état de fait ? Généralement, deux options sont proposées: soit changer de comportement, soit utiliser la technologie. Mais pourquoi ne pas utiliser la technologie pour créer les bases d'un changement de comportement ?

Comment gérez-vous efficacement les informations, les tâches et les idées ? Il faut comprendre que le flux d'informations est continu, et en général, il s'agit de plusieurs flux: les informations viennent des emails, des réseaux sociaux et médias, des sites internet, des journaux, lors de réunions, d'amis et même de votre tête. Il est impossible de tout couvrir.

Vous devez traiter des messages, décider quoi en faire: réagir, utiliser, partager, sauvegarder pour une utilisation ultérieure ou supprimer ? Quand le faire ? Et comment trouves-tu le temps de gérer tout ça ?

Malheureusement, le mode multitâche, lorsque vous essayez de tout faire à la fois, ne fonctionne pas. Vous ne contrôlez pas votre emploi du temps, il vous est difficile de trouver du temps libre, de vous distraire du courrier et de vous concentrer sur quelque chose pendant plus de 5 minutes. Si c'est le cas, consultez ma méthode d'organisation du temps pour être plus productif tout au long de la journée - cela peut être la voie à suivre.

Trois techniques et outils supplémentaires

Rituel quotidien. En ce moment, nous organisons et planifions, en nous concentrant sur des tâches importantes et petites.

Apprentissage - Mise en file d'attente - Information boursière - Distribution. Nous transférons le flux de la « prise d'eau » au matériau avec lequel vous pouvez travailler. Nous formons une liste de tâches, une bibliothèque personnelle de ressources utiles, un flux stable d'informations provenant des réseaux sociaux et des médias.

Faire avancer les choses jusqu'au bout. Nous gérons la liste des tâches et notre propre temps.

Travaillez selon vos rythmes intérieurs

Vous seul pouvez déterminer votre propre ensemble d'améliorations de productivité - tout ce que je peux faire, c'est partager les miennes.

J'alloue le meilleur temps pour résoudre les tâches les plus importantes

Le matin, quand mon cerveau est à son meilleur, je me réserve 2-3 heures pour travailler sur la tâche la plus importante, et je ne suis distrait par rien d'autre. La recherche montre que les travailleurs qui sont distraits - ou sont distraits par eux-mêmes - au moins une fois toutes les 3 minutes, prennent au moins 20 minutes pour se remettre à la tâche à accomplir.

Cela vaut la peine de commencer la journée par une tâche difficile, même s'il est dans la nature humaine de commencer par quelque chose de plus facile. Au cours de la journée, des circonstances imprévues surviendront sûrement, des réunions supplémentaires - et les tâches d'une importance primordiale ne seront pas terminées.

j'indique des pauses

Quoi qu'il en soit, généralement après 60-90 minutes, la concentration diminue, je divise donc la période de travail du matin en deux parties, en prenant une courte pause, pendant laquelle je dois quitter le lieu de travail.

Les scientifiques affirment qu'un mode de vie sédentaire entraîne des problèmes cardiaques, une mauvaise posture et certains types de cancer.

Même si vous restez assis au même endroit pendant seulement 30 minutes, votre métabolisme ralentira de 90 %.

Dans la soirée

Les niveaux d'énergie chutent considérablement après le déjeuner, c'est pourquoi de nombreuses personnes préfèrent dormir pendant cette période. Après le déjeuner, j'essaie:

• rencontrer des gens: je suis sûr que je peux difficilement bien faire mon travail à un tel moment, et la communication donne un regain d'énergie supplémentaire;
• s'attaquer à des tâches petites, simples et organisationnelles.

Rituel du matin et du soir

Vous devez décider quoi faire exactement pendant ces heures. Cela signifie que vous devez ouvrir le courrier, traduire certains des messages en une liste de tâches et trouver du temps pour eux parmi d'autres projets.

Le problème est que les messages qui inondent votre courrier sont de véritables vampires qui se nourrissent de votre temps. Les démonter demande plus de temps et d'efforts que vous ne le pensez. Et le pire, c'est que, peu importe à quel point cela peut être ennuyeux, une partie de vous veut toujours vérifier votre boîte de réception.

La solution est que ceux qui entrent doivent être traités comme des animaux dangereux, qu'il faut la plupart du temps enfermer dans une cage, mais quand même, de temps en temps, pour qu'ils ne s'échappent pas d'eux-mêmes.

Je m'occupe du travail entrant deux fois par jour - pendant les rituels du matin et du soir. Je me suis tellement habitué à un tel ordre que travailler avec les entrants est devenu pour l'esprit la même tâche automatique que pour le corps le besoin de manger et de boire.

Entre ces deux périodes, je ne m'inquiète pas de savoir si quelque chose est arrivé par la poste et si j'ai oublié quelque chose d'important - je fais confiance à mon système. Par conséquent, après avoir fermé la boîte aux lettres, je me mets au travail avec une tête fraîche.

Et comme le rituel du matin est généralement de courte durée (la plupart des problèmes d'organisation sont laissés au rituel du soir), je prête plus d'attention à la tâche la plus importante.

Liste de tâches

Pour organiser votre journée et arrêter le flux de la boîte de réception aspirant tout le jus de votre vie, vous devez utiliser des techniques et des outils.

L'une de ces techniques efficaces est « Apprentissage - Mise en file d'attente - Stock d'informations - Distribution », qui traduit un flux aléatoire en:

• liste de tâches facile à utiliser,
• une bibliothèque personnelle de matériaux utiles qui sont enregistrés pour un travail ultérieur avec eux,
• une collection de documents à partager avec des collègues.

Idéalement, cela devrait être fait pendant les rituels du matin et du soir. Regardons de plus près ce processus.

Etude des entrants

Votre boîte de réception contient tout, des e-mails et messages Twitter à vos enregistrements.

Tout d'abord, rappelez-vous qu'aucun appel entrant ne nécessite une réponse immédiate. Nous avons tous appris à envoyer et à recevoir des réponses rapides aux e-mails, mais c'est faux: quiconque s'y attend vous impose des obligations supplémentaires.

Deuxièmement, il est absolument inefficace d'ouvrir chaque e-mail et d'y répondre. Vous serez plus productif si vous faites une chose. Par exemple, affichez simplement votre boîte de réception. Nos cerveaux ne sont pas très doués pour lier plusieurs tâches ensemble. Lorsque les gens pensent qu'ils peuvent facilement effectuer plusieurs tâches, ils passent rapidement d'une tâche à une autre. Mais cela affecte négativement la perception et la concentration.

Ainsi, lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, regardez-la. Il s'agit du modèle classique à tâche unique « Get it done »:

• si vous pouvez consulter votre boîte de réception en moins de deux minutes, faites-le;
• si vous ne pouvez pas, ajoutez-le à la liste des tâches auxquelles vous devrez revenir plus tard;
• vous pouvez simplement ignorer le fichier.

Même si vous ouvrez votre boîte de réception en file d'attente juste après avoir consulté vos messages, vous avez encore le temps de reconstruire.

Consultez votre boîte de réception le matin uniquement lorsque cela est absolument nécessaire.

Lorsque vous regardez les messages le matin, posez-vous la question: sont-ils urgents ? Les vrais messages urgents sont votre ennemi numéro un, car ils prennent un temps précieux que vous aimeriez consacrer à la tâche la plus importante.

Sinon, il vous suffit d'inclure l'élément « Vérifier les messages le soir » dans la liste des tâches.

file d'attente

Placez les tâches non urgentes qui prennent plus de 2 minutes à terminer dans l'une des deux sections de la file d'attente:

1. Choses à lire: Des ressources en ligne à lire et à méditer peuvent être ajoutées. Vous pouvez revenir à ces documents plus tard et à partir de n'importe quel appareil.
2. Ce qu'il faut faire: les messages entrants sont redirigés directement vers la liste des tâches à l'aide de l'aide.

Bien sûr, vous pouvez également créer une liste de tâches manuellement, mais je trouve les applications plus pratiques.

Lecture et distribution de documents dans une bibliothèque personnelle

Pendant le rituel du soir, je retourne à la liste des tâches et vérifie les documents dans la file d'attente pour la lecture. Depuis que j'utilise Pocket, je peux les visualiser en voyageant dans le métro, en attendant un rendez-vous, ou à tout autre moment libre. Par conséquent, je traite généralement rapidement cette liste.

Si le matériel en vaut vraiment la peine, ajoutez-le à ma bibliothèque en ligne de matériel utile. Il peut être étiqueté, de sorte que les notes sont faciles à trouver le lendemain, un mois ou même un an plus tard. Et un merci spécial à Diiogo pour l'opportunité.

La balise l8r (c'est-à-dire plus tard - de l'anglais. "Plus tard") place la ressource dans une autre file d'attente, que j'appelle lors de la vérification nocturne de la liste des tâches.

De plus, Diigo enregistre automatiquement une copie de tout texte que j'ajoute à la zone de note. Je peux modifier cette note, insérer des remarques, des idées utiles lorsque je souhaite partager du matériel avec quelqu'un.

Partagez ceci

Certaines balises dans Diigo vous permettent de publier votre actif n'importe où. Pour qui grâce à la magie:

• avec la balise J'aime, le matériel est soumis à mon Tumblr en tant que publication citée,
• si vous sélectionnez la balise de titre Tweet et que le lien de publication est envoyé à Twitter,
• vous pouvez personnaliser les tags pour d'autres comptes: LinkedIn, Facebook…

Grâce à cette méthode, l'intégralité du flux de la "prise d'eau" est envoyée à la liste des tâches et à la bibliothèque personnelle, et les ressources sélectionnées, à leur tour, peuvent être partagées. Et tout cela sans perdre l'attention.

Rituel du soir

Puisque je veux me concentrer sur mon travail créatif le matin, le rituel du soir est la pierre angulaire de la planification de la journée.

Comment je commence le rituel du soir

À l'heure après le déjeuner:

• J'ai déjà terminé ma tâche la plus importante le matin;
• les messages non lus accumulés dans ma boîte de réception, que j'ai reçus lorsque j'étais occupé à travailler sur la tâche la plus importante;
• la file d'attente dans la liste des tâches contient les tâches que j'y mets le matin et les tâches standard que je fais pendant le rituel du soir tous les jours.

Tâches quotidiennes en cours

Comme mentionné précédemment, le rituel du soir comprend des tâches telles que:

1. Vue. Il s'agit d'une inspection complète de tout: je m'occupe de tout ce qui est possible, même des matériaux qui prendront plus de 2 minutes à travailler.
2. Lire, diffuser, partager. Travailler avec tous les trucs sympas que j'ai ajoutés au cours des dernières 24 heures.
3. Surveillez la liste des tâches. J'ouvre mon tour de tâches et, en fonction de l'avancement du travail sur la Tâche la Plus Importante, je:

• Je décide ce que je ferai ce soir et ce que je reporterai à demain,
• décider quelle tâche sera la tâche la plus importante de demain matin, et déterminer combien de temps devra y être consacré,
• J'inclus du temps de repos dans le programme (ou le reporte à plus tard ou à un moment donné).

Il y a quelques autres choses en cours à faire, comme répondre aux e-mails reçus hier, ou suivre les finances, et autres. Certains d'entre eux n'apparaissent qu'un jour spécial. Par exemple, je vérifie le Diigo susmentionné tous les mercredis et samedis.

Contrôle hebdomadaire

Chaque lundi, vous devez inclure l'élément "Faire une liste d'objectifs pour la semaine" dans la liste des tâches. Par conséquent, tous les soirs de la semaine, je garde ces objectifs à l'esprit: cela me sera utile lorsque je devrai décider quoi faire aujourd'hui et quoi laisser pour plus tard.

Chaque vendredi soir, je revisite mentalement ces objectifs et les évalue de manière critique.

Et alors seulement vient le temps de repos

Puisqu'il est plus facile de gérer mon emploi du temps le soir et plus difficile de travailler sur des tâches difficiles, alors pendant la journée, je serai probablement occupé à réviser et à ajouter des tâches et du matériel à la file d'attente. Même ainsi, votre boîte de réception sera fermée pendant au moins une demi-journée.

Ma journée se termine par la tâche "Etude - File d'attente - Stock d'informations - Distribution", je peux donc commencer une nouvelle journée sans une charge de travail inachevé.